“數字檔案管理系統”在化工企業的應用

【摘要】本文主要介紹了聚銀公司實施的檔案信息化項目所實現的各項功能，以及怎樣通過信息化手段提升企業的檔案管理水平，從而達到為企業各項工作提供服務的目的。

【關鍵詞】檔案信息化；數字檔案管理系統

一、項目背景

近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業務得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統手工管理模式，檔案信息利用率低，查準率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于公司的發展具有重要的現實意義。

二、項目建設總體目標

檔案信息化建設工作主要是充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務的目的。

總體目標：一是實現檔案信息的數據化處理和保存；二是實現檔案管理現代化，提高辦公自動化程度；三是實現檔案信息專業化、標準化管理；四是實現檔案信息人才專業化。

三、軟件選型

軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業匹配度、產品成熟度、產品特點、系統功能、系統性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務能力等方面。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責項目前期的考察、調研。首先邀請國內知名的檔案軟件公司做技術交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應用效果，我們選擇了幾家在信息化建設方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產性質相仿的企業進行了參觀，了解檔案信息化建設實施的主要內容，建設規劃、軟件的使用情況等，結合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業的PDE綜合數字檔案管理系統。

四、項目建設思路及內容

（一）檔案信息化建設的理論依據

系統的搭建以公司的檔案建檔要求為指導原則，以信息化平臺建設為手段，實現檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協同運營取代獨立開展，優化了業務流程，保證檔案信息的齊全、完整、準確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責任不明等問題。

（二）系統搭建的框架、結構

圖1 聚銀公司檔案系統架構

系統采用B/S架構和C/S架構結合的方式，分三層架構，底層為Oracle數據庫，中間層為應用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統一規范業務和流程管理，保證數據采集的完整性和管理的規范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等八大業務環節，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。

（三）信息資源庫建設

1.目錄數據庫

對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內級）進行集中統一收集、錄入，一般的檔案管理系統都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導入檔案系統。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。

2.全文數據庫建設

全文數據庫建設一方面是對館藏紙質檔案的數字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，可采用后者掃描。因化工企業館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設置太高，導致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數字化，例如OA系統形成的公文、合同，可直接與檔案系統做接口實時導入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。

2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數據庫、12萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1.制度建設

公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統的維護管理，實施可靠安全的數據備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數據庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網與互聯外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。采取數據備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數據安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數字化加工過程中失、泄密事件的發生。

2.智鎖文檔加密軟件的應用

針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統。該系統可以根據文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據系統授權自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內部局域網，一旦資料脫離內部網絡環境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。

（五）檔案管理系統硬件設施建設

1.ORACLE數據庫服務器1臺（內存不低于8G，硬盤不低于240G）、應用服務器、文件服務器、WEB服務器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據歷史數據情況具體定），內存不低于4G。

2.建立檔案原文數據庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設備。

五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能

該系統具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

（一）OA系統、合同系統、公文系統的對接功能

與辦公OA集成，達成業務系統間的貫通。經檔案管理系統提交的借閱申請、移交申請等按照設定好的審批流程，通過OA辦公系統進行流轉，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統、公文系統形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統歸檔，真正實現文檔一體化，使得信息數據在系統間完成正向循環。

（二）檔案管理功能

該系統具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業檔案管理員的工作負擔。

1.針對化工企業技改、技措項目多的特點，該系統對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。

2.所有進入系統的數據將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調整電子條目的順序，或在普通狀態下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數據按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標檔案數據。

3.在“傳統立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向導，如：“組新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調整”、“生成序號”、“頁數頁次轉換”等微調操作。

4.使用“批量自動關聯”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數據可以使用“解除關聯”。

5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統將反饋準確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數據。

（三）數據利用功能

對公司局域網內的各用戶（包括領導、專業技術人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統要對檢索用戶的權限審核，擁有查看權限的用戶可以查看文件文本的部分預覽，沒有權限的只能查看文件名稱。

（1）對查看權限的控制

將檔案按照重要程度分別設為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統自動進入身份認證程序，確定是否有查看權限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。

（2）全文檢索功能

通過全文索引模塊將檔案管理系統中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎上，進行全文檢索，對于系統內的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結果上進行高亮顯示，突出檢索內容的一目了然。

（3）數據管理功能

為了有效實現利用目的，對各類電子檔案實行系統化管理，實現分類、排序、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用權限分配、訪問控制等技術，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統的安全。

六、推廣應用

通過本次“數字檔案管理系統”的建設，實現了公司檔案業務流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學化、規范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質量。系統運行期間，多次組織工程技術人員、兼職檔案員對該系統檔案在線查看、實體與電子檔案的網上借閱、網上審批、移交等業務進行培訓、指導，并編制《聚銀公司數字檔案管理系統使用手冊》分發到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網站首頁。

數字檔案管理系統上線運行兩年來，利用檔案系統辦理查檔審批、查閱業務的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數字檔案系統的成功應用，是檔案管理模式的一項重要改革，標志著公司在基礎管理方面邁上了一個新臺階。

參考文獻

[1]肖秋惠.檔案管理概論[M].武漢大學出版社，2009.

[2]羅軍.中國檔案管理體制改革研究[M].世界圖書出版公司，2011.