適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作

摘 要：新世紀以來，隨著國民經濟和社會科學技術的飛速發展，文書檔案管理工作越來越受到人們的重視，同時其在發展中也面臨著前所未有的發展機遇和挑戰。在目前的檔案管理工作中，只有通過不斷加強管理技術、提高工作人員管理素質、強化檔案管理方法，才能夠更好的提高文書檔案管理效率和作用。文章就文書檔案管理工作要點和重要性進行了分析，提出了在新時期社會高速發展的基礎上，如何做好相關檔案管理工作的要點，以期發揮出拋磚引玉之效。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；服務

文書檔案是目前行政單位工作和辦公活動中不可缺少的基礎性要素之一，是協助企業和單位領導對各項事務進行管理并發揮一定工作優勢的主要手段。在現代化社會發展中，文書檔案作用與日突出，已成為企業領導者決策水平和決策效率的衡量依據。由此可見，在目前的檔案管理工作中，文書人員素質和技術的高低對檔案管理有著重要性影響，同時做好現代文書檔案管工作中最為關鍵的環節，對于整個檔案發展也發揮著不可忽視和替代的作用。

1 文書檔案概述

文書檔案是目前行政單位和企業工作中不可缺少的基礎元素，是協助企業領導處理各項事務工作的主要手段和方法，也是協助企業領導作出正確、科學決策的關鍵所在。

1.1 文書檔案概念

文書檔案是機關、團體、企業、單位以及其他社會組織在經營各項活動中所具備的保存查詢價值的一種文件，也被人們廣泛的稱之為管理性檔案。在目前的文書檔案管理工作中，是針對檔案管理活動中各項事項進行完善和控制的過程，也是目前社會發展中最受人們關注和重視的一項工作模式和工作體系之一。在檔案管理工作中，企業文書檔案管理水平的高低是影響一個企業經濟效益和發展動力的關鍵，也是企業生存和發展的決定性因素之一。在目前的社會發展中，我們只有合理、充分的發揮出其應有的作用，才能夠在工作中真正的實現應有的價值和工作體系。

1.2 文書檔案特點

檔案是由文件轉化而來的一種特殊的文件形式，而文件作為檔案的基礎前提，在管理工作中就需要我們從文件入手去總結和分析，針對檔案管理工作中存在的各種要點和工作模式進行分析和歸納，同時在工作的過程中還需要我們從多個不同的方面深入的探討與研究。文書作為目前企業決策依據，在應用的過程中有著客觀性、實用性、邏輯性和歷史性的特點。

1.3 文書檔案管理的重要性

由于在目前的社會發展中，文書檔案本身具備著專業性、實際性、邏輯性等特點，因此在管理工作中需要我們從政策、機密、專業等多個方面入手去總結，從而保證文書檔案管理的順利、持續、全面進行，使得檔案管理工作中各種資源都能夠得到良好可靠的發揮和認識。特別是在社會主義市場經濟高度發達的今天，做好文書檔案管理工作對于一個企業而言都是十分關鍵和重要的，也是提高企業競爭力發揮的關鍵。在目前的文書檔案管理工作中，其一方面是企業得以發展的基礎平整，另外更是對于未來企業經營活動制定的參考依據。基于這兩方面的作用，就需要我們在檔案管理工作中高度重視其管理工作的整體性和完善性，使得工作中各方面問題都能夠得到有效的處置和解決。

2 文書檔案管理現狀

2.1 基礎普遍較差

在目前的文書檔案管理工作中，多數企業由于多年來一直處于封閉式管理狀態，這就造成了在文書檔案管理工作中對于管理體制和管理流程的認識較差。傳統的文書檔案管理的主要目的是為了保管并避免檔案丟失為主要原則的，這種管理模式下，檔案的應用較低，同時其作用達不到良好的發揮，同時在目前的檔案管理工作中，對于檔案整理規范和規則不統一，不全面，使得檔案管理工作中存在的基礎較差的局面。

2.2 檔案檢索率不高

在傳統的檔案管理工作中，通常的檢索都是以手工搜索為主的，同時隨著社會的發展，各種計算機技術和信息技術也逐步的應用在檔案管理工作中，使得檔案管理逐步形成了計算機為主的管理，但是這種現象仍然是少數，同時由于過去檔案管理人員計算機技術水平低、現象不規范，因此在工作中還需要我們從多個不同的角度入手去總結和研究，并且其中存在的案卷混亂問題較為嚴重，這就形成了檢索率十分低，造成了企業檔案利用率低的現象。

2.3 工作人員素質普遍低

目前的檔案管理工作中，雖然相關單位在工作中都具備著穩定、專業的檔案管理人員，但是文書檔案管理隊伍中還存在著文化程度不高、專業素質不精，在工作中還無法適應新時期檔案事業發展的需要。尤其是進入新世紀以來，隨著新技術和自動化技術的發展，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

3 新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

3.1 要進一步提高文書檔案管理人員的責任意識

文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。要通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務。同時，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.2 要進一步規范文書檔案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。其次，重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫，以保證案卷更加規范。第三，規范題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統一規范題名。我認為規范題名應掌握的原則與要點是填寫題名項要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

3.3 要進一步加強文書檔案管理工作的信息化水平

掌握現代化管理技能，是新時期做好文書檔案管理工作的基礎和保障。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

4 結束語

在檔案工作中更是結合科學技術知識，廣泛的應用先進的信息技術和計算機技術，這也是當前檔案工作者所面臨的主要的困擾和制約因素。提高檔案工作人員的計算機和信息技術的學習方式是提高文書檔案工作效率的基礎前提。