淺談檔案室的檔案保護(hù)工作

【摘 要】檔案室是單位檔案工作的主體，大部分檔案一般在本單位檔案室長年保存，如果保管不當(dāng)，將會直接影響檔案的保管壽命，一旦查閱將無法進(jìn)行，嚴(yán)重影響企業(yè)的技術(shù)管理。因此，做好檔案室的檔案保護(hù)工作，對于維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù)；歸檔；日常利用

一、嚴(yán)控接收進(jìn)庫的歸檔檔案質(zhì)量

1.事前控制

要提高檔案室接收進(jìn)庫的歸檔檔案質(zhì)量，檔案人員須進(jìn)行事前控制，提前介入，從源頭抓起。其一，要加強(qiáng)文件形成部門的檔案保護(hù)意識，建議其用紙質(zhì)優(yōu)良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件；其二，對需入庫的檔案質(zhì)量要進(jìn)行監(jiān)督和檢查，避免不符合質(zhì)量要求的檔案進(jìn)入庫房；其三，要建立健全歸檔制度，對于應(yīng)歸檔的文件材料，要保持其完整性，盡量避免后序的插卷補(bǔ)卷，以減輕檔案的機(jī)械磨損。

2.消毒殺蟲

在檔案入庫前進(jìn)行消毒、除塵、殺蟲，是預(yù)防蟲害、霉菌污染的檔案進(jìn)入庫房的有效防范措施。消毒殺蟲可以采用消毒柜消毒或是物理冷凍方法，檔案在消毒殺蟲后方能入庫上架，以便杜絕蟲害和霉菌對載體的侵襲。這樣，在保護(hù)了檔案安全的同時，也降低了檔案管理成本。當(dāng)然，檔案室的日常清潔工作也尤為重要，可以杜絕霉菌和蟲害的產(chǎn)生。

3.技術(shù)處理

檔案制成材料的性質(zhì)是決定檔案壽命的內(nèi)因，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。由于檔案是人在社會活動中自然形成的，因此，有些是不符合歸檔要求的，需進(jìn)行技術(shù)處理。例如，對于用鉛筆、圓珠筆等不耐久性的字跡材料形成的檔案，要進(jìn)行復(fù)印后連同復(fù)印件一同歸檔；對于熱敏傳真紙的傳真文件，需以復(fù)印件歸檔；對字跡不清的文件要抄正注明；對已經(jīng)破損的文件要進(jìn)行裱糊。至于訂書釘、曲別針等易銹物應(yīng)去除后方可歸檔。

二、做好檔案庫房的安全保護(hù)

1.配備保管措施

檔案壽命的長短與檔案收藏環(huán)境及保護(hù)條件有著極為密切的關(guān)系。盡管由于環(huán)境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發(fā)展。但完備的保護(hù)設(shè)施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護(hù)檔案最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案庫房要盡可能獨立設(shè)置，對于條件確實不允許的，可用隔斷墻隔開來處理。檔案庫房要保證門窗堅固、密閉性能好，以防止高溫、高濕對庫房的侵入，有條件的可配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)等硬件設(shè)備。對于磁性介質(zhì)的檔案，要遠(yuǎn)離磁場，單獨放置，有條件的單位應(yīng)獨立設(shè)庫，購置防磁柜。

2.控制庫房溫、濕度

在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。高溫、高濕的環(huán)境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，因此，控制庫房溫、濕度是防蟲防霉的有效措施。國家規(guī)定保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對濕度為45﹪～60﹪，只要將溫、濕度控制在適當(dāng)范圍內(nèi)，人為造成一個不適合霉菌和蟲害生長的環(huán)境，就可以起到保護(hù)檔案的效果。有條件的單位可以安裝溫、濕度自動控制系統(tǒng)來控制庫房的溫、濕度，而不具備這樣條件的，可以采用密閉和通風(fēng)的辦法來調(diào)節(jié)庫內(nèi)的溫、濕度。浙江是個高溫季節(jié)溫度高，年降雨量大，而且有潮濕的梅雨季節(jié)的地區(qū)，因此，密閉顯得尤為重要。庫房密閉的重點是門窗，窗戶最好設(shè)為雙層，如果門窗過大，縫隙過多，可以在邊沿嵌以絨布條、毛氈條，鐵門、鐵窗可以嵌橡皮條，為防止人員進(jìn)出庫房時潮濕空氣的侵入，可以在門口增設(shè)門簾。對于一些很珍貴的檔案，可以在溫濕度適合的條件下，裝入密閉柜中，并用膠布嚴(yán)密地將縫隙封起來。通風(fēng)則要以當(dāng)時當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)力、風(fēng)向作為參考，有組織有計劃地進(jìn)行。

3.防光、防有害生物

光線會使檔案發(fā)生氧化，因此，庫房應(yīng)少窗，且要用質(zhì)地厚密的窗簾遮擋，以防止強(qiáng)光射入。紫外線對檔案的破壞力很大，庫房和閱覽室的人工照明應(yīng)接近天然光色溫，燈具應(yīng)有防紫外線措施。對于不具備恒溫、恒濕條件的庫房，須按規(guī)定放置防霉防蟲藥，并定期更換。每年對庫內(nèi)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)被霉菌和蟲害侵襲的，要及時作滅菌殺蟲處理，以免對其它檔案造成影響。

三、注意檔案的日常利用

對于檔案室，檔案利用是一項常規(guī)工作。但一些利用者往往缺乏檔案保護(hù)意識和基本常識，使檔案遭到不同程度的損壞。為降低人為因素對檔案的損毀，我們可以采取下列措施來保障對檔案的安全保護(hù)：一是制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，在利用者利用前進(jìn)行明示，對造成損毀的按規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；二是利用現(xiàn)代化設(shè)備，向利用者提供機(jī)檢、縮微或復(fù)制件利用；三是編制多種檢索工具，提高檔案的查找效率；四是加強(qiáng)編研工作，編輯大事記、專題性文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等編研材料，以備查用。

檔案室的檔案保護(hù)工作是一項細(xì)致而又艱巨的任務(wù)，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任心，并因地制宜，采取一切可以使用并行之有效的辦法，使檔案得到妥善的保護(hù)。

檔案工作是一項橫貫百業(yè)的重要的基礎(chǔ)工作。新的時代賦予檔案工作新的發(fā)展機(jī)遇，新的發(fā)展空間，同時也向檔案工作揭示了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，為全面實現(xiàn)小康社會的奮斗目標(biāo)發(fā)揮應(yīng)有的作用。