基于流程及系統(tǒng)優(yōu)化縮短新產(chǎn)品備料周期的研究

【摘要】各行各業(yè)都有自己生產(chǎn)或服務(wù)的流程及相應(yīng)的支持系統(tǒng)，如果對(duì)流程進(jìn)行仔細(xì)的梳理，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多可以優(yōu)化和改進(jìn)的機(jī)會(huì)。本文通過在企業(yè)中對(duì)流程和系統(tǒng)的優(yōu)化，能夠有效地縮短需要改進(jìn)的周期時(shí)間，為企業(yè)縮短周期、提高效率提供借鑒的思路。

【關(guān)鍵詞】流程優(yōu)化；縮短周期；新產(chǎn)品備料

一、引言

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越加激烈。如何能在短時(shí)間內(nèi)完成新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、驗(yàn)證、制造、推向市場(chǎng)這一系列的活動(dòng)，是每個(gè)企業(yè)都非常關(guān)注的問題。誠(chéng)然，產(chǎn)品越早上市也就越有可能獲得更多的市場(chǎng)份額，獲取更大的利潤(rùn)。所以縮短新產(chǎn)品從開發(fā)到量產(chǎn)的周期也就成了各個(gè)企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)需要考慮的一個(gè)重要方面。如果將新產(chǎn)品開發(fā)到上市這一過程細(xì)化，又能找到很多關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)，比如新產(chǎn)品制造（指從圖紙變?yōu)閷?shí)物的過程）周期的長(zhǎng)短又會(huì)決定新產(chǎn)品開發(fā)周期的長(zhǎng)短，而新產(chǎn)品備料周期的長(zhǎng)短又會(huì)決定新產(chǎn)品制造周期的長(zhǎng)短。本文以C公司為例，介紹在原有環(huán)境下如何通過優(yōu)化流程及系統(tǒng)來縮短新產(chǎn)品備料的周期，為新產(chǎn)品及早上市打下基礎(chǔ)。

二、研究范圍的確定

C公司為國(guó)內(nèi)某知名通信行業(yè)公司，是集設(shè)計(jì)、制造、安裝、服務(wù)為一體的大型企業(yè)，與多家通信運(yùn)營(yíng)商保持合作關(guān)系。在通信行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的今天，如何能讓自己公司設(shè)計(jì)出的產(chǎn)品快速上市已成為各公司領(lǐng)導(dǎo)們關(guān)注的重中之重。另一方面，來自客戶的聲音也顯示出加快新產(chǎn)品投放市場(chǎng)的速度是非常必要的，如果新產(chǎn)品晚于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，則很有可能會(huì)失去相應(yīng)的市場(chǎng)份額，為企業(yè)帶來非常大的的損失。

通過收集2012年1月至2013年4月份的數(shù)據(jù)并分析，新產(chǎn)品制造周期平均為70天。而占據(jù)整個(gè)制造周期80%的時(shí)間為新產(chǎn)品備料周期，因此縮短備料周期就能有效地縮短新產(chǎn)品制造周期。

三、詳細(xì)流程分析

通過16個(gè)月的數(shù)據(jù)分析，平均的物料準(zhǔn)備周期在55天。這里物料準(zhǔn)備周期是指從研發(fā)提供出物料清單（BOM）到所需材料全部入庫(kù)完成的周期時(shí)間。

首先，要將物料準(zhǔn)備周期這一階段的所有活動(dòng)加以描述和匯總，整理出較為詳細(xì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)流程圖，如圖1所示。在物料準(zhǔn)備的流程中總共有16個(gè)環(huán)節(jié)，其中*表示該環(huán)節(jié)有重復(fù)確認(rèn)動(dòng)作。

圖1 物料準(zhǔn)備周期關(guān)鍵活動(dòng)流程

其次，在了解每一活動(dòng)的詳細(xì)信息后，可以使用精益生產(chǎn)中流程改善的工具—價(jià)值流圖（VSM）對(duì)流程進(jìn)行進(jìn)一步分析。價(jià)值流圖中包含每一環(huán)節(jié)的周期時(shí)間，過程處理時(shí)間，完整準(zhǔn)確率等相關(guān)信息，更便于分析出每一關(guān)鍵活動(dòng)中存在的問題。

最后，結(jié)合流程圖及價(jià)值流圖將物料準(zhǔn)備周期這一過程的流程進(jìn)行細(xì)化，這樣更容易找到過程中的問題，并與過程相關(guān)方一起制定改進(jìn)的措施，有效的降低整個(gè)流程的周期時(shí)間，避免全流程一起改進(jìn)而出現(xiàn)的胡子眉毛一把抓的現(xiàn)象。

在詳細(xì)的分析了這兩個(gè)流程圖后，可以將物料準(zhǔn)備周期全流程分為三個(gè)階段：

1.BOM分析階段，指研發(fā)提供BOM到檢查大倉(cāng)庫(kù)物料轉(zhuǎn)庫(kù)；

2.物料采購(gòu)及獲得樣品階段，指向物料管理部門提供采購(gòu)清單到采購(gòu)或樣品物料入庫(kù)；

3.物料轉(zhuǎn)庫(kù)階段，指從大倉(cāng)庫(kù)獲得所需物料并完成轉(zhuǎn)庫(kù)物料入庫(kù)。

以上三個(gè)環(huán)節(jié)中，每一產(chǎn)品都會(huì)經(jīng)歷第一個(gè)BOM分析階段。而根據(jù)產(chǎn)品的不同，后續(xù)可能只有采購(gòu)或只有轉(zhuǎn)庫(kù)，就是說二、三兩個(gè)階段并不一定都要經(jīng)歷。

四、流程中現(xiàn)存問題的確認(rèn)

將流程分段以后，可以將之前收集的數(shù)據(jù)根據(jù)流程分段的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)顯示第一階段的平均周期時(shí)間為18.4天，第二階段的平均時(shí)間為36.9天，第三階段的平均時(shí)間為7天，因第三階段可與第二階段并行，故可以忽略。

通過價(jià)值流圖分析出第一階段存在的問題有：

1.設(shè)計(jì)或是使用新物料時(shí)，研發(fā)部門的前期采購(gòu)團(tuán)隊(duì)獲得的物料相關(guān)信息未能及時(shí)傳遞到新產(chǎn)品物料采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，致使新產(chǎn)品物料采購(gòu)團(tuán)隊(duì)要與供應(yīng)商重復(fù)溝通已確定好的一些信息；

2.一些新物料的損耗率需由計(jì)劃人員與每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理逐一確認(rèn)，這種重復(fù)的溝通和等待增加了不必要的時(shí)間；

3.所有新產(chǎn)品涉及的物料狀態(tài)及需求數(shù)量均由計(jì)劃人員手工維護(hù)，同時(shí)，計(jì)劃人員還需根據(jù)維護(hù)的數(shù)據(jù)核算出每一產(chǎn)品詳細(xì)的缺料表，工作量巨大，且效率低下。

第二階段存在的問題包括：

1.項(xiàng)目經(jīng)理填寫并提交的采購(gòu)清單不能符合采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的需求，有時(shí)對(duì)每一物料需要多次確認(rèn)所填信息。

2.獲得的免費(fèi)樣品未能實(shí)行有效統(tǒng)一的管理，造成樣品不能被充分利用。同時(shí)，樣品共享信息不暢通，就會(huì)出現(xiàn)雖有樣品但仍會(huì)采購(gòu)的現(xiàn)象，不同項(xiàng)目間樣品未能充分的共享。

第三階段存在的問題包括：

物料進(jìn)入公司大倉(cāng)庫(kù)后，分送至新產(chǎn)品物料倉(cāng)庫(kù)時(shí)無明確的規(guī)范及作業(yè)流程予以指導(dǎo)，致使有的物料會(huì)無故在大倉(cāng)庫(kù)停留幾天后才被送出，這樣就增加了物料準(zhǔn)備的周期，推遲了產(chǎn)品生產(chǎn)的時(shí)間。

五、溝通合作，確立解決方案

尋找到的這些影響物料準(zhǔn)備周期的問題，根據(jù)各項(xiàng)問題所涉及的相關(guān)部門的不同，逐一開會(huì)討論、反復(fù)溝通最有效的解決方案，以縮短這些原因造成的時(shí)間浪費(fèi)。

針對(duì)第一階段的問題，確定的解決方案如下：

1.與研發(fā)團(tuán)隊(duì)溝通，爭(zhēng)取盡早獲得新物料的前期信息

a.由項(xiàng)目經(jīng)理提供固定的BOM模板，模板中包含物料的前期信息欄位。研發(fā)人員在提供BOM時(shí)，可針對(duì)新物料填寫相關(guān)的已確認(rèn)信息，如物料屬性、前期采購(gòu)意見等，使新產(chǎn)品物料采購(gòu)團(tuán)隊(duì)能及時(shí)獲得已有信息，方便與供應(yīng)商溝通及協(xié)商。

b.將新模板推廣至各個(gè)產(chǎn)品的研發(fā)人員處，統(tǒng)一按照規(guī)范操作。

2.與文檔中心溝通，解決新物料損耗率逐一確認(rèn)

當(dāng)BOM中有新物料時(shí)，需要文檔中心在系統(tǒng)中建立這顆物料后才可使用。在建立新物料時(shí)，由文檔中心人員收集新物料損耗率并維護(hù)在公共服務(wù)器上，計(jì)劃人員根據(jù)需要定期查看服務(wù)器上的信息，避免多次確認(rèn)的情況。

3.與物料管理部門溝通，解決線下手工維護(hù)缺料表問題

由物料管理部門基于公司現(xiàn)有的物料管理系統(tǒng)開發(fā)一套適合新產(chǎn)品物料準(zhǔn)備需求的運(yùn)算系統(tǒng)，由物料管理部門每周提供缺料數(shù)據(jù)給計(jì)劃人員，提高效率減少差錯(cuò)。

（1）針對(duì)第二階段的問題，確定的解決方案

與新產(chǎn)品物料采購(gòu)團(tuán)隊(duì)溝通，確立采購(gòu)申請(qǐng)表的填寫規(guī)則及方法：

a.針對(duì)新物料由項(xiàng)目經(jīng)理填寫全部信息；

b.針對(duì)已采購(gòu)物料由項(xiàng)目經(jīng)理填寫所需物料名稱及數(shù)量，其余信息以系統(tǒng)為準(zhǔn)；

c.增加物料管理系統(tǒng)功能，即一鍵式查找并輸出物料全部信息，方便采購(gòu)團(tuán)隊(duì)操作。

（2）與IT團(tuán)隊(duì)溝通，增強(qiáng)物料管理系統(tǒng)功能

在物料管理系統(tǒng)中建立樣品庫(kù)位，實(shí)施系統(tǒng)統(tǒng)一管理樣品，實(shí)現(xiàn)物料信息與實(shí)物的共享，這樣可以避免重復(fù)買料，提高樣品的利用率。

針對(duì)第三階段的問題，確定的解決方案如下：

與物料管理部門、質(zhì)量部門溝通，解決物料轉(zhuǎn)入新產(chǎn)品物料庫(kù)時(shí)間過長(zhǎng)問題：

與物料管理及質(zhì)量部門確定并規(guī)范物料由大倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)入新產(chǎn)品物料倉(cāng)庫(kù)的流程，按規(guī)范操作，縮短入庫(kù)時(shí)間，避免物料入庫(kù)的無故停頓。

圖2 物料準(zhǔn)備周期對(duì)比控制圖

六、解決方案效果的評(píng)估

為了確保方案的有效實(shí)施，將確立的方案落實(shí)到人，使各部門相關(guān)成員都積極地行動(dòng)起來。經(jīng)過近四個(gè)月的分析、討論、解決、追蹤，物料準(zhǔn)備周期已有了明顯的縮短。第一階段由原來的18.4天縮短到了11.6天。第二階段有原來的36.9天縮短到了23.3天。整個(gè)新產(chǎn)品物料準(zhǔn)備周期由原來的55.3天縮短到了34.9天，降低了將近37%。經(jīng)過后續(xù)的23個(gè)項(xiàng)目跟蹤，這一周期的平均時(shí)間基本控制在35天。可以說通過流程的優(yōu)化和系統(tǒng)的改進(jìn)能夠縮短新產(chǎn)品物料準(zhǔn)備的周期時(shí)間。物料準(zhǔn)備周期對(duì)比控制圖如圖2所示。

七、結(jié)束語(yǔ)

縮短周期、提高效率一直是企業(yè)不斷追求與跨越的目標(biāo)。通過本文的分析，可以看出在實(shí)際操作中有很多細(xì)微之處都存在改進(jìn)的機(jī)會(huì)，只要用心去發(fā)現(xiàn)并堅(jiān)持不懈的去改進(jìn)，就會(huì)實(shí)現(xiàn)由量變到質(zhì)變的飛躍。流程優(yōu)化、系統(tǒng)改進(jìn)將是幫助我們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的兩把有力武器。

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作者簡(jiǎn)介：翟欣娟（1982—），女，天津人，工程師，研究方向：信息系統(tǒng)與流程優(yōu)化。