網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的采集與利用

摘 要：網(wǎng)絡(luò)的普及大大改變了人們的工作生活方式，通過網(wǎng)絡(luò)獲取所需的信息資源已成為人們最常見的方式。檔案信息資源是信息資源的重要組成部分，在當(dāng)今社會發(fā)揮著越來越大的作用，急需加大采集利用的力度，便捷的為利用者提供服務(wù)，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案信息的影響入手，分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用存在的問題，并在此基礎(chǔ)上探討網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用的對策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；制約因素；對策

作者簡介：張如，女，出生日期：1980年12月15日，籍貫：內(nèi)蒙古，民族：蒙族，單位：河套學(xué)院中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理，2008年被評為檔案館員。

[中圖分類號]：G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-17--01

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)得到了普及，通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源已成為人們最常用的方式。當(dāng)前，檔案資源作為信息資源的重要組成部分發(fā)揮著越來越大的作用，日益受到人們的重視。因此，繼續(xù)加大檔案信息的采集利用，借助網(wǎng)絡(luò)這個平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，最大限度地為廣大利用者提供便利，從而推動檔案事業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的采集利用獲得了相應(yīng)的技術(shù)支持，但也打破了傳統(tǒng)檔案信息的孤島局面，對檔案信息的采集利用提出了挑戰(zhàn)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用的特點(diǎn)

1、交互性

傳統(tǒng)檔案信息采集利用工作主要以單向傳播為主，在此過程中用戶參與很少。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的單向傳播變成了雙向傳播，檔案館在提供服務(wù)的同時，可以實(shí)現(xiàn)信息采集與利用者的良性互動。同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用者查詢檔案信息時，也可以表達(dá)自身對檔案的需求，通過人機(jī)對話，借助網(wǎng)絡(luò)調(diào)出相關(guān)的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用者與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、檢索系統(tǒng)的結(jié)合，以高質(zhì)量、高效率滿足利用者的需求。

2、共享性

共享性是指一份檔案信息可以超越文本載體的限制，同時供多人異地使用。傳統(tǒng)環(huán)境下，除了普發(fā)性的檔案信息外，大量的檔案資料都是孤本，即使有副本，其數(shù)量也是有限的。這不僅存在較大的保存風(fēng)險，還給采集利用檔案信息帶來諸多不便，需要花費(fèi)大量的人力和時間成本。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息技術(shù)將檔案信息資源與載體相分離，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)終端調(diào)用所需的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)隨時隨地使用，突破了采集利用檔案信息時的時空限制。

3、時效性

傳統(tǒng)環(huán)境下，檔案信息的采集利用存在滯后性，這主要是源于交流溝通渠道的限制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的采集利用實(shí)效性增強(qiáng)，可以超越時空限制實(shí)現(xiàn)隨時隨地的交流溝通。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用存在的問題

1、檔案信息資源缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的提供主要是通過檔案網(wǎng)站進(jìn)行的，雖然目前我國已建立了很多檔案網(wǎng)站，檔案信息資源采集利用工作也取得了豐碩的成果，但還存在一些不足，如檔案網(wǎng)站功能不一、檔案網(wǎng)站無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系等。同時檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)是檔案信息采集利用的基礎(chǔ)，這也是制約檔案信息采集利用的重要因素之一。檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)取得了較大成就，傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案管理為主的模式轉(zhuǎn)向了紙質(zhì)與電子文件并舉的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變中還存在諸多因素制約檔案信息資源的采集利用，如技術(shù)、人才、投資等。

2、檔案信息服務(wù)意識淡薄

由于傳統(tǒng)因素的影響，一些檔案部門及檔案工作者認(rèn)為檔案管理重在“管”，在實(shí)際工作中存在“重管輕用”的現(xiàn)象，甚至有的工作者將檔案工作看成是輔助性的工作，認(rèn)為檔案信息資源采集利用的價值不大，不會創(chuàng)造出效益，沒有必要投入大量的人力、財(cái)力。這些錯誤的觀念直接影響當(dāng)今社會發(fā)展對檔案信息的需求，檔案信息資源的采集利用也就達(dá)不到應(yīng)有的效果。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源采集利用必須解決這個問題，否則，檔案信息工作無法面對網(wǎng)絡(luò)時代的挑戰(zhàn)。

3、檔案隊(duì)伍缺乏復(fù)合型人才

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作走向信息化、網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。目前，檔案管理人員還存在知識結(jié)構(gòu)單一、知識面窄等問題，雖然對傳統(tǒng)檔案管理比較熟悉，但欠缺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的采集利用能力，大部分檔案工作者對已開發(fā)出的檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫可以進(jìn)行簡單的維護(hù)，但如果出現(xiàn)系統(tǒng)問題、網(wǎng)絡(luò)需要防范等技術(shù)問題就會束手無策。現(xiàn)在檔案隊(duì)伍缺乏系統(tǒng)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理現(xiàn)代化等復(fù)合型人才。

4、檔案信息資源建設(shè)不足

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為檔案信息資源的采集利用提供了新的空間。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)要求逐步開展檔案信息的有序化、數(shù)字化建設(shè)，其重點(diǎn)在于檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)會受到很多因素的制約，如資金投入情況，投入的有限資金未能充分發(fā)揮作用，造成資源的浪費(fèi)；一些部門不重視檔案信息服務(wù)，檔案工作效率低下；檔案設(shè)備購置及管理方面，存在管理不佳的問題。因此，要加強(qiáng)檔案信息資源的共建共享，為檔案信息的采集利用提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的平臺。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用的對策

1、強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識

傳統(tǒng)檔案管理工作中，基本上是被動服務(wù)，當(dāng)前檔案工作者的服務(wù)意識正處在主動與被動并舉服務(wù)的轉(zhuǎn)型中，所以必須強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識，主動了解用戶需求，與用戶建立良性互動，及時解決用戶在利用中存在的問題，全心全意為用戶提供所需的檔案信息。所以檔案信息資源的采集利用工作中，不僅要做好傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作，還要充分發(fā)揮主動性，利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源優(yōu)勢，不斷開發(fā)多樣的數(shù)字檔案信息資源，提供多樣化的檔案信息服務(wù)。

2、培養(yǎng)復(fù)合型檔案專業(yè)人才

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案機(jī)構(gòu)融入了大量的電子信息資源，對檔案工作者提出了一專多能的要求。檔案工作者改善自身的知識結(jié)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求。如果檔案工作者知識結(jié)構(gòu)不能應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出的要求，僅靠檔案信息系統(tǒng)外包模式，很難全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集利用，更不用說對開發(fā)的檔案信息進(jìn)行維護(hù)與管理了。因此，檔案工作者必須轉(zhuǎn)變角色，從原來的管理者變成檔案信息的采集者、傳播者，不僅要提供信息，還要從信息中提煉出新知識，從舊的管理模式中走出來，開發(fā)出各種優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源，形成檔案數(shù)據(jù)庫。

3、推行檔案全文數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案資源基本上都是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化是檔案信息上網(wǎng)的基礎(chǔ)，這也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息采集利用的前提。檔案信息數(shù)字化能便利化檔案信息的分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)。當(dāng)前，檔案館開發(fā)、提供的檔案信息多是二次信息，即目錄、文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息開發(fā)較少，用戶只能看到檢索頁，但看不到全文，不利于檔案信息的采集利用。因此，為了滿足網(wǎng)路環(huán)境下檔案信息的采集利用，必須實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文數(shù)字化，這是一項(xiàng)艱巨的工作。

總之，信息技術(shù)的快速發(fā)展給人們的日常工作、生活帶來了重大影響，通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源也成為最普遍的方式。檔案信息的采集與利用也要充分借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，最可能地為利用者提供便利服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李新.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用[J].檔案管理，2009（3）