對電算會計記賬方法的分析

摘 要：現(xiàn)行會計軟件提供了五種電算化會計特有的功能。以下將對各種記賬功能的運行目標及其實現(xiàn)條件進行分析，并從其內(nèi)部工作原理出發(fā)，對每種記賬功能的優(yōu)缺點作出了恰當?shù)脑u價。

關鍵詞：電算會計；實時記賬；模擬記賬

會計電算化信息系統(tǒng)中使用的電子帳套是由一些列相關財務數(shù)據(jù)庫文件組成的集合體。帳套中所有會計相關數(shù)據(jù)和信息都是數(shù)據(jù)庫文件形式，舉例來說，未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。記賬功能是電子帳套在處理數(shù)據(jù)過程中的主要功能，記賬功能使錄入的會計憑證的數(shù)據(jù)在多個數(shù)據(jù)庫文件中更新傳遞，而且由于電子記賬中特有的實時記賬、模擬記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能使得財務軟件使用過程中不用重復抄錄，攻克了手工記賬重復轉抄的劣勢。

1 實時記賬

在電子帳套中登記每一張記賬憑證都不用進行審核憑證就可以直接進行記賬的方式被稱為實時記賬。這種記賬方式既是登記一筆記賬憑證保存后，系統(tǒng)會自動記賬，也就是說每筆憑證之前都不存在未記賬憑證。實時記賬不僅省略了審核過程，而且保存和記賬兩個功能也簡化為一步合成。這種記賬方式輸入憑證就直接生成正式的憑證，而不在存在臨時憑證，不再有審核和記賬過程，錄入數(shù)據(jù)的制單人也將成為數(shù)據(jù)的最終負責人。事實記賬之所以能夠順利執(zhí)行關鍵還取決于會計軟件能夠自動生成機制憑證，并進行實時記賬，這樣才能保證實時記賬在結賬過程也能順利進行。實時記賬簡化了工作流程但利弊共生，記賬過程忽略人工審核只是單方面的進行機械審核，這就違背了會計相互監(jiān)督制約的原則，而且已經(jīng)記賬的憑證就只能進行沖減不能直接進行修改，這就造成軟件中存在大量錯誤和糾錯流程，操作起來就相當麻煩。記賬憑證作為電子記賬的初始數(shù)據(jù)應通過人工和自動雙向審核確保會計數(shù)據(jù)的準確性。因此應對此類記賬方法的審核方面的缺陷進行更有利的改進。

2 模擬記賬

模擬記賬又稱預記賬，這種記賬方法是電子帳使用者能夠掌握憑證是否已經(jīng)記賬，并能知曉記賬后的結果如何。模擬記賬是對臨時憑證記賬結果的一種預演，任何一個臨時憑證都可以由任意一個操作員進行模擬記賬。而且模擬記賬只是作為一個臨時文件存在它和正式記賬的憑證性質不同，不能永久保存、查看、使用，并且不能進行憑證的轉移，數(shù)據(jù)無法傳遞和更新。已經(jīng)進行模擬記賬的憑證實際上依然作為未記賬的憑證保存在臨時憑證文件中，介于模擬記賬的特質很多電子記賬軟件中將已經(jīng)進行模擬記賬的憑證和未記賬憑證放在一個菜單中。

模擬記賬的優(yōu)勢是能對未正式記賬的憑證進行模擬記賬并能進行匯總記賬憑證、試算平衡，這就大大降低了記賬的失誤和錯誤，并且可以隨時掌握經(jīng)營狀況，及時預算同時又能方便分析記賬前后賬簿結果。

3 成批記賬

成批記賬從表面看是批量的對未記賬憑證記性一次性記賬，但并不是像實時記賬那樣可以將臨時憑證直接記賬，成批記賬的前提是審核后的憑證才能進行統(tǒng)一記賬，并不是所有憑證都能進行成批記賬。成批記賬的是特點是審核后都可以記賬，不管單張還是多張都可以直接進行記賬。

現(xiàn)行會計軟件對進入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時間順序和內(nèi)容完整等方面進行自動審核，但無法預防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時多記或者少記等這類憑證錯誤。為了保證電子賬套中會計數(shù)據(jù)的正確性和合法性，不論是用戶錄入的手工憑證還是自動生成的機制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時憑證庫文件”之中，等待相關人員進一步審核。一旦發(fā)現(xiàn)其中的未記賬憑證有錯誤，用戶就能及時進行無痕跡修改，同時還可減少不必要的數(shù)據(jù)存儲；審核無誤的憑證經(jīng)過簽字后仍然要返回存放在“臨時憑證庫文件”之中，只有經(jīng)過成批記賬才能轉移到“正式憑證庫文件”之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節(jié)多和數(shù)據(jù)責任明確等優(yōu)點，因此，它成為各種會計軟件都具有的最基本的記賬功能。

4 恢復記賬

恢復記賬能夠將已記賬憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時憑證庫文件”中，而且要把當時記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷。可見，全面準確地保留記賬線索是會計軟件實現(xiàn)恢復記賬的關鍵技術，現(xiàn)行的會計軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復形式。恢復記賬功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導致的賬證不符問題、重新進行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點，但同時又會給電子賬套帶來了新的財務風險，例如，已達賬項和已核業(yè)務等輔助數(shù)據(jù)被刪除后就不能全面恢復，如果再次記賬將會引起主體賬和輔助賬之間的數(shù)據(jù)不一致；更新過的賬套數(shù)據(jù)與已報告的會計報表數(shù)據(jù)也很可能不符；另外，該功能還給一些蓄意作弊者提供了可乘之機。

因此，現(xiàn)行會計軟件對該功能通過隱藏（使用時再激活）和專人負責（如賬套主管）等方式進行了嚴格管理。權衡恢復記賬功能的利弊，鑒于已記賬憑證的錯誤還可以采用紅沖和調(diào)整方法進行有痕跡修改，筆者建議會計軟件中最好還是不要設置這種記賬功能。

5 跨月記賬

會計工作的基本要求是日清月結，但在實際工作生活中，由各自實際情況導致的結賬日期有可能會延后。如果不考慮特殊情況當月記賬結賬，未計入的待定業(yè)務就只能用輔助賬務的形勢體現(xiàn)當月經(jīng)營情況，如此一來財務人員的工作量增加不說，由于工作量增大，工作中出現(xiàn)錯誤的幾率也將大大增加。跨月記賬的悠詩詩使會計軟件使用者可以在之前月份未進行結賬的前提下可以照常錄入本月記賬憑證而且可以隨時進行記賬。而且會計軟件會根據(jù)記賬憑證的真實時間進行排順序排列，并對數(shù)據(jù)內(nèi)容自動進行更新，不受憑證錄入、記賬日期影響，只要保證數(shù)據(jù)正確即可。會計軟件的原則是本月已經(jīng)對上期賬目進行結賬便不能再錄入上期憑證，但對于未結賬的憑證依然可以進行處理，跨月記賬就是同時支持同一個帳套下有多個可以活動的會計期間，方便賬務處理的同時也極大便利了企業(yè)年度審計過程中的調(diào)賬工作。而且為了保障會計工作的及時性，避免財務人員對其工作一拖再拖，跨月記賬設定跨月記賬的最長期限是兩個月。