淺談學校檔案管理工作的現代化建設

摘 要 檔案管理為人類活動出現的最為真實的記錄，為認識與把握客觀規律最為重要的依據，通過合理的檔案管理，人們能夠最好的數值過去、把握現在，甚至是預知將來；同時通過檔案的管理，可以有效的促進所有工作的順利展開，隨著我國科學技術的不斷進步與人口的急促增長，檔案管理工作亦越來越重要。

關鍵詞 檔案管理 現代化建設 分析研究

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

1 學校檔案管理工作之信息化

所謂檔案的信息化，也就是在國家相關部門的統一組織與規劃下，于檔案的管理活動至綜合使用現代信息技術對檔案的信息資源實施處置，提供服務與管理。檔案信息化換句話說就是，檔案管理模式必須由傳統的以檔案的實體保存為關鍵向著檔案實體此類主要形式作為社會提供服務中重點的轉變過程。①

現階段不管是從國家亦或是到地方政府、教育局等都非常關注高校檔案管理，目前幾乎所有的高校都已經構建起了計算機局域網，另外，為了能夠有效強化文字以及資料的保存與保密，某些學校不允許接入互聯網，甚至直接實施單機操作，保存資料的計算機要和網絡實施一定隔離。不過隨著計算機技術以及互聯網計算的不斷進步，比如密碼計算的完善、語音識別的出現以及指紋技術的發展，在某種程度上說將使得文件資料之安全保密性有了很大的提升。而對電子文件以及資料的真偽識別等，也會隨著電子文件的簽署技術的使用，于收文機關與學校之間構建一種“信任”。需要注意的是，電子文件的簽署和紙質的文件有著很大的區別，它指代簽署主體在電子文件上所留下來的“印記”，這和指紋技術有共同點。在某程度上說都是“唯一”的。這不但指代對此電子文件的責任，以及證實簽署責任人特點之身份，另外還有防篡改、防抵賴以及防利用等功能。此是，收文企業或者機構就可以按照此依據來分辨文件簽署人和文件內容是否真實。隨著信息技術的發展，網絡技術作為信息傳播在主體有著非常大的優點，首先是傳播速度非常之快，其次是傳播的范圍廣，再次所傳播的信息能夠保障最真實，最后傳播成本不高。隨著我國乃至世界性電子文件與網絡建設的不斷改進與發展，人們的信息能夠順利實現共存共享，資源的利用程度也能實現最大化。②

一個學校的檔案管理水平能體現出該學校總體的管理水平，為展示學校精神風貌的窗口。因此，不管以何種理由或者站在哪個角度上說，檔案管理對于一個學校而言都是非常重要。作為學校檔案管理，一定要最大限度的表現出自身存在的最大價值，將其最大的作用發揮出來，質量在此起著非常重要的作用，而借助信息技術的優點正好能夠實現這一點。信息技術使得檔案管理由復雜變得容易，保密等級也有一定的提升。第一，使用信息技術，能夠使得檔案的歸檔資料格式與紙張趨向于統一，同時字體也趨于統一。這些統一就極大的降低檔案工作管理的復雜程度，同時也有效了避免了因為手寫體的字體與筆的色跡不相同而導致管理出現問題，傳統檔案的紙質或者格式盡管可以保障統一，不過卻不能保障整齊或者規范。而目前學校完全實現統一打印，不但有效保障了檔案資料的字跡清晰與整齊，同時對借閱等也非常有幫助。另外，在檔案管理的工作中，如果條件允許的話應該借助電腦技術來打印卷皮，這不但充分的體現出了辦公的自動化，同時也能夠實現無紙辦公。作為檔案管理的工作人員，可以按照卷皮的大小以及本身個格式來設計出打印的格式，按照卷皮題目內容、保管時間、頁數以及案卷號、件數、氣質年月等所在卷提的地方，來實施調整，這樣就能使得打印的內容能夠處于最恰當的位置。

2 檔案管理工作之虛擬化

伴隨著技術的不斷進步，現階段無紙化辦公早已成為現實，原來的以紙張為主要載體的檔案的管理模式亦出現了根本的變革。盡管人類從甲骨文或者竹簡記事至現階段以紙張為載體經過了幾十年的發展，不過無紙化辦公與自動化成了當今社會發展的趨勢，同時逐漸改變檔案工作之實際操作。每一項技術或者每一件事情的出現都有它的偶然與必然，檔案資源的共享為檔案管理的主要目的，而順利支持檔案資源的為一定數量的檔案館藏，在此種情況下，虛擬化就能借助網絡互聯與館際互借來不斷增加館藏，這樣就大大的豐富了檔案資源。假若說將全球范圍內所有的檔案信息均并入至互聯網中，從某個角度看，檔案資源就能夠沒有任何限制的不斷擴大，運至全球任何一個角落，而近至身邊的人，均能夠在有限的時間或者空間內查詢到自身所需要的相關信息以及資料，次這個角度上說就有效的解決了傳統檔案管理中的難點，不但占地極小，同時投入也非常小。所以，學校的檔案管理一定會向著此方向發展，也就是逐漸實現虛擬化與無紙化。

3 檔案管理工作的數字化與縮微化

新技術的不斷使用，尤其是縮微攝影技術以及數碼影像技術的運用給檔案管理順利實現數字化提高了很大的保障。本文所說的檔案信息的數字化，實際上就是借助計算機或者掃描儀等一些新技術把館藏檔案或則資料轉化成電子檔案代碼，最終變成為電子文件，學校是檔案信息數字化之后，能夠借助電腦實施智能化的檢索，同時此種檢索不但速度極快，所檢索的范圍也非常廣。這種技術為檔案的儲存帶來了巨大的幫助，同時也不會因為一些主觀原因而導致檔案出現遺失的現象。而縮微攝影技術也就是將大量的紙質資料或者信息縮微至非常小的縮微品中，同時把它們制作成為電子類文件，其數碼影像則是借助數碼相機與光磁轉換來實現對影像中的信息進行高清晰處理，它們的存在各有各的特點，但是均以電腦來實施識別、管理以及存儲的電子文件，最終形成數據庫。此種方法從本質上有效的解決了由于紙質檔案而為庫存帶來的壓力，同時解決了檔案管理中的很多矛盾。數碼影像技術以及縮微攝影技術的運用，對于影像的長時間保持與及時復雜等都非常有幫助，同時也便于電腦查閱照片案卷。數碼技術與縮微攝影技術的深入發展，給檔案管理能夠實現數字化提高了很大的空間。③毋庸置疑，計算機技術的出現使得全球的時間與空間距離再次拉近，而電子文件的出現則依賴于計算機技術的發展，它有著可塑性和快捷行，有著紙質文件所無法比擬的優點。

4 結語

總而言之，學校檔案管理實現現代化是社會與學校發展的必然結果，設備的改進與現代化的管理模式均不斷激勵著檔案工作人員活到老、學到老，一定要不斷跟上時代的步伐，不斷提升自身的專業素質。努力掌握與學習新的科技術知識，這樣才能最大限度的與時俱進，以適應新時期檔案管理的發展要求。

注釋

① 姜云娜.淺談檔案工作的規范化、標準化管理[J].科技創新導報，2011（5）.

② 孫黎敏.推進檔案標準化 為種業發展服務[J].種子世界，2008（8）.

③ 陳亞敏.推行檔案工作規范化與標準化淺談[J].商情（教育經濟研究），2008（6）.