精益思想與精益教學(xué)管理

摘 要 精益教學(xué)管理是以精益思想為指導(dǎo)，通過(guò)消除浪費(fèi)，提高工作效率和管理效能。即僅僅在必要時(shí)，利用最小最合理的資源，采用合理的服務(wù)和監(jiān)管手段，為服務(wù)對(duì)象提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)師生滿意，顧客滿意。本文以教學(xué)管理工作中新生報(bào)到注冊(cè)和聽(tīng)課流程為例，分別采用價(jià)值流分析方法和BPR和ECRS分析方法對(duì)管理流程進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 精益思想 精益教學(xué)管理 價(jià)值流分析法 BPR分析法 ECRS分析法

中圖分類號(hào)：G424 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Lean Thinking and Lean Teaching Management

LI Ping

（Beijing Information Technology College， Beijing 100015）

Abstract Lean teaching management is guided by lean thinking， through eliminating waste， improving work efficiency and management efficiency. That is only when necessary， the use of the smallest and most reasonable resources and regulatory services， using reasonable means for clients to provide the best quality services， to achieve students and teachers' satisfaction， and customer's satisfaction. In this paper， take the freshmen registration and lectures process in the management of teaching for example， uses of value stream analysis methods BPR and ECRS analytical methods to deeply analyze the management processes， identify problems and suggest improvements.

Key words lean thinking； lean teaching management； value stream analysis methods； BPR analysis methods； ECRS analysis methods

精益思想來(lái)源于20世紀(jì)80年代的日本豐田生產(chǎn)方式（即精益生產(chǎn)），其核心價(jià)值是通過(guò)消除浪費(fèi)降低成本，提高效益。精益管理是精益生產(chǎn)理論的擴(kuò)展，是以精益思想為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)以最小投入獲得最高回報(bào)的管理模式。

科學(xué)高效的教學(xué)管理是教學(xué)質(zhì)量保證的重要環(huán)節(jié)之一。教學(xué)管理工作具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、復(fù)雜度高的特點(diǎn)，將精益思想引入教學(xué)管理中，能夠有效提高教學(xué)管理效率、降低管理成本，獲得更高的教學(xué)管理效益。

1 精益思想和精益教學(xué)管理

1.1精益思想

精益管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。①?gòu)?qiáng)調(diào)用更少的人力、更少的空間、更少的投資、更短的時(shí)間生產(chǎn)符合客戶需求的高品質(zhì)產(chǎn)品。具有規(guī)則性、服務(wù)性、系統(tǒng)性和細(xì)節(jié)性。②精細(xì)化管理的重點(diǎn)是梳理并疏導(dǎo)業(yè)務(wù)流程，找出關(guān)鍵點(diǎn)，采用科學(xué)方法解決問(wèn)題，消除浪費(fèi)、降低成本、提高效率、確保產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量、提升整體效益。精細(xì)化管理并不是只重視細(xì)節(jié)，更不是簡(jiǎn)單的量化管理，其核心是做正確的事，用正確的方法做事（先優(yōu)化、再細(xì)化），實(shí)現(xiàn)復(fù)雜事情簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單事情流程化、流程事情定量化、定量事情信息化。③

1.2精益教學(xué)管理

精益教學(xué)管理是以精益思想為指導(dǎo)的教學(xué)管理，目的是消除浪費(fèi)，提高工作效率和管理效能。即僅僅在必要時(shí)，利用最小最合理的資源，采用合理的服務(wù)和監(jiān)管手段，為服務(wù)對(duì)象提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)師生滿意。

2 新生報(bào)到注冊(cè)價(jià)值流分析及精益管理

精益思想的關(guān)鍵是從服務(wù)對(duì)象的角度確定價(jià)值，一個(gè)完整的價(jià)值流包括增值和非增值活動(dòng)，價(jià)值流管理就是通過(guò)繪制價(jià)值流圖進(jìn)行價(jià)值流分析，發(fā)現(xiàn)并消滅浪費(fèi)、降低成本，贏取最大效益。從精益行政管理角度看，教務(wù)管理工作主要存在六種浪費(fèi)：一是不必要的管理環(huán)節(jié)。例如數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，沒(méi)有必要的審核、簽字和蓋章，沒(méi)有必要召開(kāi)的會(huì)議等。二是資源利用不合理，包括過(guò)多的行政命令和干預(yù)，常規(guī)業(yè)務(wù)缺少授權(quán)和明確的職責(zé)分工，超標(biāo)招待和采購(gòu)，辦公用品大量囤積等。三是過(guò)量的文件和數(shù)據(jù)，如沒(méi)有必要收集的數(shù)據(jù)，沒(méi)有必要編制的計(jì)劃、文件和報(bào)告等。四是不必要的轉(zhuǎn)移和搬運(yùn)。例如經(jīng)常搬運(yùn)文件和物品，過(guò)多的郵件附件，沒(méi)有必要的復(fù)印件，無(wú)效表單等。五是經(jīng)常返工。例如計(jì)劃不合理導(dǎo)致的返工，文件數(shù)據(jù)退回導(dǎo)致的返工，相同業(yè)務(wù)不同做法導(dǎo)致的返工，公文的多次修改等。六是不斷等待。例如等待審批，等待接收數(shù)據(jù)，等待系統(tǒng)重啟等。

下面以教務(wù)管理工作中新生報(bào)到注冊(cè)為例，進(jìn)行價(jià)值流分析，如圖1所示。

存在的主要問(wèn)題是：辦事周期過(guò)長(zhǎng)，但處理時(shí)間短、等待時(shí)間長(zhǎng)。學(xué)生無(wú)論辦哪一件事都是要先排很長(zhǎng)的隊(duì)伍，為了辦理2～3分鐘的事情需要等待20多分鐘。而且流程中無(wú)價(jià)值環(huán)節(jié)占的比重過(guò)大，辦理整套的手續(xù)走的路程過(guò)長(zhǎng)，往返于幾棟教學(xué)樓之間數(shù)次多，做很多的無(wú)價(jià)值活動(dòng)，并且紙面化程序太多。幾個(gè)環(huán)節(jié)都需要查看公文記錄，沒(méi)有功能強(qiáng)大的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，分工過(guò)于精細(xì)， 各部門職能分離。辦理各個(gè)手續(xù)的工作人員沒(méi)有溝通，有的甚至不知道辦理其它手續(xù)的具體位置。

改進(jìn)一：采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)將學(xué)生詳細(xì)信息進(jìn)一步采集整合，將流程中的注冊(cè)和繳費(fèi)合并，財(cái)務(wù)處完成繳費(fèi)操作后，系統(tǒng)自動(dòng)更新該生信息，生成已繳費(fèi)標(biāo)志信息。這種技術(shù)的運(yùn)用可將流程總周期大大縮短。

改進(jìn)二：改變布局，減少銜接時(shí)間。原來(lái)從宿舍到圖書(shū)館要走1200s 的路程，使總周期加長(zhǎng)。現(xiàn)在為了減短行走路程，改變?cè)O(shè)施布局。將教材銷售點(diǎn)搬至宿舍大廳，學(xué)生可以自由選擇辦理住宿和購(gòu)買教材的順序，縮短了排隊(duì)時(shí)間，加大了增值環(huán)節(jié)的比重。

改進(jìn)三：加強(qiáng)各環(huán)節(jié)工作人員的聯(lián)系。每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人要及時(shí)地和其他環(huán)節(jié)保持聯(lián)系，增加溝通。對(duì)某一時(shí)刻某一等待服務(wù)人數(shù)過(guò)多的環(huán)節(jié)及時(shí)進(jìn)行分流，使整個(gè)流程更加高效。

改進(jìn)后的價(jià)值流圖如圖2所示，改進(jìn)后的辦理總時(shí)間為4320s，有效作業(yè)時(shí)間為3660s，有效率為84.7%。

3 聽(tīng)課流程BPR和ECRS分析及精益管理

聽(tīng)課是質(zhì)量監(jiān)控的重要手段，是教師相互學(xué)習(xí)、提高教學(xué)水平的有效途徑。目前，聽(tīng)課工作包括校外督導(dǎo)專家聽(tīng)課、校內(nèi)專職督導(dǎo)員聽(tīng)課、校內(nèi)兼職督導(dǎo)員聽(tīng)課、領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課、教師相互聽(tīng)課、公開(kāi)課聽(tīng)課5種類型，分別由教育督導(dǎo)室、教務(wù)處（辦）和教學(xué)系（部）組織落實(shí)，工作流程按職能部門進(jìn)行劃分，如圖3、圖4、圖5所示。

存在問(wèn)題：（1）從聽(tīng)課人的角度劃分聽(tīng)課形式，類型過(guò)多，且每一類聽(tīng)課工作的任務(wù)目標(biāo)不明確。這種分類方式導(dǎo)致工作量大，重復(fù)率高，有效性差。（2）將不同類型的聽(tīng)課工作分配給不同的職能部門，每個(gè)職能部門只完成流程中的部分工作。這種分配方法體現(xiàn)了“部門職能中心”的管理思想，工作重點(diǎn)是部門職能的協(xié)調(diào)，而不是流程本身的運(yùn)行。這種管理方式導(dǎo)致工作障礙多、時(shí)間浪費(fèi)大、辦事效率低、整體效益差。（3）整個(gè)流程涉及部門多，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移多，手工操作多，錯(cuò)誤率高。（4）將被聽(tīng)課人（任課教師）置于考核對(duì)象的地位，過(guò)分放大了教學(xué)檢查和考核評(píng)比的功能，忽略了教師的主體作用和教學(xué)實(shí)際。這種管理思想不利于發(fā)揮教師的積極性和主動(dòng)性，不利于教學(xué)質(zhì)量的整體提高。

采用BPR和ECRS法對(duì)現(xiàn)有聽(tīng)課流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。BPR指業(yè)務(wù)流程重組，其原則是：（1）目標(biāo)為導(dǎo)向調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，打破職能部門的界限，由一個(gè)人或一個(gè)工作組完成業(yè)務(wù)的所有步驟。（2）讓執(zhí)行者有決策權(quán)，消除信息傳輸過(guò)程中的延時(shí)和誤差，并對(duì)執(zhí)行者有激勵(lì)作用。（3） 各種重組過(guò)程都需要數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的支持。流程重組不強(qiáng)調(diào)“革命性”和“徹底性”，而是追求“實(shí)效性”和“可行性”。ECRS分析法用于對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，以減少不必要的環(huán)節(jié)，達(dá)到更高的效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、調(diào)整順序（Rearrange）、簡(jiǎn)化（Simplify）。

圖3 教務(wù)處（辦）負(fù)責(zé)的聽(tīng)課工作流程

圖4 教育督導(dǎo)室負(fù)責(zé)的聽(tīng)課工作流程

對(duì)聽(tīng)課流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化的原則是：（1）以教師和學(xué)生為中心，調(diào)整內(nèi)部的管理工作。（2）以流程為中心，教務(wù)管理人員作為一個(gè)整體成為整個(gè)流程的一部分，每個(gè)成員都必須對(duì)學(xué)生和社會(huì)負(fù)責(zé)。（3）團(tuán)隊(duì)精神和扁平化組織。壓縮組織，使組織扁平化，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神，將個(gè)人的成功與其所處流程的成功作為一個(gè)整體進(jìn)行考慮，將基于個(gè)人的“以人為本”原則轉(zhuǎn)變?yōu)榛趫F(tuán)隊(duì)的“以人為本”原則。

圖5 教學(xué)系（部）負(fù)責(zé)的聽(tīng)課工作流程

4 結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)管理精細(xì)化勢(shì)在必行。樹(shù)立教學(xué)管理精細(xì)化理念，采用精細(xì)化管理技術(shù)，可以有效降低管理成本，增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)，提高管理效能。

精細(xì)教學(xué)管理體現(xiàn)在成本管控精細(xì)化、執(zhí)行力管控精細(xì)化和銜接配合管控精細(xì)化三個(gè)方面。實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理精細(xì)化的關(guān)鍵是更新管理觀念，樹(shù)立全局觀念、時(shí)間觀念，強(qiáng)化效率意識(shí)、成本意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。重點(diǎn)是優(yōu)化辦事程序、健全規(guī)章制度、落實(shí)崗位責(zé)任、依托OA系統(tǒng)構(gòu)建協(xié)作管理平臺(tái)。

注釋

① 張亞莉.淺議企業(yè)推行精細(xì)化管理的重要性.才智，2012（14）：350

② 伏忠文.談山積圖在精益管理中的應(yīng)用.科技信息，2012（20）：401-403

③ 賀如國(guó).KG公司檢驗(yàn)系統(tǒng)精細(xì)化管理案例.企業(yè)改革與管理，2012（4）：33-34