高級商務(wù)英語寫作技巧淺析

【摘 要】商務(wù)英語的學(xué)習(xí)有三個階段：初級、中級和高級。初、中級商務(wù)英語學(xué)習(xí)的目的大多數(shù)是以完成學(xué)業(yè)為主，真正應(yīng)用到實處，能夠在對外商貿(mào)中發(fā)揮作用的是高級商務(wù)英語。在高級商務(wù)英語中，寫作是進(jìn)行涉外貿(mào)易、在外企就職必須掌握的技能。本文以對高級商務(wù)英語寫作的概述開篇，對高級商務(wù)英語寫作提出了三點技巧：明確寫作目的、熟悉商務(wù)文化、巧用行文手法。并總結(jié)了兩點在寫作中應(yīng)注意的事項，希望能夠為學(xué)生提高高級商務(wù)英語寫作能力提供幫助。

【關(guān)鍵詞】高級商務(wù)英語；商務(wù)寫作；寫作技巧

高級商務(wù)英語的學(xué)習(xí)是英語專業(yè)、電子商務(wù)專業(yè)的主修課程之一；由于對外商務(wù)人才的需求量越來越大，進(jìn)行對外貿(mào)易的企業(yè)也在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行商務(wù)英語人才的培訓(xùn)。在商務(wù)英語學(xué)習(xí)中，本著“學(xué)以致用”的目的對學(xué)生進(jìn)行實際能力的培訓(xùn)、研究商務(wù)英語學(xué)習(xí)的技巧，成為一線教師們的工作重點。

一、高級商務(wù)英語寫作概述

1.學(xué)習(xí)高級商務(wù)英語寫作的實際意義

在商務(wù)英語能力的實際應(yīng)用中，口語是交流的最直接方式，聽力是溝通的必要能力，而大多數(shù)時候，涉外貿(mào)易需要通過文字的方式表達(dá)雙方的需求，求職、入職及調(diào)換工作等也需求要書面報告，因此，寫作的應(yīng)用范圍是最廣的。

2.商務(wù)英語寫作中常見的問題

通過對學(xué)習(xí)商務(wù)英語的學(xué)生進(jìn)行寫作能力的調(diào)查和涉外貿(mào)易工作人員對商務(wù)英語寫作的態(tài)度調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)學(xué)生在高級商務(wù)英語學(xué)習(xí)階段存在“可以寫，但寫不出好文章”的問題，涉外貿(mào)易工作人員也認(rèn)為寫作需要技巧。下面就高級商務(wù)英語寫作技巧方面進(jìn)行簡要分析。

二、高級商務(wù)英語寫作技巧

1.明確寫作目的

在高級商務(wù)英語寫作中，寫作的內(nèi)容比初級、中級更為復(fù)雜，電子郵件、信函等體裁仍是應(yīng)該熟悉掌握的寫作內(nèi)容，除此之外，擬定合同、撰寫商務(wù)報告和工作報告，也是高級商務(wù)英語寫作的重要內(nèi)容。因此，高級商務(wù)英語的寫作在內(nèi)容上呈現(xiàn)出文體更復(fù)雜、涵義更具體、目的更廣泛的特點，需要寫作者在行文之前對寫作目的進(jìn)行合理的剖析，作為寫作的基礎(chǔ)。

很多學(xué)生在進(jìn)行商務(wù)英語寫作時經(jīng)常出現(xiàn)“詞窮”、“能寫，但是寫不好”的問題，包括已經(jīng)參加工作的涉外商務(wù)貿(mào)易的員工，在撰寫商務(wù)信函和商務(wù)報告時，也為詞不達(dá)意的問題而苦惱，這是由于對寫作目的分析的不明確造成的。一般BEC考試中都將寫作的目的以中文的形式呈現(xiàn)在考卷上，實際工作中所接到的任務(wù)也是“撰寫一份合同”、“出具本年度對外貿(mào)易報告”、“給某公司工作人員發(fā)送一份邀請函”等，看似寫作的目的一目了然，但只有對寫作目的進(jìn)行深刻的分析，才能夠使行文更加準(zhǔn)確，語言更加豐富。這里的對寫作目的的分析，不僅是對寫給誰，寫什么內(nèi)容的確定，還包括寫作的態(tài)度和希望達(dá)到的目的確定。以商務(wù)洽談中關(guān)于合同意見的交流信函為例，同樣是寫一封信函表達(dá)公司對合同的意見，存在著“我公司處于主導(dǎo)地位，合同談成與否由我公司決定”和“我公司在盡力談成這一合同”兩種態(tài)度，在寫作過程中，就合同可能存在的分歧，因為洽談態(tài)度的不同，存在兩種表達(dá)方式：“Let us imagine a hypothetical case where we disagree.”所表達(dá)的字面意思是“讓我們假設(shè)一個我們不同意的狀況。”這種表達(dá)實際的涵義是表示我方可能存在不同意某個合同條款，而你方需要接受我們的“不同意”的態(tài)度，這是我公司處于主導(dǎo)地位時可以使用的表達(dá)方式；“Just for arguments sake， suppose wedisagree.”所表達(dá)的字面意思是“為了討論各種情形，讓我們假設(shè)我方不同意時的處理方法。”而在用詞“Just”的時候，實際上表示了態(tài)度上的更加誠懇和謹(jǐn)慎，這種表達(dá)方式適合我公司在盡力談成合同的情況，能夠明確地傳達(dá)態(tài)度。通過對寫作目的的深入分析，能夠更加準(zhǔn)確地使用詞匯和短語，從而避免“詞不達(dá)意”、“寫出來的文章感覺不對”的問題。

2.熟悉商務(wù)文化

在高級商務(wù)英語寫作中，另外一個嚴(yán)重影響文章水平的原因是中外的文化差異，這種文化差異不僅存在于日常用語的表達(dá)當(dāng)中，也存在于對某件事情的行為和態(tài)度上。文化差異的產(chǎn)生是由中外政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境差異決定的，由于文化差異的存在，可能導(dǎo)致寫作中不能確切表達(dá)寫作的初衷的問題，這些問題體現(xiàn)在文章給讀者的感覺上，落到實處，就是作者對寫作內(nèi)容的靈活性的掌控不足，導(dǎo)致行文生澀的問題。

學(xué)習(xí)高級商務(wù)英語的人一般目的在于進(jìn)外企工作或者在涉外貿(mào)易方面發(fā)揮自己的能力，與外企接觸，有效地進(jìn)行商務(wù)溝通是商務(wù)英語“學(xué)以致用”的最好表現(xiàn)。然而商務(wù)寫作能力實際的應(yīng)用過程中，很多由于商務(wù)文化不同造成的溝通不良的情況浮出水面。在中國企業(yè)里，商務(wù)文化與社會文化相通，企業(yè)制度與國家公共管理制度類似，具有明顯的層級性和基于集體利益的“公利性”。而在外企當(dāng)中，由于個人主義大背景的熏陶，除了員工必要的職業(yè)道德、責(zé)任心和忠誠度外，更重視員工個人的生活態(tài)度、自我實現(xiàn)和自由意志的表達(dá)。因此，在撰寫商務(wù)信函的時候，應(yīng)注意表達(dá)的內(nèi)容符合外企的企業(yè)文化氛圍，使閱讀者印象深刻，務(wù)必避免中國式的刻板的表達(dá)方式造成的行文死板、內(nèi)容枯燥的問題。以求職信函為例，如BEC考試中出題是撰寫一封求職信函，表達(dá)想要入職某企業(yè)的產(chǎn)品策劃部門的意愿。那么在信函的行文不僅應(yīng)該符合求職信的基本規(guī)范，在內(nèi)容的闡述中，除了以簡潔、明確的語句闡述自己的來歷、教育背景和工作經(jīng)驗之外，在工作能力方面可以列舉以往工作中取得的成就，適當(dāng)?shù)赜谩癐t's my proud”（這是我所自豪的）、“I can prove”（我能夠證明）等表達(dá)，加強(qiáng)個人對工作的自我肯定方面的表述；或者可以介紹自己在業(yè)余愛好中的成果，使用“Allow me to share my...”（請允許我分享……）等比較開放、活潑的表達(dá)，或?qū)η榫w的描述。這種內(nèi)容是與外企商務(wù)文化相符合的，能夠使信函的閱讀者對來信者的狀況有更為具體的理解而且更容易接受。這些基于對商務(wù)文化的理解使用的技巧，不僅能夠豐富文章內(nèi)容，還能夠使文章閱讀者耳目一新，印象深刻。

3.巧用行文手法

在高級商務(wù)英語寫作中，行文手法是能夠區(qū)別寫作能力的要點。高級商務(wù)英語寫作訓(xùn)練不同于初級、中級商務(wù)英語的寫作訓(xùn)練，不僅在寫作內(nèi)容上更為復(fù)雜，而且要求學(xué)生對詞語的靈活運(yùn)用、句子結(jié)構(gòu)的掌握和語言表達(dá)的態(tài)度的分析能力上更上一層樓。學(xué)生在寫作中存在“詞不達(dá)意”、“越寫越亂”的問題和因為單詞不能拼寫導(dǎo)致意思不能表達(dá)的問題，可以通過巧妙地運(yùn)用行文手法解決。

行文手法包括文章的結(jié)構(gòu)安排、每段的句子邏輯關(guān)系、句法的使用、詞語的使用等。在撰寫商務(wù)文章當(dāng)中，存在著兩種基本的態(tài)度，即正式的和非正式的。在確定寫作目的的情況下，根據(jù)兩種基本寫作態(tài)度，靈活的使用行文手法，能夠為文章增色。正式的商務(wù)文章一般有固定的寫作模式，要求句子邏輯嚴(yán)密、因果關(guān)系明確、條理清晰，句法多以復(fù)句使用為上，詞語的運(yùn)用也力求準(zhǔn)確、專業(yè)；而非正式的商務(wù)文章則可以靈活調(diào)整文章的結(jié)構(gòu)，句子的邏輯表達(dá)方式更輕松，可以多使用短句子，如果出現(xiàn)不能準(zhǔn)確表達(dá)的詞語，可以用其他短語替代。如在正式的商務(wù)文章中，某幾個因果關(guān)系應(yīng)并列闡述，以“因——果、因——果、因——果，總結(jié)”邏輯體現(xiàn)，而在非正式的商務(wù)文章中，因果關(guān)系也許并不是所要表達(dá)的重點內(nèi)容，可以“因1、因2、因3——總結(jié)”的邏輯簡略體現(xiàn)。在詞語使用上，由于文章態(tài)度主導(dǎo)著不同的語言風(fēng)格，不同的詞語表達(dá)同一個意思，是提高文章水平必要的技巧，如“關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的問題，可以咨詢售后服務(wù)部門，我們將盡快找到問題的原因，并提供幫助”，是正式的商務(wù)文章中的內(nèi)容，其中“關(guān)于”、“咨詢”、“找到”、“幫助”應(yīng)使用“approximately”，“inquire”，“ascertain”，“assist”來表達(dá)；而“關(guān)于您來參觀的機(jī)票問題，可以詢問行政部門，他們會找到最快的解決方法并幫您買到機(jī)票”，是非正式的商務(wù)文章中的內(nèi)容，其中“關(guān)于”、“詢問”、“找到”、“幫助”可以使用“about”，“ask”，“find out”，“help”來表達(dá)。

三、高級商務(wù)英語寫作的注意事項

1.遵循“6C”原則

6C原則是商務(wù)英語寫作的基本原則，即準(zhǔn)確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）和禮貌（Courtesy）。在寫作中時刻注意6C原則，寫出的文章就能夠保證最基本的質(zhì)量。

2.重視細(xì)節(jié)

細(xì)節(jié)是商務(wù)英語寫作能力高低的指標(biāo)之一。細(xì)節(jié)包括詞語的使用、句法的排列和行文的邏輯性以及在寫作目的基礎(chǔ)上的文章潤色。同樣一封郵件，高級商務(wù)英語學(xué)習(xí)者寫出來的與初級、中級學(xué)習(xí)者體現(xiàn)在行文的流暢性、語詞的豐富性上的差別，就是重視細(xì)節(jié)之后的能力的提升。

四、結(jié)論

綜上所述，高級商務(wù)英語的寫作是高級商務(wù)英語學(xué)習(xí)中最常使用到的技能之一，是每個學(xué)習(xí)高級商務(wù)英語并希望在涉外貿(mào)易方面和外企工作的學(xué)生必須并且應(yīng)該熟練掌握的一門知識。高級商務(wù)英語寫作看似簡單，實際是學(xué)生詞匯掌握量、英語文化知識、邏輯分析能力和行文能力的綜合體現(xiàn)。明確寫作目的、靈活運(yùn)用自己的商務(wù)文化知識，重視行為手法的練習(xí)是出色完成高級商務(wù)英語寫作的基本技巧。同時，應(yīng)時刻牢記“6C”原則，從細(xì)節(jié)方面檢查和反思寫作的結(jié)果，將對寫作能力的提高大有益處。

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