新時期企業檔案管理工作的思考

摘要：隨著知識經濟的快速發展，現代企業制度的建立，新的機遇和挑戰呈現在企業檔案工作面前。在新的歷史形式下，對企業檔案管理進行強化和改進，全面貫徹落實檔案管理方面的法律、法規，全面扎實、細致地做好企業檔案管理工作具有重要的作用。新時期，對企業檔案信息資源進行充分地開發和利用，在一定程度上對于實現企業經營戰略，提高管理效率，具有深遠的影響，同時也是全面貫徹落實科學發展觀、建設現代企業的基礎性工作。

關鍵詞：檔案管理 檔案記錄 檔案庫房 檔案信息化

1 新時期企業檔案管理工作的重要性

對于企業來說，不同歷史階段的發展歷程通過企業檔案進行相應的記錄，同時企業檔案橫貫企業的不同領域。通常情況下，在企業生產、經營活動中，企業檔案作為史料參考是最真實的原始記錄和重要的憑證，具有不可替代的作用，在企業可持續發展過程中，發揮著重要作用，是企業鞏固和強化管理、提高企業的核心競爭力、維護企業自身利益的原始依據，在一定程度上也是確保企業正常經營活動的重要部分。一般情況下，檔案管理工作為企業生產、經營和管理活動奠定了堅實的基礎，企業檔案管理工作在一定程度上為企業順利開展各項活動提供了保障。檔案管理工作在企業發展過程中需要進行不斷的鞏固和強化，進而在一定程度上有利于企業持續穩定地發展。在當前的檔案管理工作中，通過分析存在的問題，提出相應的政策建議，在一定程度上確保檔案管理水平不斷提升，進而為企業發展提供更加優質的服務。

2 企業檔案管理工作存在的問題

2.1 企業高層不重視企業檔案管理工作 對于檔案管理工作來說，企業高層領導缺乏正確的認識，他們普遍認為：檔案管理不能直接為企業創造利潤，與企業的知名度、品牌、市場占有率，以及售后服務等直接創造利潤的相比，在一定程度上使得檔案管理工作得不到重視。在這種情況下，對檔案管理工作的投入存在嚴重的不足，對于資金的投入更是少之又少，進而在一定程度上導致檔案管理的手段嚴重滯后，并且管理企業檔案的設施也不健全，保存企業檔案的條件也比較簡陋。管理企業檔案的水平低，收集檔案材料機制更是沒有建立和完善，檔案材料內容的完整性進而受到一定程度的影響，數量方面不齊全，進而難以為企業提供全方位的服務。

2.2 檔案管理缺乏專業的部門和專業人員 企業檔案管理是一項政策性、規范性、技術性很強的工作，在政治素質和技術業務能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當前，在企業中，無論是專業素質，文化程度，以及專業技術水平，從事檔案管理工作的人員都是非常的低，新時期檔案工作的需要在一定程度上難以滿足。在責任心方面，有些檔案管理人員比較缺乏，使得企業檔案材料的客觀性、準確性、完整性在一定程度上表現的比較差，企業利用檔案材料的難度大大增加。另外，在法律意識方面，由于有些檔案工作人員比較缺乏，他們為了一己私利，泄露企業的檔案機密，進而在一定程度上給企業造成巨大的經濟損失。在企業科技檔案中，商業秘密作為核心部分，對于企業檔案管理人員來說，管好、用好科技檔案中的商業秘密，在一定程度上直接影響到企業的經濟效益和社會效益。企業檔案機密對于企業的發展來說，具有重要的意義。

2.3 檔案管理中安全隱患問題嚴重 由于領導重視不足，加之受客觀條件限制，在對企業檔案進行管理的過程中，存在的全隱患主要包括：檔案庫房在安全防護方面不符合相關要求。對于存放檔案的庫房，有些企業利用玻璃門和玻璃窗，并且通過一層擋光紙對門窗進行處理；有的企業將檔案庫房設置在潮濕的角落，因濕度過大，部分檔案發霉變質，使得刺鼻的霉味彌漫在庫房；有的企業干脆在陽臺上放置財會檔案，沒有進行防護處理，檔案長期遭受日曬。在布局設計方面，檔案庫房不合理。有些企業檔案庫建設較早，受客觀條件制約，存在著庫房結構不盡合理、面積過狹小等問題。經歷多次的搬遷之后，有的企業檔案館租借賓館充當檔案庫房，由于面積狹小，導致密密麻麻的檔案在一起堆積，并且窗外沒有設置防護欄，室內也沒有配備滅火設備，這樣的檔案庫房一旦發生盜竊或火災，造成的后果是難以想象的。

2.4 企業檔案管理信息化建設滯后 在檔案信息化建設中，檔案信息資源建設是基礎和核心。在檔案信息化建設方面，由于企業領導缺乏足夠的認識，在企業信息化整體規劃中沒有納入檔案信息化建設，進而使得檔案信息化建設缺乏資金的支持。另外，由于企業沒有建立檔案信息化方面的制度和標準，進而在開展檔案管理工作的過程中，缺乏相應的依據。

對檔案信息資源的開發利用嚴重不足。有的企業在檔案數字化方面投入了較大的精力，但是沒有開發利用數字化資源；有的企業在檔案數字化設施方面雖然進行了配備，但是錄入的數據量十分有限；還有的企業檔案在一定程度上雖然實現了計算機檢索和利用，但是局限于檔案室內部使用，整個企業信息資源不能實現網絡共享。

3 企業檔案管理工作的對策

3.1 建立健全企業檔案管理制度 俗話說，沒有規矩不成方圓。企業管理對于企業來說是生命的源泉，通過對檔案管理制度進行完善，對各部門的職責進行明確，進而在一定程度上為實現檔案管理信息化提供前提和奠定基礎，同時為企業提供全方位的服務創造先決條件。因此，現代企業需要建立和完善檔案管理制度，尤其是要制定檔案自動化管理制度，進而在一定程度上通過完善的制度對企業檔案管理工作進行規范。通過檔案管理制度的建設，可以很好地約束某些人擅自借用檔案、非法用檔，或者是借用檔案逾期歸還等問題，使檔案管理更加制度化、有條理化。

3.2 提高檔案管理人員的素質 企業檔案管理工作的有效性受檔案管理人員素質高低的影響和制約。在新的歷史條件下，檔案管理對檔案管理人員提出更高的要求。為此，檔案管理工作人員要全面提高自身的綜合素質，不斷學習檔案業務知識、企業文化、發展規劃、計算機操作能力、檔案信息化建設，同時熟悉企業的生產經營狀況，逐步提升業務技術能力，進而在一定程度上確保檔案工作和企業生產相適應、共同發展。檔案管理人員要不斷提高自身的責任心，將每一項檔案工作嚴格落到實處，強化自身的法律意識，涉及商業秘密的文件資料嚴禁檔案管理人員在規定場所以外進行存放或翻閱，涉及企業商業秘密的信息絕不準透露給范圍外的人員，更不準利用職務之便，替他人借閱、摘抄、復制企業的商業秘密。

3.3 做好新時期下的檔案信息化建設 隨著網絡技術的不斷日新月異，未來檔案管理必將走向數字化、網絡化。我們必須與時俱進，緊跟時代的發展和要求，做好檔案的信息化建設。過去，檔案材料的形成都是以手工抄寫為主。隨著計算機的發展，計算機技術在檔案管理中得到廣泛的使用，文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作完全可以通過系統來完成，進而在一定程度上使文件的形成、運行、轉換等與辦公自動化進行銜接，現代化科技模式和先進的管理技術，需要檔案管理工作人員去掌握和運用。在信息化社會，對檔案工作的要求就是檔案管理的數字化、信息化。

3.4 強化服務意識，拓寬服務領域 檔案工作一方面是一項業務性工作，另一方面是管理服務性工作，進而在一定程度上要求檔案專職管理人員具備扎實的業務功底，同時具備較強的管理能力和服務意識。

對于檔案人員，從開發信息資源的角度看，其職責不是簡單的檔案保管員，在一定程度上充當著檔案信息財富的擁有者和提供者，對于檔案室來說應當是檔案信息的聚集、交流的中心，以及信息技術的用戶。檔案工作人員需要樹立服務意識，開發利用檔案信息資源，為企業間接創造利潤，體現檔案管理工作的自身價值。

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作者簡介：王芳（1973-），女，江蘇連云港人，館員，研究方向：檔案管理。