加強縣級人防檔案管理機制

[摘 要]：本文主要就縣級人防檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題，淺要分析了加強縣級人防檔案管理機制的幾個措施。

[關鍵詞]：縣級 人防檔案 管理

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，各人防重點縣的城市發(fā)展腳步加快，人防工程的數(shù)量與日俱增，因此，縣級人防工程檔案數(shù)量也隨之增長。如何順應新時勢，做好縣級人防檔案管理，掌握準確的人防工程信息，并且建立起縣級的高質量的人防檔案信息資源，提高城市信息防護能力，是縣級人防檔案管理工作需要思考的重要問題。本文主要就縣級人防檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題，淺要分析了加強縣級人防檔案管理機制的幾個措施。

一、縣級人防檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題

隨著信息技術的大力發(fā)展，信息化也逐漸成為了檔案管理中重要的技術，創(chuàng)建信息檢索方式，提供信息化的檔案閱讀服務，是新形勢下檔案管理的最優(yōu)化管理方法，它能夠最大實現(xiàn)檔案的社會效益，為人們提供更便捷的檔案利用渠道。因此，建立縣級人防檔案信息管理機制已經(jīng)被大多數(shù)縣級人防檔案管理者認同，并起到了一定的作用。但以目前的狀況來看，仍存在一些問題。

主要問題體現(xiàn)在：第一，人事管理散亂，管理設備散亂；目前許多縣級人防檔案管理單位對于檔案專項工作的人員分配較少，且分布在各個不同部門，沒有專門的檔案管理部分，并且信息化管理設備不齊全、不配套，交流困難，使得整體信息管理機制形同虛設。第二，檔案信息管理工作系統(tǒng)性不夠，有些基層單位對檔案管理沒有清晰正確的認識，對于人防工程的基本檔案管理采用比較老舊或者錯誤的方法進行保護，管理手段較為雜亂。第三，綜合利用程度低，檔案信息管理機制的確定以及檔案管理工作的實施，都是為了讓其信息能夠被更多人利用，創(chuàng)造出一定的社會效益。但實際上，由于縣級檔案管理缺乏宣傳，許多民眾都不知道存在檔案信息借閱這一社會功能，使得人防工程檔案利用率極低，其價值根本沒有被實現(xiàn)。第四，檔案管理人員主動服務意識不高，在縣級檔案管理工作實施過程總，許多檔案工作人員缺乏工作創(chuàng)新意識，工作上謹小慎微，不積極進取，對于人防工程檔案利用工作中，仍然是“你上門，我服務”的工作服務理念，缺乏主動服務意識。

二、縣級檔案館應建立完善的人防檔案信息管理機制

1. 人防檔案資料收集的完整性

縣級人防重點縣需要根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定，對于本地區(qū)的人防工程建設過程中的文件資料需要及時收集，在工程驗收合格后，將檔案交由縣級人防主管部門。重視檔案資料的完整性以及正確性，首先，需要注重工程施工進場之前的有關材料使用的收集工作，由項目審批建設開始直至竣工驗收，全程進行施工資料收集，確保人防工程的全程資料得到記錄。其次，還應該加強關鍵項目以及新型施工技術的資料的質量控制，人防工程建設檔案一方面可以作為日后其他類似工程的參考文件，同時也是為該工程竣工后使用時提供依據(jù)。因此，對于新型施工資料以及關鍵項目的質量參數(shù)需要做到精確的記錄，在檔案管理過程中需要仔細審核，保證檔案資料與實際工程情況是一致的。最后，需要運用經(jīng)濟手段進行管理機制的制約，需要在承建單位的承建合同中明確預留檔案管理資金，進一步保證人防工程檔案的準確性和系統(tǒng)性。

2.建立完善的人防檔案信息管理安全制度

在收集到完整的、準確的人防工程建設信息后，相關工作者完成了相關的檔案建立，那么接下來最重要的工作就是要建立完善的檔案信息管理安全制度。如果安全工作不到位，那么檔案很容易遭到損毀或者確實，到實際利用過程中無法提供，使得整個檔案信息采集工作付之一炬。因此，縣級人防檔案管理部門應該做好安全管理措施，建立完善的安全管理制度。主要工作主要體現(xiàn)在：配備技術設備系統(tǒng)和檔案裝備系統(tǒng)，技術設備的配置需要注意消防安全，配備滅火器、火災報警器等設備，還要注意中央溫度調控設備的配置，因為大多數(shù)檔案都是紙質檔案，因此，存在一個最適應的保管溫度，保證檔案內頁的質量。對于檔案管理設備的配置主要是指建立數(shù)字化信息檔案管工作，需要配備微機、服務器、存儲設計、網(wǎng)絡設備、輸出設備、掃描儀器以及信息采集編輯設備等等硬件設備，保證信息化數(shù)字檔案館的正常運行。

3. 發(fā)揮人防檔案的利用效用

人防檔案系統(tǒng)有著其系統(tǒng)的特殊性，在檔案利用的時候，需要最好以下幾個工作，來更好的發(fā)揮人防檔案的作用：第一，注重人防檔案的科學分析；第二，拓寬人防檔案信息

渠道，做好全方位的信息收集工作。第三，注意人防檔案的時效性，尤其是在信息化數(shù)字檔案建設過程中，由紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案需要一定的實踐周期，再者檔案本身還需要進行各部門逐層進行移交。第四，充分利用人防檔案的信息性質，使其能夠盡快轉化成可供社會利用和生產(chǎn)的信息，變出社會效益。

4. 建立專用檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享

當前，網(wǎng)絡技術、計算機技術、多媒體技術在檔案工作中的深入應用，為檔案信息公眾化服務提供了最佳的技術手段和實現(xiàn)途徑。縣級檔案部門應該監(jiān)理檔案信息網(wǎng)絡，針對不同類型的檔案建立專門的信息途徑，如人防檔案管理需要單獨分類出來，提供更加便捷的信息共享方式。同時，還需要建立檔案館自身局域網(wǎng)、公眾網(wǎng)、地方政務網(wǎng)來提供不同保密等級的人防工程信息資料。最后，需要最好數(shù)字化信息網(wǎng)絡安全管理工作，建立數(shù)字檔案館在設計三網(wǎng)時都會考慮將其物理隔離，并設置專人進行日常管理和維護，保證信息安全。

三、未來縣級人防檔案管理工作努力方向

首先，縣級人防檔案管理工作需要朝著更加專業(yè)化的發(fā)展方向去努力，堅持人防建設工程建設到哪里，檔案工作就延伸至哪里。狠抓基層服務，做好基層建檔工作，對于人防檔案的收集、接收、歸檔、保管等環(huán)節(jié)工作做好，并做好登記、分類工作，實行科學管理。

其次，加強隊伍建設，提高管理人員的專業(yè)水平。縣級政府要積極開展人防檔案管理定期業(yè)務培訓課程，以提高相關檔案管理工作者的業(yè)務素質。同時還要進行思想指導，提高工作積極性，并積極主動的為社會人群提供幫助。

最后，實現(xiàn)人防檔案保密與公開的有機管理，注意根據(jù)人防檔案的保密等級的不同，實現(xiàn)不同權限、不同時間的利用方式，即追求信息的最大化使用價值，同時保證信息不會被危險分子利用。

參考文獻：

[1]曹建英.如何做好人防工程檔案工作[J].黑龍江檔案，2007（02）

[2]房磊.淺談如何做好人防工程檔案的保密工作[J].蘭臺世界.2010 （S2）.