如何開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設

自20世紀90年代開始，獨立的目錄級檔案管理系統(tǒng)就已在很多企業(yè)得到逐步的開發(fā)和應用并發(fā)揮了一定作用，但隨著網(wǎng)絡化技術的發(fā)展，網(wǎng)絡基礎平臺的建設和信息技術在企業(yè)內(nèi)部管理各業(yè)務中的不斷滲透，原有的封閉式的檔案管理系統(tǒng)對檔案利用需求的滿足、信息的提供程度與方式等已遠遠落后于企業(yè)信息化的發(fā)展需求。那么如何適應企業(yè)的信息化步伐，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理和傳播，促使檔案信息得到有效的利用和共享，則無疑是近階段檔案管理領域較長期探索的課題。

一、檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

檔案數(shù)字化管理的含義包括兩個方面：一是檔案信息的數(shù)字化；二是檔案管理手段信息化。在現(xiàn)今社會的各大中型企業(yè)中，檔案信息現(xiàn)代化管理作為企業(yè)信息管理中的一個重要內(nèi)容，其價值能否得到充分的實現(xiàn)將直接反映企業(yè)的管理水平。檔案管理數(shù)字化不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來方便迅速，從而避免了資料反復復制、多份保存等造成的紙張、空間和人力的浪費；開發(fā)利用企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息資源，根據(jù)企業(yè)實際需要提供檔案信息，使檔案系統(tǒng)具有收集迅速、輸出快捷的反應能力，促進企業(yè)生產(chǎn)效率的提高；通過網(wǎng)絡提供的多途徑檢索路徑快速便捷的同時供多個利用者瀏覽下載使用，最大限度地實現(xiàn)檔案的價值，大大提高了企業(yè)檔案的利用效率，給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟效益和管理效益。

二、企業(yè)檔案信息化工作現(xiàn)狀分析

目前，各大中型企業(yè)的檔案信息化發(fā)展狀況參差不齊，硬件設施、管理水平、人員素質(zhì)都有很大的差距，各企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)大都是根據(jù)各自的業(yè)務特點組織開發(fā)設計的，由于各開發(fā)公司的研發(fā)水平不同，技術保密等因素，普遍存在著缺乏統(tǒng)一的功能和技術衡量標準，系統(tǒng)缺乏較強的兼容性，與其他辦公業(yè)務系統(tǒng)間不能順利銜接，數(shù)據(jù)信息共享性較差；檔案管理標準制度不能適應信息化管理的需要；檔案管理人員信息化管理水平、人員知識結構有待改善和提高，這些都制約了企業(yè)檔案管理信息化的進程。

三、如何開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設

實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，它不僅涉及到檔案管理業(yè)務流程的規(guī)范，也涉及到構成數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎平臺的建設。因此，要做好企業(yè)檔案數(shù)字化建設就必須有步驟、有計劃地協(xié)調(diào)實施。

（一）基礎平臺設施建設是企業(yè)檔案數(shù)字化建設的基礎

基礎設施建設主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器以及操作管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡，計算機網(wǎng)絡按照網(wǎng)絡連結的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種類型。只有建設先進的計算機網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案數(shù)字化建設的核心是建設高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)信息應具備準確性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等要求，其主要包括檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫的建立，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整的載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式發(fā)生了本質(zhì)的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索。信息的超時空流動使數(shù)字化檔案成為“無墻界檔案”，檔案管理也從注重文件實體的保管逐步變?yōu)橐蕴峁┬畔⒗梅諡橹行牡墓芾砘顒樱瑸橛脩籼峁┓奖恪⒏咝У姆铡?/p>

（三）建立適應數(shù)字化特點的標準化、規(guī)范化的技術、管理標準體系

隨著檔案數(shù)字化建設的推進，檔案管理的各項管理和技術標準、規(guī)范都需要及時適應數(shù)字化的特點進行修訂和完善，如：對數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)的管理、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證等的規(guī)定和軟硬件基礎設施建設技術標準、數(shù)字水印、加密技術等的要求。因此，各企業(yè)在檔案信息化建設過程中應依據(jù)國家相關的標準規(guī)范并結合本企業(yè)本部門實際制定相應的管理辦法和措施，建立涉及信息資源收集與歸檔，信息資源利用、信息資源鑒定等的制度標準、數(shù)據(jù)信息存儲與遷移標準、信息著錄標準、數(shù)據(jù)安全性管理標準、系統(tǒng)建設與維護的標準、元數(shù)據(jù)標準等各方面的管理程序和制度。

（四）實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的緊密銜接

企業(yè)信息化的建設最終是要達到企業(yè)信息的充分共享與便捷利用，因此作為企業(yè)信息化建設重要組成部分的檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)必須打破傳統(tǒng)的“信息孤島”問題，建立各檔案信息系統(tǒng)間及檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部各應用管理系統(tǒng)間的無縫銜接，達到一體化管理。企業(yè)各應用管理系統(tǒng)中存在大量與檔案實體密切相關的信息，是數(shù)字化建設的重要信息源，檔案信息管理系統(tǒng)應具有檔案信息資源采集平臺的功能，成為各應用系統(tǒng)信息流程終點站、網(wǎng)絡信息資源的最終匯集點，實現(xiàn)網(wǎng)上實時歸檔，保證數(shù)字檔案信息的完整、準確、及時的收集歸檔和有效利用。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化建設中應著重處理好的三個問題

（一）注重館藏檔案數(shù)字化的效益性

檔案數(shù)字化的目的不外乎兩個方面，一是為保護珍貴檔案；二是為實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息的共享利用。無論出于何種目的，都只需要進行有限范圍的數(shù)字化工作，從實際利用效益的角度分析，大部分檔案是不值得數(shù)字化的。尤其企業(yè)是以追求效益為目的經(jīng)營實體，因此，企業(yè)檔案數(shù)字化工作一定要樹立成本效益觀念，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作之前，應做好檔案的優(yōu)化工作，對館藏檔案的內(nèi)容、價值進行鑒定，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設的經(jīng)濟性和效益性，避免不必要的浪費。

（二）注重檔案信息管理的“前端控制”和“全程管理”

檔案部門在檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用工作中應突破原有的紙質(zhì)檔案管理的思路，充分考慮電子化、信息化、自動化的技術特點，調(diào)整優(yōu)化原有的傳統(tǒng)手工管理模式下歸檔、編目、著錄環(huán)節(jié)滯后的文檔管理流程，貫徹“前端控制”和“全程管理”的思想，即從文件產(chǎn)生時就開始控制電子文件的歸檔活動，明確規(guī)定歸檔對象、歸檔范圍、歸檔步驟、方法和檢驗標準等，對文件價值及保存期限實施鑒定；簡化實體整理的規(guī)則和要求，強調(diào)信息著錄工作的細化，多角度多層次的揭示文件信息及自動化的檢索手段來解決檔案實體管理的單線排列和多元化檢索途徑的矛盾，實現(xiàn)電子文件管理的“前端控制”。同時，電子文件的生成是一個動態(tài)、不斷疊加積累的過程，歸檔活動很難一次完成，因此，電子文件的歸檔還應強調(diào)“全程管理”，這尤其是對于“實時歸檔”的電子文件來說，必須隨著文件活動的開展，不斷的補充完善記錄，歸檔相關的修改、變更補充文件和各版本文件，保證歸檔電子文件的完整性和準確有效性。

（三）注重檔案信息的安全保障管理

檔案信息的安全問題是檔案數(shù)字化建設不可忽視的一個重要方面。信息內(nèi)容涉及知識產(chǎn)權、技術秘密、商業(yè)秘密，甚至國家秘密等問題，在信息的利用中需要有嚴格的權限控制。在檔案數(shù)字化建設中，必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全，其中包括檔案信息載體的安全和信息內(nèi)容的安全與完整。一是建立健全安全保護管理制度體系，針對電子文件和電子檔案及時制定收集、檢驗、鑒定、保護和利用制度，保證其安全性和真實有效性；二是采取相應的技術防范措施，在應用過程中，防入侵、防泄露、防篡改、防病毒、密碼技術、遷移技術、載體轉換技術和訪問控制技術等功能的應用與實施是檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理核心。

（作者單位：中國核電工程有限公司鄭州分公司檔案信息中心）