關于獨立學院二級院系教學檔案管理的思考

[摘 要] 獨立學院教學檔案管理工作是學校檔案工作的重要組成部分。明確獨立學院二級院系教學檔案的作用、歸檔范圍，加強教學檔案的管理，對提高獨立學院教學質量具有重要意義。

[關鍵詞] 獨立學院；二級院系；教學檔案管理

獨立學院是我國教育領域近年來出現的一種新型、獨特的辦學形式，作為我國高等教育辦學機制和模式改革創新的重要成果，在滿足人民群眾接受優質高等教育需求、緩解高等教育供需矛盾方面發揮了重要作用。2008年，中華人民共和國教育部令（第26號）《獨立學院設置與管理辦法》的出臺標志著獨立學院進入了一個規范發展的新階段。近年來，隨著我國獨立學院本科教學工作水平評估工作的深入開展，各獨立學院管理者深切體會到教學檔案對教學評估的重要性，更加重視教學檔案管理工作。

獨立學院教學檔案管理工作是學校檔案工作的重要組成部分，是學校教學工作中的基本環節。二級院系是學校學科建設、專業建設和人才培養的重要載體，是教學工作運行及管理的基本單位。本文從獨立學院二級院系教學檔案的作用、歸檔范圍以及如何優化二級院系教學檔案管理等方面談談自己的看法。

一、二級院系教學檔案的作用

1、衡量獨立學院教學質量和教學管理水平

教學檔案是指在教學管理和教學實踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計算機和軟件等不同載體的文件材料的總和。它客觀的反映了教學活動，是衡量教學質量和教學管理水平的一個重要內容。獨立學院的教學質量取決于其二級院系的教學管理水平，而二級院系的教學檔案作為教育管理的重要信息源，可以用來衡量院系教學質量和管理水平。

2、優化教學過程，改進教學工作

教學檔案記述了教師教學計劃、教學內容、教學方法、學生成績分析等原始材料，凝聚了廣大教師從事課堂教學、實踐教學和科研活動的成功經驗和一些教學、管理中的不足，為教學活動提供了多方面的教學材料和歷史記錄，為改進教學工作提供了依據，對教師日后的教學實踐具有普遍的參考和借鑒作用，從而為學校教學工作的改進打好了基礎。

3、有利于規范教學秩序

教學檔案真實記錄了二級院系教育教學工作的實際情況，記載了教師及教學管理人員的思想、方法和過程，是院系各項管理決策的重要依據。二級院系負責人及教學管理人員在進行教學改革、制定管理措施、實施管理計劃時，必須熟悉、了解并掌握過去和現在的教學情況，從而穩步推進教學秩序，保證了教學管理的連續性，使教學質量穩步提高。

4、有利于教學評估

二級院系教學檔案是評估高校教學管理水平和教育質量的重要依據之一，是高校檔案的主體和核心，是高校教學方面整體工作的記錄、經驗的總結和參考的依據。它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分[1]。根據教育部教學評估的指標體系，主要是從辦學指導思想、師資隊伍、教學條件和利用、專業建設和教學改革、教學管理、學風和教學效果等方面對教學質量進行分析。教學檔案的特殊屬性，可以從靜態再現教學的過程，展示凝結的教學效果。因此，充實和完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件，它直接影響到學校教學評估的結果，是高校教學評估的基礎和依據。

二、二級院系教學檔案的歸檔范圍

獨立學院二級院系教學檔案的歸檔范圍包括日常教學管理活動和教學業務活動中形成的材料，大致歸納如下：

1、教學綜合：（1）學校教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定、辦法；（2）學校教學規劃、教學實施計劃、有關教學的規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結；（3）有關教學的統計報表；（4）教學檢查和評估材料；（5）學校體育工作有關材料（校級以上運動會、競賽活動等材料）；（6）學生參加校級以上各類學習競賽的有關材料；（7）其它重要的文件材料。

2、學科與實驗室建設：（1）本校有關專業設置、調整、撤銷、合并的文件；（2）學科、專業評估、申報及審批材料；（3）學科、專業統計報表；（4）實驗室論證、評估、申報、審批材料；（5）實驗室建設統計報表；（6）其它重要的文件材料。

3、學籍管理：（1）學生入學登記表；（2）學生在校生名冊；（3）學生成績總冊；（4）學生學籍變更材料（留級、休學、復學、轉學、退學、轉專業等）；（5）學生獎勵材料（優秀學生、先進班級等）；（6）獲得各種獎學金、貸學金、助學金、特困補助的學生名冊；（7）學生考試違紀、違法的處分決定及有關材料；（8）其它重要的文件材料。

4、課堂教學與教學實踐：（1）各專業教學計劃、教學大綱、培養方案；（2）各專業年度教學安排表、教學執行計劃、教學任務書；（3）課程安排表、選修課程表、通識課程表；（4）精品課程典型教案、重要備課記錄；（5）大學生科技創新立項表；（6）教學質量獎和教學管理獎申報表和獲獎名單；（7）教師講課競賽申報表和獲獎名單；（8）各專業教學實習、教學實踐計劃、總結；（9）其它重要的文件材料。

5、教材：（1）教學出版規劃、計劃；（2）各專業使用教材目錄；（3）評選優秀教材的有關材料及獲獎名單；（3）自編參考資料；（4）其它重要的文件材料。

三、二級院系教學檔案的管理

1、健全制度、統一管理

教學檔案管理工作是一項時間跨度大、涉及面廣，綜合性強的系統性工作，教學檔案實行統一管理，才不會出現分散、零碎、混亂的情況，從而遵循自然規律，使文件之間保持有機的聯系。因此，要根據獨立學院教學檔案的特點，制定出一整套二級院系的規章制度，包括教學文件等材料的形成、收集、整理、分類和歸檔制度，以及相應的歸檔范圍；設立教學檔案專職管理人員，并明確崗位職責，做好教學檔案的收集工作，堅持資料來源的原始性、真實性，保證教學檔案資料收集的的齊全、完整，按照規范性、統一性、科學性的原則做好歸檔、建檔工作，便于教學檔案的高效、合理利用。

2、加強“三納入”、“四同步”管理

按照《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，檔案工作必須做到“三納入”、“四參加”和“四同步”。根據獨立學院二級院系的實際，教學檔案必須做到“三納入”和“四同步”。“三納入”即納入教學計劃和規劃；納入教學管理制度；納入有關人員的職責范圍，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。“四同步”即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累同步；評審、鑒定教學質量、材料畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步[2]。

3、有效利用信息平臺

《高等學校檔案管理辦法》第五條第二款提出，“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。目前，各高校的校園網和學校公共信息平臺的建設，為學校的教學檔案管理和資源建設搭建了一個現代化的工作平臺，教學檔案管理的方式可以有所改變，做到與時俱進。將文字材料變成電子檔案存檔，例如，可以將教學檔案中一些優秀的教研成果、教學課件、典型教案、師范課視頻制成數據庫，放在校園網上，利用網絡技術快捷便利的優越條件做到全校師生資源共享，更好地為教學服務。

4、強化培訓、提高水平

目前，獨立學院二級院系的教學檔案管理人員，絕大部分是教學秘書兼任的，沒有接受過檔案管理的專業教育。隨著高校評估工作中評價標準的逐步提高，以及檔案信息化建設的發展，對教學檔案管理人員的業務素質和技能水平有了更高的要求。學校要有計劃、有步驟的對教學檔案管理人員進行培訓，幫助他們系統的學習和掌握檔案管理的知識、規律和方法，逐步與檔案管理規范化、現代化和高效化的要求相適應。學校要通過建立和完善有效的培訓機制和考核方式，為教學檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。

總之，要正確地認識教學檔案的地位和作用，把二級院系教學檔案管理工作作為學校的重要工作來抓，在日常教學和管理工作中認真、扎實地做好教學檔案的收集和整理工作，不斷優化教學檔案的管理，使教學檔案在獨立學院的發展中起到積極的作用。

參考文獻：

[1]卞昭.高校評估中教學檔案的優化與規范[J].蘭臺世界，2005（7）：76—77.

[2]鐘瑜芳.高校教學檔案管理的幾個問題[J].內江科技，2006（5）：15.

作者簡介：齊愛年（1981—），女，內蒙古人，管理學碩士，華中農業大學楚天學院公共基礎課部辦公室副主任。