圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略

摘 要 隨著信息時代的到來，在圖書館的檔案管理工作中出現(xiàn)了一些新問題，因此首先要加強圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高培訓工作，其次要建立健全檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套歸檔。另外，對圖書館的檔案尤其是業(yè)務檔案要提高利用率，使圖書館的檔案真正為圖書館的發(fā)展服務。

關鍵詞 圖書館檔案管理 問題 解決策略

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

Library archives management and the problems of solving strategy

WANG Shan

（Library of Yibin City of Sichuan Province， Yibin， Sichuan 644000）

Abstract With the advent of the era of information， in the library of some new problems appear in the archives management work， so first of all， we must strengthen the library's archives management personnel's comprehensive quality improve training work， secondly should establish and improve the file management system， realize the electronic file and paper file double set of archived in addition， the library file， especially the business to improve the utilization rate of file management， make the library files for the development of library service.

Key words library archives management； problem； solving strategies

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 圖書館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書館檔案能夠真實再現(xiàn)各項工作的真實歷史面貌，不但能夠有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，而且為圖書館從事各項活動提供了各種文字、圖表以及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專業(yè)技術方面表現(xiàn)得參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理的操作流程，有些檔案管理人員存在著知識老化、學歷偏低以及檔案管理水平跟不上時代發(fā)展的問題，這就使得這類檔案管理人員很難適應新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2 管理制度不健全，檔案利用率不高

在圖書館的檔案管理工作中，個別圖書館領導缺乏檔案意識，不但對檔案管理重視程度不夠，還對檔案的利用缺乏必要的認知。這就導致圖書館檔案管理缺乏必要的檔案管理制度，對于檔案管理的收集人員缺乏必要的考核、管理制度，使得有價值的檔案文件缺乏必要的重視以及統(tǒng)一收集。而一些檔案盡管被搜集上來了，但是檔案的開發(fā)利用率卻不高。檔案中一些重要的資料也沒能在科研中得到足夠的重視，致使一些重要的檔案資料再搜集整理的時候缺項漏項，在使用的時候檢索困難，查準率低，對于一些重要的視頻資料更是缺乏整理和管理，造成無法補救和挽回的損失。

1.3 管理部門混亂，電子檔案不能做到實時同步

在圖書館信息資源高度發(fā)展的今天，一些圖書館的檔案管理依舊不能做到電子檔案的實時同步管理。隨著圖書館辦公自動化的不斷提高，圖書館的檔案管理已經(jīng)逐步進入電子文件的檔案搜集整理的時代。但是目前一些檔案管理部門混亂，同時電子檔案錄入不及時，使得一些檔案資料因為缺乏必要的建檔流失。對于一些重要的檔案資料，也缺乏相應的紙質(zhì)檔案的備案，這樣一旦電子檔案存在問題重要的檔案資料就真正流失了。

2 提高圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)

2.1 與時俱進，提高圖書館檔案管理人員的計算機應用素質(zhì)

隨著時代的發(fā)展，一些檔案從業(yè)人員已經(jīng)不能適應現(xiàn)代科技對檔案管理人員的要求。這就需要圖書館領導要加強對檔案從業(yè)人員的理論知識的培訓，不但要在本館內(nèi)定期開展學術交流活動，還要讓檔案管理人員開展相應的館外培訓，使檔案從業(yè)人員能夠最大限度發(fā)揮檔案管理作用。在培訓的過程中，要加強對檔案管理人員的計算機應用技能的培訓，使檔案管人員能夠適應信息時代發(fā)展對電子檔案的需要。

2.2 提高檔案管理人員的檔案管理意識

隨著檔案的現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化的管理不斷加強，檔案管理人員在不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)的過程中，也要不斷提高檔案管理意識，要增強全員檔案意識。同時，在檔案管理工作中，圖書館內(nèi)工作人員要加強交流，多方參與檔案管理。在這個基礎上，要加強對相關人員的檔案業(yè)務的考評工作，促使各科室人員都能積極參與到檔案管理工作中來。

3 建立健全電子檔案管理制度，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套歸檔

3.1 制定檔案管理制度，將圖書館檔案管理工作納入相關人員的績效考核

在圖書館要想使檔案管理工作順利開展，首先需要圖書館領導重視檔案管理工作，不但要建立檔案管理制度，而且要積極調(diào)動檔案管理人員的積極性，將檔案管理工作納入績效考核當中，使檔案管理真正有制度可依。在檔（下轉第239頁）（上接第237頁）案管理室，不但要做到制度上墻，還要讓每一個檔案人員對檔案管理制度熟記于心。

3.2 建立各科室與檔案管理室的電子檔案傳輸網(wǎng)絡，確保電子檔案的真實與完整

圖書館的檔案管理中主管領導要負責檔案管理工作，要使檔案管理室與各科室形成電子檔案的實時傳輸，形成電子檔案管理網(wǎng)絡。各科室的兼職檔案管理人員要能將分散到各科室的文書、基建、科研成果、會議檔案等各項檔案管理工作上傳到圖書館內(nèi)部電子檔案網(wǎng)，便于專職檔案管理人員將資料歸檔，實現(xiàn)集中管理，分科室上傳、分類編目、統(tǒng)一標準的檔案管理制度。在檔案管理工作中，主管領導要定期監(jiān)督檔案搜集整理情況，使圖書館的檔案管理走向規(guī)范化、制度化。在電子文件歸檔的過程中，要根據(jù)電子檔案的不同劃定保管權限，避免電子檔案不會被刪改，并對重要的電子檔案及時備份，而在電子檔案上傳的過程中，要注意標注簽發(fā)人、撰稿人、打印人等，確保電子檔案的真實性。

3.3 實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙套歸檔

盡管信息化時代的到來可以實現(xiàn)無紙辦公，但是不可否認的是，電子檔案由于會受到一些不確定因素的影響，會產(chǎn)生電子檔案丟失的現(xiàn)象。如果僅僅是電子檔案的保存，難保一些重要的圖書館檔案資料存在丟失現(xiàn)象。這就需要在圖書館的檔案管理工作中要實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔，即能預防電子檔案的丟失，也能確保紙質(zhì)檔案與電子檔案形成優(yōu)質(zhì)互補。如在檔案管理的過程中，一些綜合性的電子文件如干部任免、獎懲考核等形成的全套文件和管理性文件以及專業(yè)技術型文件等方面的檔案、上級文件等檔案要實現(xiàn)及時分類歸檔并實現(xiàn)電子、紙質(zhì)檔案雙套歸檔，對視頻、音頻等錄像電子文件要做好電子檔案的備份。

4 對圖書館的檔案尤其是業(yè)務檔案要提高利用率

4.1 加強管理軟件的配備，使圖書館檔案條目清晰，便于查詢

隨著信息時代的到來，檔案管理人員要加強檔案管理軟件的配備工作，使電子檔案管理軟件能夠適應圖書館檔案管理的需要，使檔案管理能夠具有相應的支持軟件以及掃描儀、打印機等硬件設備的支持。而在電子文檔以及紙質(zhì)文檔的歸檔過程中，要加強檔案的分類，確保在需要調(diào)閱檔案的時候能夠方便快捷。

4.2 提高對圖書館檔案的利用率

開發(fā)利用圖書館的檔案對提高圖書館服務質(zhì)量具有重要的影響，因此開發(fā)各類檔案資源、提高檔案的利用率會最大限度發(fā)揮圖書館的檔案在科研管理中的作用。圖書館的檔案管理要通過權限調(diào)閱，使相關人員能夠實時調(diào)閱到需要使用的檔案資料，實現(xiàn)技術創(chuàng)新。

總之，隨著時代的發(fā)展，在圖書館檔案管理工作中出現(xiàn)了一些新問題，這就要求圖書館領導要重視圖書館檔案管理工作，制定相應的檔案管理制度，并加強檔案室與各科室之間的聯(lián)動，使電子檔案能夠實時上傳，并及時歸檔整理。在這個基礎上，要提高圖書館檔案的利用率，使圖書館的檔案能夠真正為圖書館的發(fā)展服務。

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