輔導(dǎo)員提高工作效率的十個(gè)建議

一個(gè)高效、有成就的輔導(dǎo)員和一個(gè)做事總不見(jiàn)效率、沒(méi)有效果的輔導(dǎo)員是截然不同的，一個(gè)在享受成長(zhǎng)，另一個(gè)則每天忙忙碌碌，卻不知道自己在忙什么。造成這樣的結(jié)果，歸根結(jié)底還在于經(jīng)驗(yàn)的積累。可是，有的人積累了數(shù)年的經(jīng)驗(yàn)，有的人則一個(gè)經(jīng)驗(yàn)用數(shù)年，最終沒(méi)什么進(jìn)步。我們?cè)鯓臃e累經(jīng)驗(yàn)值，實(shí)現(xiàn)效率的提升并最終做出令人側(cè)目的成就呢？筆者給出10個(gè)建議供大家參考。

一、研判每件事的重要性

看似老生常談，恰是問(wèn)題所在。因?yàn)楦鞣N原因，高校有關(guān)教育和管理措施的最終實(shí)施者都是輔導(dǎo)員。加之中國(guó)式的政績(jī)觀，自上而下有多種多樣的活動(dòng)，讓當(dāng)前的輔導(dǎo)員工作的任務(wù)量和復(fù)雜程度無(wú)以復(fù)加。中國(guó)的輔導(dǎo)員可能已經(jīng)成為目前世界上工作類型最豐富的職業(yè)。在一天的工作中，一個(gè)輔導(dǎo)員很可能在各種角色間進(jìn)行頻繁切換：教師、心理咨詢師、職業(yè)指導(dǎo)師、健康達(dá)人、活動(dòng)策劃、創(chuàng)意執(zhí)行、文藝骨干、體育健將……在高校，凡是和學(xué)生有關(guān)的工作，想到的和想不到的，都成為或?qū)⒊蔀檩o導(dǎo)員的工作。多樣的工作種類印證了輔導(dǎo)員工作之多，數(shù)不清的工作讓很多人疲于應(yīng)付，無(wú)所適從……

重要的事情沒(méi)做，不重要的事情做了一大堆，等出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，覺(jué)得自己很冤枉：我真的一直特別特別忙，工作都是你們安排的，現(xiàn)在出了事來(lái)找我，讓我怎么辦？

的確，工作很忙，但重點(diǎn)是什么，所謂的表面性的“忙”并非理由。我們需要知道自己是誰(shuí)，自己在做什么。工作種類再多，也離不開(kāi)“學(xué)生”兩個(gè)字。誰(shuí)忘了這兩個(gè)字，誰(shuí)的工作終究是瞎忙！

在實(shí)際工作中，研判每件事的重要程度是有規(guī)律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、學(xué)風(fēng)、人際……每個(gè)人可以有自己的排序，但哪個(gè)重要，哪個(gè)不重要，一定要清清楚楚地知道，一定要清清楚楚地體現(xiàn)在實(shí)際工作中。

二、占領(lǐng)第二象限

專業(yè)的輔導(dǎo)員一定接受過(guò)職業(yè)生涯規(guī)劃的相關(guān)培訓(xùn)和訓(xùn)練，都應(yīng)該了解史蒂芬·柯維的四象限法。把“重要”和“緊急”兩個(gè)因素進(jìn)行有機(jī)排列，第一象限的事物為“重要”且“緊急”，必須馬上去做；第二象限為“重要”但不“緊急”，很多人不著急就不做；第三象限為不“重要”卻“緊急”，很多人做得熱火朝天；第四象限為不“緊急”不“重要”，一些邏輯不好的人卻在這樣的事情上浪費(fèi)時(shí)間。

一個(gè)普通的心理問(wèn)題發(fā)展成心理疾病并不需要多久，一個(gè)因愛(ài)生恨的情種走上高樓自殺只需要一個(gè)念頭——很多人認(rèn)為這是純粹的不可預(yù)料的事件，在我看來(lái)不然。因?yàn)槊τ谔幚淼诙笙抟酝獾氖虑椋偀o(wú)意間忽略掉那些“重要”卻不“緊急”的事件，由“重要”不“緊急”轉(zhuǎn)化成“重要”且“緊急”就成為必然。忽略了學(xué)生，忽略了和學(xué)生有關(guān)的那些事，到頭來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題的也是學(xué)生。

道理誰(shuí)都懂，可在第二象限面前，人們?nèi)詴?huì)選擇性失明。“領(lǐng)導(dǎo)要一個(gè)材料”“下午有個(gè)會(huì)議要參加”“要檢查工作記錄了”“這個(gè)活動(dòng)我必須辦好”等理由，意思都是說(shuō)這些事很緊急很重要，我沒(méi)有別的選擇，于是就自然成為忽略真正重要事情的理由。

不把這個(gè)邏輯真正理順，所有工作永遠(yuǎn)是混亂的、虛無(wú)縹緲的、令人擔(dān)憂的。當(dāng)前的事沒(méi)真正處理好，重要的事又沒(méi)得到應(yīng)有的重視，結(jié)果只能是工作效率低下，躲不開(kāi)麻煩！

三、甩掉身上的“猴子”

所謂“猴子”，就是對(duì)工作的擬物化比喻：工作是一只“猴子”，活蹦亂跳，一旦爬到身上就不下來(lái)——除非，把“猴子”甩給別人！怎么甩？

學(xué)生會(huì)的一個(gè)學(xué)生干部來(lái)找你：我想辦個(gè)環(huán)保活動(dòng)，不過(guò)不知道怎么辦？領(lǐng)導(dǎo)找你：你帶學(xué)生開(kāi)展社會(huì)活動(dòng)實(shí)踐沒(méi)問(wèn)題吧？同事找你：訴說(shuō)了半天自己遭受的不公平待遇，問(wèn)你怎么辦？跨部門(mén)的同事說(shuō)：學(xué)生們反應(yīng)XX教師教得不好，該怎么處理這件事？團(tuán)委書(shū)記說(shuō)：你做個(gè)策劃好嗎？老婆打電話過(guò)來(lái)：你明天去買家電行嗎？學(xué)生找你：想和你聊聊……

“猴子”來(lái)了，好多“猴子”！

對(duì)學(xué)生干部：你去找一下XXX，他以前辦過(guò)大型活動(dòng)，向他請(qǐng)教一下，形成完整的方案后過(guò)來(lái)找我，到時(shí)候我?guī)湍愀摹?duì)領(lǐng)導(dǎo)：社會(huì)實(shí)踐我能帶，不過(guò)請(qǐng)先告訴我，我手頭數(shù)學(xué)建模競(jìng)賽的任務(wù)是不是可以給別人？對(duì)同事：對(duì)不起，中午吃飯時(shí)說(shuō)這事行嗎，其實(shí)我也沒(méi)什么辦法。對(duì)跨部門(mén)同事：就聽(tīng)你的安排吧，我沒(méi)意見(jiàn)。對(duì)團(tuán)委書(shū)記：策劃沒(méi)問(wèn)題，不過(guò)我需要把手頭助學(xué)金的事處理一下，另外請(qǐng)你先把相關(guān)資料收齊給我好嗎？對(duì)老婆：沒(méi)問(wèn)題，你先選定哪一款，明天我跟你去。對(duì)學(xué)生：好，咱們聊聊！

原來(lái)光是這么說(shuō)說(shuō)，就已經(jīng)感到一身輕松！原來(lái)我的工作，還可以這么安排！

這里需要說(shuō)明兩件事：一是同事找你訴說(shuō)自己遭受不公平待遇，能拖就拖，或者直接拒絕，否則本來(lái)那一肚子氣的“猴子”在同事身上，說(shuō)完后他一身輕松，“猴子”跑到了你身上——還不如不聽(tīng)。二是學(xué)生想和你聊聊，要一口答應(yīng)。因?yàn)閷W(xué)生的事一定是最重要的，而一個(gè)學(xué)生鼓起勇氣來(lái)找你，一定有他不得不找的理由。放棄這樣一個(gè)機(jī)會(huì)，可能會(huì)把“重要”不“緊急”的事轉(zhuǎn)化成“緊急”的事，到時(shí)候后悔也來(lái)不及了。

甩掉“猴子”并非找借口不干工作，正好相反，這是分辨分內(nèi)事和分外事，分辨自己事和別人事，分辨“緊急”和不“緊急”的方法。養(yǎng)“猴子”的人永遠(yuǎn)做不了真正重要的事，想做真正重要的事，就要先甩掉“猴子”，一身輕松！

四、找助手，越多越好

其實(shí)所有的管理最終只有三個(gè)要素，即人、財(cái)、物。其中，人是核心因素，某從種意義上講，有人，就有一切。

那我們就找很多的人當(dāng)我們的助手吧。如果所有的學(xué)生都是我們的助手，那該多好！

這并不是不可能。在實(shí)踐中，我能讓其他學(xué)生助理成為我的助手，然后是學(xué)生會(huì)干部、班干部，再然后，很多很多學(xué)生都是我的助手，甚至全部——我們需要做的就是，激發(fā)學(xué)生自我管理的潛力，讓他們逐步實(shí)現(xiàn)自我管理。從少數(shù)人一直到多數(shù)人，從力所能及到做一切事，那時(shí)，學(xué)生就長(zhǎng)大了。

這不是理念，而是可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。不過(guò)，要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，當(dāng)然要遵循客觀規(guī)律，一批一批地發(fā)展，不宜操之過(guò)急。他們能做的事情，也要一點(diǎn)一點(diǎn)耐心地教，只要入門(mén)，后面的一切都好辦。

可能在某些人那里會(huì)有這樣的擔(dān)心：讓學(xué)生干活是否合理？其實(shí)完全不必?fù)?dān)心，只要掌握讓學(xué)生協(xié)助的工作不是個(gè)人的私事，不是必須保密的事，不會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，而且能保證工作質(zhì)量，協(xié)助我們做一些工作本身對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)就是一種非常好的社會(huì)實(shí)踐。

五、糾正“忙碌就是努力”的觀念

這絕不是一兩個(gè)人的看法，而是所有人的內(nèi)心期望。

事實(shí)上這根本就是兩碼事。我們的時(shí)代總在宣揚(yáng)刻苦努力這些概念，而與之匹配的畫(huà)面就是加班、奉獻(xiàn)等。其實(shí)這是一種誤導(dǎo)。因?yàn)槊β涤袝r(shí)候只代表效率低下，同時(shí)成為不積極提高效率的理由！

一句話，別再把忙碌當(dāng)成一件好事了，那真的有點(diǎn)不專業(yè)。正確的方法應(yīng)該是：提高效率，拒絕忙碌！

六、尋找“時(shí)間黑洞”

我可以肯定地說(shuō)，一個(gè)未受過(guò)專業(yè)時(shí)間管理訓(xùn)練的輔導(dǎo)員，至少有50%的時(shí)間白白浪費(fèi)了。換句話說(shuō)，他的時(shí)間被“時(shí)間黑洞”吞噬了。

不可能？有點(diǎn)危言聳聽(tīng)？

其實(shí)，如果是一個(gè)一般職業(yè)人，其被“時(shí)間黑洞”吞噬的時(shí)間甚至高達(dá)70%。我以下描述的現(xiàn)象，請(qǐng)自己對(duì)號(hào)入座：

開(kāi)門(mén)，打開(kāi)電腦，掃地打水。哦，拖布?jí)牧耍脚赃呂堇锶ソ瑁槺愫鸵粋€(gè)老師聊小孩的事聊了5分鐘；電腦運(yùn)行不正常？那必須修啊，花了10分鐘找人搞定電腦，終于能上網(wǎng)了；看學(xué)校網(wǎng)頁(yè)新聞，呀，彈出來(lái)個(gè)廣告，正是我喜歡的那件衣服子，看一下吧，一看不可收拾，20分鐘過(guò)去了，不僅衣服團(tuán)購(gòu)，還有自己喜歡的化妝品也打折了！呀，不行，事還沒(méi)辦呢，趕快干正事；什么？10分鐘后開(kāi)會(huì)，就10分鐘了，還能做什么？不如泡杯茶等著。開(kāi)會(huì)了，先討論一會(huì)，昨天的學(xué)生比賽表現(xiàn)特棒……

“時(shí)間黑洞”是一個(gè)血淋淋的事實(shí)，它在無(wú)聲卻又無(wú)情地吞噬你的時(shí)間和生命。面對(duì)“時(shí)間黑洞”，我們應(yīng)該說(shuō)：不！而一旦戰(zhàn)勝“時(shí)間黑洞”，隨之而來(lái)的就是2倍甚至3倍的時(shí)間。

七、指令越詳細(xì)越好

我在微博里曾記錄了這樣的一個(gè)感悟：“指令精確到只要執(zhí)行就一定正確，這才叫好指令。讓人猜測(cè)的，讓人感覺(jué)模糊的，讓人產(chǎn)生歧義的，都算不上好。有些人愿意搞模棱兩可的指令讓別人猜，一方面是人品有問(wèn)題，另一方面是不夠?qū)I(yè)。”

這既是對(duì)上，也是對(duì)下。

對(duì)上級(jí)，如果指令不清楚，就需要立刻搞清楚究竟他想要什么。比如，領(lǐng)導(dǎo)交代要舉辦一個(gè)歡送畢業(yè)生的晚會(huì)，那立刻就對(duì)指令進(jìn)行細(xì)化：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、資金、資源……上級(jí)有可能被問(wèn)煩——煩就煩吧，還要繼續(xù)問(wèn)，直到把這個(gè)問(wèn)題搞清楚為止。否則，不事先問(wèn)，等事后問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)更煩，或者南轅北轍，從一出發(fā)就錯(cuò)了！對(duì)下屬，尤其很多時(shí)候我們面對(duì)的那些學(xué)生，他們的認(rèn)識(shí)和閱歷都比較淺顯，一個(gè)不明確的指令可能會(huì)導(dǎo)致意想不到的后果。其實(shí)，這還有一層道理：每個(gè)優(yōu)秀指令的誕生都是蘊(yùn)含著思考的，相當(dāng)于把工作做到了前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功”的，只能等出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行補(bǔ)救，后面的工作無(wú)窮無(wú)盡。兩下對(duì)比，孰是孰非，立等可見(jiàn)。

八、技術(shù)改變生活之一：微信

微信（以及微信類OTT軟件）和輔導(dǎo)員，天生一對(duì)。沒(méi)有任何一種技術(shù)能比微信帶給輔導(dǎo)員更有效的溝通方式！傳達(dá)消息、群發(fā)消息、語(yǔ)音留言、查詢位置、實(shí)景傳遞、公共平臺(tái)等，只有你想不到的，沒(méi)有微信做不到的。

還在守著電話短信？該升級(jí)了！從效率角度講，微信秒殺一切！

九、技術(shù)改變生活之二：日程軟件

好記性不如爛筆頭。當(dāng)代的爛筆頭，就是日程軟件。

隨時(shí)將工作任務(wù)輸入日程軟件，本身就是對(duì)事件的判斷和梳理，有利于分清事件的輕重緩急；同時(shí)，由日程軟件管理，可徹底杜絕忘記或記錯(cuò)這類低級(jí)錯(cuò)誤。

我推薦的日程管理軟件就是QQ日程，在QQ郵箱的左下角有“日歷”按鈕，點(diǎn)進(jìn)去加入自己的日程即可。不過(guò)這不是全部。按照“幫助”的提示，設(shè)置智能手機(jī)接收QQ郵件和日程，OK，大功告成。只要你在QQ日程的電腦端更新日程，你的手機(jī)立刻能同步顯示。

十、技術(shù)改變生活之三：智能手機(jī)

智能手機(jī)時(shí)代是如此偉大的時(shí)代，一機(jī)在手，辦公不愁！對(duì)于智能手機(jī)來(lái)說(shuō)，一個(gè)功能其實(shí)就是一個(gè)APP，而善用手機(jī)幾乎可以代替之前辦公室要花費(fèi)數(shù)萬(wàn)元購(gòu)置的各類數(shù)碼辦公設(shè)備。以筆者為例，筆者的打印機(jī)不帶復(fù)印功能，筆者就用一款叫“mdScan”的掃描儀APP，將文字拍照，然后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行色彩處理，將文字加黑，將背景調(diào)白，發(fā)送到打印機(jī)，一個(gè)漂亮的復(fù)印件就出來(lái)了。

提升工作效率永無(wú)止境，效率轉(zhuǎn)化為成果又是一件必然之事。衷心祝愿每位輔導(dǎo)員都盡快找到自己的有效工作方法，提高效率，做出成就，成為職場(chǎng)達(dá)人！