論高校外事接待

摘 要 隨著高等學(xué)校邁向國際化趨勢(shì)日益擴(kuò)大，高校外事接待工作變得尤為重要。本文主要從高校外事接待應(yīng)堅(jiān)持的原則、外事接待的三大階段、外事接待中的涉外禮儀以及如何提高外事接待的質(zhì)量四方面來探討當(dāng)代高校外事接待的內(nèi)涵，旨在國際交流中樹立良好的高校形象，實(shí)現(xiàn)高校外事工作的科學(xué)有序的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 高校 外事接待 涉外禮儀

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高等院校的外事工作是學(xué)校對(duì)外交流的重要樞紐，也是使學(xué)校置身于國際化辦學(xué)氛圍的重要內(nèi)推力。千頭萬緒的外事工作包含諸多方面，其中的外事接待扮演著舉足輕重的角色。外事接待質(zhì)量的好壞直接決定了高校對(duì)外交流的深度與廣度。高校外事接待工作應(yīng)該在遵守各項(xiàng)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，規(guī)范有序、合理合情、靈活有效地開展，并充分體現(xiàn)出高校特色。①

1 外事接待應(yīng)堅(jiān)持的原則

1.1 舉止文明

外事接待需堅(jiān)持“舉止文明”的原則。狹義上，外事人員舉手投足所代表的是個(gè)人與學(xué)校形象，廣義上，其所代表的是國家形象。外事接待中，個(gè)人形象指?jìng)€(gè)人的精神面貌與生活態(tài)度，舉止文明體現(xiàn)了個(gè)人飽滿的精神狀態(tài)與積極向上的生活理念。學(xué)校形象指高校自身的文化定位，舉止文明體現(xiàn)了一所高校具有講文明、樹新風(fēng)的濃郁氛圍。國家形象指中華民歷來以久的待客之道，舉止文明體現(xiàn)了中國“有朋自遠(yuǎn)方來，不亦樂乎”的悠遠(yuǎn)傳統(tǒng)。

1.2 準(zhǔn)備充足

外事接待需堅(jiān)持“準(zhǔn)備充足”的原則。正所謂“人無遠(yuǎn)慮，必有近憂”，外事接待的準(zhǔn)備工作尤為重要，其主要包含以下幾個(gè)方面：第一，制定接待計(jì)劃。外事人員需提前對(duì)整場(chǎng)接待擬定詳細(xì)計(jì)劃。第二，制定應(yīng)急預(yù)案，對(duì)外事接待中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況做好心理預(yù)設(shè)，預(yù)先擬定解決方案。第三，做好接待輔助工作。接待輔助工作主要有制定歡迎標(biāo)語、預(yù)訂食宿地點(diǎn)、安排人員與車輛等。此三方面的準(zhǔn)備直接決定了外事接待的質(zhì)量。

1.3 遵守禮儀

外事接待需堅(jiān)持“遵守禮儀”的原則。古語云：“倉廩實(shí)而知禮節(jié)，衣食足而知榮辱。”隨著我國改革開放步伐的跨進(jìn)式發(fā)展，高校對(duì)外交流的層次與規(guī)模也在尋求突破式的擴(kuò)展，中華民族素來是禮儀之邦，外事人員接待外賓時(shí)，要始終貫徹以禮待客的主旨。不僅要充分尊重外賓的特殊風(fēng)俗習(xí)慣，而且還要堅(jiān)持“主隨客便”的原則。即在我方條件允許的前提下，應(yīng)盡量照顧、體諒來訪的外方人士，并且努力滿足對(duì)方合乎情理的正當(dāng)要求，從而真正令對(duì)方產(chǎn)生“賓至如歸”之感。②

1.4 不卑不亢

外事接待需堅(jiān)持“不卑不亢”的原則。不卑不亢包含兩層涵義，一方面，需要努力做到“不卑”。在對(duì)外交往中，要以自尊、自重、自愛和自信為基礎(chǔ)，表現(xiàn)得堂堂正正、坦誠樂觀、豁達(dá)開朗、從容不迫、落落大方。③雙方院校的合作交流是建立在“互惠、互利、平等”的基礎(chǔ)上，外事人員不應(yīng)以仰視的姿態(tài)來接待外國外賓，外事接待中主賓雙方是平等的。另一方面，需要努力做到“不亢”，與外國人打交道時(shí)，務(wù)必在堅(jiān)持開拓進(jìn)取的同時(shí)，虛心學(xué)習(xí)其他國家先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)和有益的文化，積極吸取、借鑒世界文明的一切成果，博采天下之長，彌補(bǔ)己方之短。④

1.5 從容應(yīng)急

外事接待需堅(jiān)持“從容應(yīng)急”的原則。“從容”是指人的舉止行動(dòng)舒緩而不急迫，在事物發(fā)生變化時(shí)，能沉著、鎮(zhèn)定、泰然自若以對(duì)，正所謂“處事從容日月長”。外事接待中較容易出現(xiàn)突發(fā)狀況，例如，安排的車輛由于交通擁堵不能準(zhǔn)時(shí)前往指定地點(diǎn)接待外賓，此時(shí)外事人員應(yīng)理智沉著地分析狀況，采取應(yīng)急措施。如車輛能在數(shù)十分鐘內(nèi)到達(dá)，則應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，可否放慢談話或是參觀的節(jié)奏，以保證車輛的按時(shí)抵達(dá)。如車輛不能在較短時(shí)間內(nèi)到達(dá)，那么應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，可臨時(shí)調(diào)派就近的車輛前來接待外賓，同時(shí)向外賓解釋原因，表達(dá)歉意，請(qǐng)外賓耐心等候。

2 外事接待的三大階段

2.1 前期準(zhǔn)備工作

外事接待的前期準(zhǔn)備工作，使得接待工作的具體環(huán)節(jié)有章可循。主要包括以下幾點(diǎn)：

接待計(jì)劃的擬定：接待計(jì)劃一般又稱接待預(yù)案，它指的是接待方對(duì)于外賓的接待工作所進(jìn)行的具體規(guī)劃與安排。在正常情況下，制定接待計(jì)劃不僅應(yīng)當(dāng)力求周詳，而且應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)接待計(jì)劃的具體化、規(guī)范化，并應(yīng)使之成文。⑤擬定完接待計(jì)劃后，需報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)，并且及時(shí)通過電郵或其他方式告知外賓。

應(yīng)急預(yù)案的制定：應(yīng)急預(yù)案主要針對(duì)外事接待中出現(xiàn)的突發(fā)狀況而制定的相關(guān)計(jì)劃。外事人員應(yīng)考慮各種可能出現(xiàn)的情況，并擬定應(yīng)急方案。

相關(guān)知識(shí)的儲(chǔ)備：外事人員應(yīng)預(yù)先了解來訪外賓的身份，包括國籍、性別、所在院校、職位、頭銜等。古語云：“十里不同風(fēng)，百里不同俗”，不同國家的人具有不同的風(fēng)俗習(xí)慣，應(yīng)提前對(duì)來訪人員國家的禮儀有所了解，以保證接待工作的有序進(jìn)行。

具體事務(wù)的安排：（1）車輛安排：根據(jù)來訪外賓的人數(shù)以及行李的多少?zèng)Q定用何種車型的車輛；（2）賓館預(yù)訂：最好預(yù)訂離接待地點(diǎn)較近，以及具有外賓接待資質(zhì)的賓館；（3）用餐地點(diǎn)預(yù)訂：選擇具有當(dāng)?shù)靥厣h(huán)境優(yōu)雅、較安靜的地方用餐；（4）歡迎標(biāo)語的安排：歡迎標(biāo)語一般以中英雙語呈現(xiàn)，橫幅或是展牌的擺放位置應(yīng)遵循“醒目、便于拍照留念”的原則；（5）禮物的準(zhǔn)備：應(yīng)根據(jù)來訪外賓的性別、喜好及國籍提前準(zhǔn)備好相關(guān)禮物；（6）人員分工：確定好接待陪同人員與翻譯人員等；（7）出席領(lǐng)導(dǎo)的通知：預(yù)先安排好出席會(huì)談的本校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員，告知時(shí)間地點(diǎn)等。

2.2 執(zhí)行接待工作

（1）迎賓。根據(jù)實(shí)際情況，確定是否需要安排專人迎賓。如需要，應(yīng)安排外事人員準(zhǔn)時(shí)前往指定地點(diǎn)迎接外賓。根據(jù)實(shí)際情況，外事人員可主動(dòng)將紙質(zhì)的接待計(jì)劃交給外賓，向其簡(jiǎn)單敘述接待安排，并對(duì)我方高校以及所在城市做簡(jiǎn)要介紹。

（2）會(huì)談及相關(guān)活動(dòng)。會(huì)談中要注意座位的安排，遵循“以右為尊”的原則，主人居左，主賓居右。雙方其他人員，均以職務(wù)高低為序，分別在左右兩側(cè)就座，翻譯人員安排在主人和主賓的后面，如圖1：⑥

外事接待中，除了會(huì)談，其他相關(guān)活動(dòng)還會(huì)以講座、座談會(huì)等形式出現(xiàn)。

（3）拍照。第一，如果是合影，那么一般由主人居中，按禮賓次序，仍然堅(jiān)持以右為尊的原則，主客雙方間隔排列。第二，拍照人員應(yīng)注意把歡迎標(biāo)語收入鏡頭，為后期的新聞稿做好配圖工作。第三，在取景上，盡可能避開通俗的“握手、合影、坐沙發(fā)”三部曲，應(yīng)有孜孜以求的精神，耐心等待最佳拍攝時(shí)機(jī)，捕捉外賓的每個(gè)神情，呈現(xiàn)出有人物情感的外事新聞?wù)掌?/p>

（4）參觀。參觀時(shí)應(yīng)安排解說人員、翻譯人員等陪同，并且外事人員也應(yīng)對(duì)所參觀地點(diǎn)的詳情做到了然于胸，以便隨時(shí)能夠回答外賓在參觀時(shí)所提出的疑問。如參觀地有電梯，一般而言，進(jìn)電梯時(shí)，我方人員應(yīng)第一個(gè)進(jìn)入電梯，站在樓層按鈕旁邊，為外賓摁下樓層；出電梯時(shí)，我方人員應(yīng)最后一個(gè)出電梯，用手輕擋電梯門，避免出現(xiàn)外賓正要出電梯，而電梯門已關(guān)閉的尷尬狀況。

（5）宴請(qǐng)。可采取“客隨主便”的策略。同時(shí)，注意安排好座次。現(xiàn)在，中國的大型餐桌多位圓形，主陪坐在面對(duì)門的位置，以便招待到來的客人。主陪的對(duì)面是副主陪的位置，負(fù)責(zé)幫助主陪招待客人。主陪的左右兩邊分別是第二客人和第一客人的位置。副主陪左右兩邊分別是第四客人和第三客人的位置。⑦

（6）互贈(zèng)禮物。在禮品的挑選上要突出禮品的紀(jì)念性和民族性，贈(zèng)送禮品時(shí)需重視禮品的包裝。在接受受贈(zèng)禮品時(shí)，應(yīng)面帶微笑起立，并雙手接過禮品，并與對(duì)方握手言謝。根據(jù)不同國家的風(fēng)俗，決定是否當(dāng)場(chǎng)打開禮物以表感謝。

（7）安排住宿。當(dāng)天活動(dòng)結(jié)束后，需送外賓至賓館入住。抵達(dá)賓館后，可先向服務(wù)人員索取房卡，讓外賓先行入住，我方外事人員拿著外賓的護(hù)照辦理登記，登記后再把護(hù)照還給外賓，并詢問外賓對(duì)房間是否滿意。

（8）送別。一般情況下，應(yīng)由我方邀請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人或其正式代表出面給客人送行，包括話別、送行、告別等具體程序。若賓主雙方關(guān)系較為熟稔，亦可根據(jù)實(shí)際情況給外賓送行，不必太拘泥于普通的送別程序。

2.3 后續(xù)總結(jié)工作

送別外賓后，后續(xù)總結(jié)工作也尤為重要。主要包括以下幾個(gè)方面：（1）寫信/郵件。當(dāng)外賓贈(zèng)送了較為貴重的禮品給我方，需在外事接待結(jié)束后的一周內(nèi)發(fā)郵件或?qū)懶畔驅(qū)Ψ秸街轮x。（2）撰寫新聞。一般而言，重要外事接待活動(dòng)的新聞報(bào)道計(jì)劃應(yīng)向外事外宣部門報(bào)批，必要時(shí)可通知新聞單位到場(chǎng)。報(bào)道稿可由接待方提供，亦可由接待方負(fù)責(zé)審定。⑧對(duì)于高校外事接待而言，撰寫新聞稿件時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：突出細(xì)節(jié)，避免籠統(tǒng)，揣摩讀者心理，選擇新穎的報(bào)道角度。（3）總結(jié)/歸檔。外事接待后，堅(jiān)持外事無小事的宗旨，對(duì)此次接待做出反思與總結(jié)，避免下次出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。并將會(huì)談?dòng)涗浵嚓P(guān)材料收錄歸檔。

3 外事接待的具體涉外禮儀

3.1 衣

高校外事接待中，外事人員良好合體的衣著與打扮直接代表著對(duì)外賓的好感與尊重，總體而言，衣著打扮應(yīng)堅(jiān)持符合身份、區(qū)分場(chǎng)合與遵守規(guī)范的原則。公務(wù)場(chǎng)合里，外事人員的衣著應(yīng)為制服、西裝、套裙等。而休閑裝、時(shí)裝、家居服等都不事宜出現(xiàn)在公眾場(chǎng)合。針對(duì)女性外事人員，依照國際慣例，其應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)單淡妝，以表示對(duì)外賓的尊重，但切忌濃妝艷抹。

3.2 食

高校外事接待中，宴請(qǐng)是主賓聯(lián)絡(luò)感情的必不可少環(huán)節(jié)。選擇菜肴主要以外賓愛吃與不愛吃、能吃與不能吃為準(zhǔn)繩，所謂愛吃與不愛吃，可根據(jù)個(gè)人口味禁忌來選擇菜肴，例如，有人喜清淡，有人喜咸辣。所謂能吃與不能吃，可根據(jù)外賓的國籍、宗教信仰等信息來選擇菜肴，例如，美國人不喜吃鯉魚與螃蟹，伊斯蘭教人禁食豬肉等。

3.3 住

高校外事接待中，根據(jù)我方的經(jīng)費(fèi)預(yù)算情況，預(yù)訂的賓館應(yīng)具有外賓接待資質(zhì)，且口碑較好、配套設(shè)施齊全、交通便利。總體而言，住宿安排上應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：對(duì)于歐美國家的外賓來說，賓館切記避免13這個(gè)樓層；盡量不安排同性別的外賓共居一室，在很多國家，只有同性戀者才與同性別的成年人住在一起；若外賓超過一人，應(yīng)盡量安排在同一樓層或相近樓層居住，便于其集體活動(dòng)。

3.4 行

高校外事接待中，一般而言，所安排的車輛是雙排五座轎車。如配有專門司機(jī)人員，常規(guī)來說，座次級(jí)別從高到低排列應(yīng)是后排右座、后排中座、后排左座、前排右座。如我方代表駕車，一般來說，座次級(jí)別從高到低排列應(yīng)是前排右座、后排右座、后排中座、后排左座。基本上，仍然沿襲了“以右為尊”的原則。

4 如何提升外事接待的質(zhì)量

4.1 加強(qiáng)高校涉外人員外事禮儀的培養(yǎng)

高校外事接待中，外事人員必須時(shí)刻遵守涉外禮儀。現(xiàn)有部分高校外事人員并不是專門從事外事工作，禮儀知識(shí)儲(chǔ)備不足，使得主賓雙方在跨文化交際中出現(xiàn)問題，引起不必要的誤會(huì)，因此需加強(qiáng)對(duì)涉外人員外事禮儀的培養(yǎng)。主要是提高外事人員的禮儀知識(shí)儲(chǔ)備與自身的文化素養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)世界各國的風(fēng)俗習(xí)慣，熟記涉外禮儀中約定俗成的基本原則與國際慣例，提高高校外事接待的質(zhì)量，促進(jìn)高校國際合作與交流的開展。

4.2 統(tǒng)籌學(xué)校各部門力量

高校外事接待不僅需要外事部門的整體運(yùn)作，還需要高校其他部門的配合。隨著我國高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校外事接待面臨著多級(jí)協(xié)調(diào)、分級(jí)負(fù)責(zé)的局面，尤其需要學(xué)生管理、后勤保衛(wèi)、教學(xué)管理等部門的協(xié)助，以確保每次外事接待的有序進(jìn)行。

4.3 建設(shè)高素質(zhì)的外事接待隊(duì)伍

一次高質(zhì)量的外事接待依賴于高素質(zhì)的外事接待隊(duì)伍。所有外事接待人員都應(yīng)遵循外事無小事的宗旨。通過外事培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)、文化素養(yǎng)的訓(xùn)練，不僅定期開展部門內(nèi)的外事研討活動(dòng)，還要開展與兄弟高校的外事交流會(huì)議，互相借鑒經(jīng)驗(yàn)，形成思想覺悟高、業(yè)務(wù)水平以及協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的高素質(zhì)外事接待隊(duì)伍。

注釋

① 洪海星.高校外事接待工作研究[J].黑龍江教育（高校研究與評(píng)估），2012（10）：76.

② 金正昆.接待禮儀[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2010：160.

③④金正昆.涉外禮儀[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2007：13.

⑤⑧周國寶，張慎霞.外事管理實(shí)務(wù)[M].廣州：華南理工大學(xué)出版社，2005：212.

⑥ 關(guān)小燕.禮儀 規(guī)范行為的學(xué)問[M].北京：清華大學(xué)出版社，2008：264-266.

⑦ 高艷艷.外事中餐禮儀中的主客體文化策略的運(yùn)用[J].科技信息，2009（18）：469.