推行出版項目管理機制的策略研究

摘 要 項目管理機制在出版單位的推行，涉及組織結構的變革、工作流程的再造，是一項復雜的系統工程。本文基于項目管理理論，提出了出版社推行項目管理的策略及步驟，并對項目管理與企業日常運作管理之間的關系進行了探討，有助于項目管理機制在出版社的落實。

關鍵詞 項目管理機制 出版管理 出版社 流程再造

中圖分類號：G231 文獻標識碼：A

Strategy Research of Publishing Project Management Mechanism

BAI Lihua， CAI Wei， QU Shengwei

（Wuhan University Press， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract The implementation of the project management mechanism in the publisher， involving the organization structure change working process reengineering， it is a complicated system engineering based on the theory of project management， the author put forward the strategy of the publishing house to implement project management and steps， and the relationship between project management and daily operation management is discussed in this paper， to help project management mechanism in the implementation of a publishing house.

Key words project management mechanism； published press management； process reengineering

落實出版項目管理機制，就要涉及組織結構的變革、工作階段的劃分、工作流程的再造，這是一項牽涉面廣、工作量大、敏感性強的復雜的系統工程，必須進行全面的規劃與設計，然后在此基礎上科學地、有步驟地進行。要制定科學的程序，再按照這一程序一步一步地實施變革。冒然進行變革往往不但達不到變革的目的，反而容易造成管理工作的混亂。

出版單位從原來的計劃性的事業單位轉變為企業，繼而建立現代企業制度，這中間有很長的路要走，下面討論一些在出版單位推行項目管理機制的策略。①

1 加強項目管理的系統認識

首先要加強出版單位項目管理的系統認識。在相同的條件下，不同的觀念導向的行動會帶來截然不同的商業結果。隨著文化產業的發展，出版單位面臨的市場競爭日趨激烈，出版單位能否在殘酷的市場競爭中立于不敗之地，首先要改造觀念，在觀念上進行革新。觀念支配行為，思維決定出路。先進的觀念總會導向先進的行動。只有當出版單位的領導層及員工們把項目管理看成是一種科學，一種先進的管理方式，而不是看成花拳繡腿或僅改變管理方式的行政手段，那就會主動地學習，并努力參與出版項目管理的創新，建立健全的出版項目管理服務體系，依據專業化、科學化、市場化的標準，按照市場機制的要求來運作出版項目，用市場的手段來經營管理出版項目。②不管在出版項目的資源配置，還是在項目負責人的選擇上，都要按照市場化運作，依據出版項目管理的運行機制開展出版活動。

世界上最難辦的事情之一就是推動變革。依據出版單位行政管理的方式來看，其實出版單位的高、中層領導，尤以高層領導的是變革的最大阻力。在目前出版單位普遍采用直線職能型結構的情況下，想改變面向職能、過程的條塊管理模式，推行出版項目管理，應從社長、總編這一層入手，在管理團隊中進行有效的宣貫，達成推行現代出版項目管理的共識。并且充分討論，認真調研，擬定推行出版項目管理的目標、時間進度、資源配置方案、過程管控、反饋、評估等關鍵環節。③只有領導層下決心從企業的發展長遠考慮，推行出版項目管理制，并且在員工的配合下，真正推行項目管理，出版項目管理制才會在出版單位落實，并且生根發芽、茁壯成長。

因此，首要問題是抓好出版項目管理制變革的宣貫，開展出版項目組織理論和項目組織設計的培訓，結合本單位的實際，明確出版項目管理的意義、目標、原則及方法；積極宣傳項目管理制變革的必然性、重要性、長期性和艱巨性；要明確變革的目的是實現企業發展戰略、完成企業任務目標。不能將項目管理制的實施理解為單純的機構調整和人事安排。其次，項目管理制實施方案要經過認真調研和精心組織，多次醞釀，力求方案完備且具備可操作性。而且出版項目管理方案的實施，要有時間表和路線圖。有條件的先進行試點，然后根據條件逐步推廣。最后，在變革的全過程中，要深入細致地做好思想政治工作，消除阻力，保證穩定，力求不發生重大的曲折和反復。

2 科學推進項目管理

對于落實出版項目管理制的程序，按照科學的管理方法，應包括四個階段：診斷階段、計劃階段、執行階段以及評價階段。大致可分為以下程序：

2.1 提出愿景

首先要做的是提出需求，提出推行出版項目管理制需要變革的目標和問題。設計清晰的推行現代項目管理的長遠規劃，讓出版單位員工聽明白、感興趣，繼而產生推行項目管理機制的企盼和行動。

2.2 診斷分析

2.2.1 調查

調查的目的是為了系統掌握出版單位的現狀，包括三種方法：

（1）系統收集現有資料。這些資料包括職位說明書、組織圖和組織手冊、出版業務流程圖、人員編制、部門及項目組人員的績效評估制度等。借助這些資料，可以系統地評估出版單位的當前狀況和某些缺陷。④

（2）組織問卷調查。問卷調查方法屬于抽樣調查的一種，其主要對象是出版單位的全體員工，以及出版單位相關機構，如印刷廠、圖文制作公司、中間商等。問卷調查方法通過用較短的時間和比較科學的方法，具體了解企業員工及相關合作者對出版單位狀況、問題的意見。

（3）面談及小型圓桌會議。借助問卷調查當然可以獲得比較系統的認識，可以作出定量的統計分析。但靠問卷調查是難以回答一些深層次的問題，無法了解問題的原因，以及這些問題之間的內在聯系和問題的主次關系。這就需要借助個別當面溝通，或者小型圓桌會議，作進一步的定性調查，直接了解員工的想法，也可進行機制變革的宣貫。

2.2.2 企業分析

通過調查掌握了出版單位真實的資料和情況后，下一步的重要工作是進行系統分析。通過系統分析，可以明確出版單位現行運行機制中存在的問題，為提出變革方案打下基礎。從總體上說，大致可以歸納為以下五個方面：

（1）部門及職能分析。機制的變革最直接的體現就是組織職能的變革。所以，針對出版企業，該分析的主要內容包括：隨著出版單位內外部環境的變化而導致出版單位經營戰略的改變，需要增加哪些新組織？比如當前的數字出版就需要增加新的組織。需要增加哪些職能？哪些職能需要加強？哪些傳統出版業務已經弱化的部門及職能可以取消或合并？哪些職能是對實現出版單位戰略起關鍵性作用？要仔細分析職能的性質和類別，從它對企業作出的貢獻進行評估。哪些是產生成果的職能（如市場營銷、產品開發和制造）？哪些是可以增加其他部門收益和成果的保證性職能（如各種標準和規章制度、質量和財務等監督業務、教育培訓業務）？哪些是附屬性職能（如出版單位中的圖文制作）等。⑤

（2）決策評估。要想確定各個管理層次、各管理部門職責與權力，那就要進行決策評估，因為決策過程貫穿于整個出版單位經營管理過程的始終。決策評估的主要內容包括：為了實現出版單位的戰略，應當有哪些決策？這些決策各應由出版單位中的哪些部門來制定？決策制定將涉及或影響到哪些相關的業務？決策制定應當由哪些部門的管理人員參與？決策制定后應通知哪些部門的管理人員？變革的決策對出版單位的影響如何？

（3）組織關系分析。關系分析就是對出版單位各組織層次之間、各組織之間相互關系的分析，主要包括：出版單位某一部門應當包括多少職能和哪些職能？有哪些部門之間的職能重復過多或銜接不夠？出版單位業務部門與職能部門是否存在矛盾？哪些部門應當擔負直接指揮還是輔助服務？該部門的業務工作應當與哪些組織和人員發生關系？要求什么人對該部門提供配合？各部門間的協調配合工作組織得如何？有何效果？

（4）工作流程分析。工作流程分析的關鍵在于確定出版單位業務流程或系統流程中存在的工作步驟之間或子系統之間的銜接問題、影響因素以及產生原因等。主要包括：確定出版流程；確定銜接問題；分析問題的原因；提出解決方案。

（5）負荷分析。以出版項目為中心，將它們所涉及到的各項出版業務流程的工作任務逐一列出，評估每項任務的工作量，了解各部門的工作能力，清理工作量不足或者忙閑不均的現象。

2.3 計劃執行

出版單位在推行項目管理時不能操之過急，要循序漸進，首先進行全員出版項目管理培訓和教育，促使全體員工了解出版項目管理，可以用通用的項目管理術語進行溝通，了解出版項目管理的九大知識體系，掌握有效的出版項目管理工具；利用每一次出版項目的運行，使出版單位從上到下由過去“滿足部門的要求”轉變到“滿足項目的要求”。在出版單位形成一種支持出版項目管理行為的文化氛圍，使出版項目管理得到企業全體員工的認同，使管理團隊及員工意識到出版項目管理的意義；出版單位要用成功執行的出版項目示范，把所有相關的過程（出版項目管理、質量管理、效益管理、風險管控等）綜合為一個以出版項目管理為核心的單一方法，更好地實現協同效應和過程控制，構建科學的項目管理體系。

2.4 效果評估及反饋

檢查、分析、評價改革的效果和存在的問題。確立評估體系時，將新的出版項目管理體系與舊有的管理體系相比、與橫向的同行業相比，得出有效的評估指標。確?？茖W性、公開性、公正性和可接受性。同時要及時將評價結果進行反饋，對原定改革方案和計劃做出修正。

3 結語

項目管理機制是在出版社推行的一項牽涉面廣、工作量大、敏感性強的復雜的系統工程，必須進行全面的規劃與設計，然后在此基礎上科學地、有步驟地進行。要制定科學的程序，再按照這一程序一步一步地實施變革，并且要厘清項目管理與企業日常運作管理的關系，這樣才能順利在出版社推行項目管理機制。

注釋

① 楊平.基于圖書出版的項目管理方法應用研究[D].武漢：武漢大學，2005.

② 李新妞.圖書出版項目管理研究[D].北京：北京印刷學院，2006.

③ 劉堅.出版項目制——中小出版社持續發展的新思路[J].科技與出版，2007（9）：15-17.

④ 申薔.淺談數字出版環境下的項目管理編輯的職責和素質[J].中國編輯，2008（4）：69-70.

⑤ 竇昊.策劃編輯項目管理能力培養[J].科技與出版，2008（7）：65.