加強醫(yī)院醫(yī)用衛(wèi)生材料的管理

2013-12-31 00:00:00程曉

中國現(xiàn)代醫(yī)生 2013年31期

[摘要] 隨著醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展和不斷完善及醫(yī)療技術水平的日益提高，醫(yī)院衛(wèi)生材料的使用種類數(shù)量和金額在不斷增加，衛(wèi)生材料的管理對于醫(yī)院的成本管理起到非常重要的作用。本文對衛(wèi)生材料管理中存在的部分問題加以分析，針對衛(wèi)生材料進行規(guī)范化管理的幾項具體的問題提出操作建議。

[關鍵詞] 衛(wèi)生材料；管理；問題；建議

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] C [文章編號] 1673-9701（2013）31-0137-03

隨著現(xiàn)代醫(yī)學的不斷發(fā)展，臨床使用的一次性衛(wèi)生材料和醫(yī)用高值耗材品種不斷增加，應用范圍不斷擴大，在醫(yī)療成本構(gòu)成中的比重不斷提高。衛(wèi)生材料是醫(yī)院臨床及醫(yī)技科室在為患者提供醫(yī)療服務過程中使用的一次性及可反復使用的物品，主要包括：治療材料、診斷材料、放射材料、介入材料、口腔材料、心臟材料及一次性用品等[1]，如止血器、手術包、鑷子、吻合器、膠片、起博器及一次性針筒等。衛(wèi)生材料的使用比藥品要復雜，必須進行合理的分類，按用途可分為手術用特殊材料、介入診療用特殊材料、骨科材料、手術用一次性衛(wèi)生材料、一般診療用衛(wèi)生材料[2]、高值耗材等。也可按材料的使用收費情況分為以下幾類：不可收費、可收費經(jīng)簡單醫(yī)囑患者可自行使用的、可收費必須經(jīng)醫(yī)護人員操作的、可收費經(jīng)醫(yī)護人員操作并可重復使用的材料[3]。

1 衛(wèi)生材料管理現(xiàn)狀及問題

目前醫(yī)院衛(wèi)生材料的管理大都有供應品種規(guī)格多、供貨廠商多的特點，采購、入庫、出庫，保證庫房衛(wèi)生材料賬物相符是大部分醫(yī)院衛(wèi)生材料管理的重點[4]。材料領用的管理、領用科室的賬物相符、與患者計費的相匹配、材料成本的計算和材料的內(nèi)控管理流程，是目前衛(wèi)生材料管理的重要工作。

1.1 招標合同管理存在漏洞

表現(xiàn)為招標合同和入庫時的品名及開具發(fā)票的品名不一致，容易發(fā)生品種混淆現(xiàn)象；其次材料入庫價格和招標合同所定價格缺乏核對。

1.2 領用數(shù)量不合理

表現(xiàn)為部分使用科室領用數(shù)量無計劃，缺少領用科室的使用及收費記錄，容易導致材料的浪費。

1.3 零庫存材料管理流程不規(guī)范

零庫存材料是指直接送達各使用科室先使用后入庫、入庫后即出庫、庫房沒有庫存的材料，一般為植入耗材，多以手工單據(jù)為主，根據(jù)已計費的植入單出入庫。在手工單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，如有丟失、涂改等現(xiàn)象難以核對，易發(fā)生錯賬漏賬現(xiàn)象。

1.4 內(nèi)部信息數(shù)據(jù)不規(guī)范

表現(xiàn)為衛(wèi)生材料的名稱不規(guī)范、規(guī)格不齊全、價格調(diào)整不及時、調(diào)價無監(jiān)督，導致使用科室不能按準確的衛(wèi)生材料名稱和價格及時記賬，易發(fā)生誤記漏記，致材料庫存不準確，不能進行準確的成本確認。

1.5 出入庫管理不規(guī)范

表現(xiàn)為衛(wèi)生材料的發(fā)票和入庫單品名不一致，出庫單規(guī)格和實際規(guī)格不一致，另外材料的收費及科室的支出時間脫節(jié)，導致了科室成本核算時收入和成本不能同步配比，影響成本核算的有效性。

1.6 醫(yī)院成本控制存在一系列問題

整體成本控制意識較為薄弱，成本核算較單一，管理制度不完善，職責不明確等[5]：首先采購缺乏計劃性，隨意性較強，醫(yī)務人員申購衛(wèi)生材料時對數(shù)量沒有進行嚴格核算，在實際使用中浪費嚴重[6]；其次衛(wèi)生材料的庫存管理不嚴格；第三監(jiān)督不到位。

2 提高衛(wèi)生材料管理的對策

2.1 建立規(guī)范化采購制度

醫(yī)院應提高對衛(wèi)生材料的重視程度，建立及完善采購申請及供應商資格審查制度，編制科學的采購預算，并嚴格實施[7]，如發(fā)生緊急情況確需進行預算外采購，必須經(jīng)相關部門審批后執(zhí)行。

2.2 加強合同管理、規(guī)范基礎數(shù)據(jù)

由專門的部門（采購部）管理合同，并根據(jù)合同所規(guī)定的品種、價格及供貨單位規(guī)范基本信息（名稱、規(guī)格、單價等）設置系統(tǒng)中的初始信息且控制設置權(quán)限，由專人管理并對其負責，建立完善的合同與材料的對應管理，做到每種材料的數(shù)據(jù)與合同相關的依據(jù)，實現(xiàn)動態(tài)管理，財務部審核其實施；其次，調(diào)價與入庫單、庫存進行系統(tǒng)關聯(lián)，最大限度保證了有序收費[8]；再次設置系統(tǒng)自動對過期的“三證”進行篩查，對到期的合同進行提醒。

2.3 針對不同的衛(wèi)生材料，制定不同的內(nèi)控管理

2.3.1 非植入人體的可收費的常規(guī)耗材對手術材料中價值較高的非植入人體并且可收費的常規(guī)耗材，如縫合線、止血器等，可在各使用科室設置二級管理庫，衛(wèi)生材料庫出庫到各使用科室，各科室在二級庫中入庫，然后根據(jù)收費系統(tǒng)中患者的計費情況下帳，并按月制作進銷存報表，明確此類材料的患者使用追溯，定期對材料進行盤存，可避免耗材的浪費和不合理使用[9]。

2.3.2 植入耗材對于植入人體的耗材，由于這部分材料大都價值高、用量大，各醫(yī)院一般沒有庫存，如介入材料、骨科材料、可吸收夾等，醫(yī)生根據(jù)患者使用情況通知供應商提供，使用完后由手術室登記該材料的規(guī)格、型號等并進行計費，交由收費科核實是否已收費，再交采購部核實材料的數(shù)量及價格，將已核定的數(shù)量交給庫房入庫及出庫到相關使用科室，手續(xù)完善后交財務部根據(jù)發(fā)票和入庫單給供應商結(jié)帳。

2.3.3 不可收費的常規(guī)耗材指一部分必須使用的消耗類材料，無法收費，價值不大的材料，如消毒材料、輸液器、注射針筒、紗布等，也應加強管理，建議采用消耗比例或消耗定額的方法來確定消耗量，如某科室上月共出院患者1 000人，平均住院日為4 d，則按出院人次×平均住院日×1.5，則發(fā)放輸液器6000個。按此方法管理方便，不是太精確，但讓操作人員在思想上加強了自我管理理念，避免管理不善造成的浪費。

2.4 加強衛(wèi)生材料采購計劃的管理

采購部門根據(jù)科室的領用計劃，相關材料要求附二級庫的使用情況，在上批材料基本使用完后，再進行采購；但應保證臨床醫(yī)療的需要。低值常規(guī)耗材按平均月用量進行計劃采購[10]。

2.5 明確材料分類，并且制定不同的領用出庫管理，在確保滿足需求的前提下盡量限制庫存量，以節(jié)約資金的占用

2.5.1 非植入耗材等有二級庫管理的材料所有材料一律先入庫，使用部門（如手術室、供應室設置二級庫）提供上批次二級庫的使用情況明細，向采購部報送采購申請單，采購部向供貨商提出送貨申請，由庫房入庫后，根據(jù)采購申請單發(fā)放到使用科室的二級庫中。

2.5.2 植入耗材科室根據(jù)患者的實際需要，填寫特殊材料申請單，由采購部通知供應商將材料送到醫(yī)院，手術室記帳并在收費科核實已收費的材料后，將申請單送達采購辦核實規(guī)格、單價等，材料庫房據(jù)完善手續(xù)的申請單生成入庫單和出庫單，使用部門在出庫單上簽字確認，并做為付款附件[11]。

2.5.3 不可收費的常規(guī)耗材此類材料以推進全成本核算工作為基礎，細化到具體使用科室的業(yè)務成本，規(guī)定每個領用科室指定專人請領。使用科室根據(jù)消耗比例請領。對于不能確定消耗比例，既不能定量也不能定額地管理材料，由科室根據(jù)需要直接請領[12]。

2.6 收入成本核算要求及時準確

可直接根據(jù)物價部門耗材加價原則核定的已收費記賬信息直接計提使用科室收入，再據(jù)庫房的出庫單對科室進行成本計提，實現(xiàn)了收入和成本的同步配比。

2.7 加強衛(wèi)生材料的驗收及保管

衛(wèi)生材料入庫前，須驗收質(zhì)量及批號效期是否合格，還有包裝是否符合有無破損、是否達到無菌要求，對于驗收合格的材料，及時辦理入庫手續(xù)。入庫后按衛(wèi)生材料的分類進行存放，要符合衛(wèi)生感染的要求，并便于領用和發(fā)放。醫(yī)院須定期組織人員對材料進行清查盤點。對于過期失效的材料要及時清理防止用于患者。對于即將失效的要上報采購部進行退換貨，減少損失發(fā)生[13]。

2.8 加強衛(wèi)生材料庫存的實時監(jiān)控

衛(wèi)生材料的庫存量應采用現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，由相關部門及人員對庫存情況及衛(wèi)生材料的入庫、驗收、領用、處置等過程進行監(jiān)控，并按時進行盤點，在發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生材料積壓、超量以及快過期的現(xiàn)象時，醫(yī)院應與供應商進行及時地溝通與聯(lián)系，協(xié)商退貨或控制采購數(shù)量。

2.9 衛(wèi)生材料庫房的管理

衛(wèi)生材料是直接作用于患者，還有部分植入人體，因此它的存放要求不同于普通超市及商場的庫房存放，需要有一定的溫度、濕度及擺放要求。①庫房應保持空氣流動，溫度應保持在20℃、濕度在70%左右，以防衛(wèi)生材料發(fā)霉變質(zhì)。衛(wèi)生材料入庫后全部擺上貨架，杜絕了地上的濕氣對材料的傷害，冬夏兩季使用空調(diào)調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫濕度。②對溫度有特殊要求的物品如生物蛋白制劑、異體真皮、心包補片、血氣測試片等按產(chǎn)品的溫度要求存放在冷藏柜中。③庫房可分為3個區(qū)域：合格區(qū)、待處理區(qū)和備用區(qū)。合格區(qū)：指驗收合格后的材料分類擺放的區(qū)域；待處理區(qū)：指驗收時發(fā)現(xiàn)貨物有問題需要退還或與廠家更換的材料擺放區(qū)；備用區(qū)：指醫(yī)院未入庫，因廠家供貨需要一定時間，而又為了不影響材料的供應情況，廠家自愿將材料擺放在醫(yī)院庫房，醫(yī)院入備用庫，但不做醫(yī)院資產(chǎn)及付款處理。④貨架與貨架之間的設置應保證一定的寬度，便于空氣流通和材料的取放。為避免衛(wèi)生材料擺放過期，材料擺放時應按入庫時間的先后順序進行。先入庫的放在上面或前面，后入庫的放在后面或下面，確保先進先出、效期近的先用、效期遠的后用。⑤盡量實行零庫存的方式，量出而入、按使用量采購，對部分科室采用快遞公司配送供貨，利用最小資金使用量及庫存，達到最大的效果。

2.10 加強衛(wèi)生材料財務的管理職能

設立衛(wèi)生材料會計崗位，對各供貨單位衛(wèi)生材料的入庫單進行核對，核對入庫單的入庫數(shù)量及價格是否正確，植入材料的入庫單是否附有患者的資料及醫(yī)生簽字。月底根據(jù)入庫匯總報表核對各供貨單位的入庫單加總金額與報表是否相符，及時清理異常情況，如有退庫及時減帳，據(jù)核對無誤的月終匯總數(shù)據(jù)和供貨單位對帳，對帳無誤后根據(jù)供貨單位的發(fā)票及入庫單填寫付款憑證。

2.11 加強審計工作

審計具有監(jiān)督職能，是醫(yī)院管理的重要手段。審計部門要加強材料采購及使用過程中的審計工作，監(jiān)督合同執(zhí)行情況，審計各部門的使用及申報數(shù)量是否合理[14]，審計衛(wèi)生材料的采購預算和采購計劃數(shù)量、稽查盤點、盈虧處置、衛(wèi)生材料的收發(fā)存管理、成本管理與核算、衛(wèi)生材料收入及折扣情況、衛(wèi)生材料供應商應付款等審計工作，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，提出建設性意見及改進措施。①對合同的細則進行審查，認真核對合同的各項條款，審計合同的真實性、合理性以及供應商的履行能力及資質(zhì)的合規(guī)性。②根據(jù)醫(yī)生衛(wèi)生材料的實際消耗情況，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，避免超出合同規(guī)定的數(shù)量采購而造成庫存的積壓。③審計采購價格的執(zhí)行情況，是否嚴格按合同規(guī)定的價格執(zhí)行并且是否符合市場的普通價格。④審計入庫材料的質(zhì)量，防止以次充好或者規(guī)格型號不符合規(guī)定。

衛(wèi)生材料是醫(yī)院成本中除藥品成本、固定資產(chǎn)折舊、人員經(jīng)費之外的主要成本，更是可控可變成本且是各醫(yī)院管理的薄弱環(huán)節(jié)，加強衛(wèi)生材料管理，規(guī)范衛(wèi)生材料的使用，可有效地節(jié)約醫(yī)院的醫(yī)療成本、減少患者的醫(yī)療費用，優(yōu)化醫(yī)院的管理，提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益[15]。就目前情況，醫(yī)院對于衛(wèi)生材料的管理取得了一定的成績，但還需要進一步提高。總體而言，醫(yī)院在加強衛(wèi)生材料管理的同時應盡量減少衛(wèi)生材料的流轉(zhuǎn)過程，縮短中間環(huán)節(jié)，做好出入庫的管理以及質(zhì)量監(jiān)督，以節(jié)約醫(yī)院成本為原則，減少患者的醫(yī)療費用，保障患者的切身利益，促進醫(yī)患關系，不斷提高醫(yī)院的日常運作與管理水平，保障醫(yī)院的穩(wěn)定與健康發(fā)展。

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