淺談如何提高檔案信息自動化系統(tǒng)管理

摘 要：現(xiàn)代科技給我們的工作帶來了很大的改變，檔案工作這種過去依賴于手工來完成的工作更是如此，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等等的結(jié)合，讓檔案工作自動化開始興起，如何提高檔案信息自動化系統(tǒng)的管理成為了當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的重要工作。

關(guān)鍵詞：檔案；信息自動化系統(tǒng)；管理

檔案信息自動化系統(tǒng)是一個非常復(fù)雜，融入了非常多學(xué)科的綜合性系統(tǒng)，不是單一一個部門就可以完成的，需要各部門的通力合作，在各環(huán)節(jié)上進(jìn)行互相配合。檔案信息自動化系統(tǒng)從出現(xiàn)發(fā)展到現(xiàn)在，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，其設(shè)備和技術(shù)也得到了不斷的完善，因此在管理方面，其水平也應(yīng)該要與其技術(shù)水平相當(dāng)。

加強(qiáng)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，全面安排；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

1 提高檔案自動化系統(tǒng)的整體水平

1.1 提高檔案規(guī)范化

當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)的問題是技術(shù)水平要高于其制度的規(guī)范程度，兩者之間的這種差距逐漸的拉大，最終制約了檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展和推進(jìn)。一項(xiàng)工作的順利有序開展必須要有一套行之有效的制度，檔案信息系統(tǒng)也是如此，在檔案信息系統(tǒng)建立之初也形成了一套體系和規(guī)范，但是隨著科技的快速發(fā)展，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范程度顯然變得相對比較滯后，這種滯后性就導(dǎo)致了檔案信息自動化工作的矛盾和沖突，因此如何推進(jìn)檔案信息自動化建設(shè)工作，首要任務(wù)就是需要從制度和規(guī)范化入手，以此為基點(diǎn)來進(jìn)行檔案信息自動化系統(tǒng)的管理。

根據(jù)系統(tǒng)集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

1.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動化系統(tǒng)關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

1.3 技術(shù)路線的選定

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)、工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

2 管理制度地改進(jìn)

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資

目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當(dāng)大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點(diǎn)，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對資金進(jìn)行良好的利用，特別是管理方面，應(yīng)該以項(xiàng)目為管理單位，對各項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤考察。可是現(xiàn)在檔案部門在項(xiàng)目方面并沒有一個長期投入發(fā)展的項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導(dǎo)的批文才能申請到，為此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)大部分精力都是耗費(fèi)在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應(yīng)該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來源上進(jìn)行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業(yè)之間的合作來獲取資金，這些都是可以緩解因?yàn)橘Y金問題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動化系統(tǒng)管理隊(duì)伍可以促進(jìn)檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應(yīng)該要具備很多要求，像是先進(jìn)設(shè)備的使用，能夠自我學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識還應(yīng)該要涉獵其他學(xué)科的知識，這些要求都比較嚴(yán)格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責(zé)任心也都必須具備。檔案隊(duì)伍的建設(shè)還需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理，對檔案隊(duì)伍人員進(jìn)行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個個體的優(yōu)勢，才能做好檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)工作。

5 結(jié)束語

目前我國的檔案工作改革已經(jīng)到了一個關(guān)鍵時期，是推動和促進(jìn)其快速發(fā)展的重要階段，在這個時期，我們的工作非常艱巨，一方面要提高檔案隊(duì)伍的管理，另一方面要積極的引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備和技術(shù)，因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要有所清楚的認(rèn)識，能夠明白當(dāng)前檔案工作的處境和難處，積極的想辦法去克服這些困難。檔案信息自動化建設(shè)不是一朝一夕可以完成的，也不是完成之后就放置不管的，需要的是動態(tài)的更新和完善，在遇見新問題的同時尋找解決方法，不斷的讓檔案信息自動化系統(tǒng)更加的全面、全能。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，我們既要有大的目標(biāo)方向，還要有階段性目標(biāo)，這樣能夠讓我們的工作更加的規(guī)范化。提高檔案信息系統(tǒng)建設(shè)管理工作，是為了加快檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程，讓檔案工作符合現(xiàn)代化檔案管理的需要。