高校院系辦公室工作存在的問題及對策

摘 要：學院辦公室是高校的基層行政管理部門，是各院系聯系的紐帶，起著溝通上下、協調左右的樞紐作用。它對上是服從、落實機構，對下是執行布置、督促的機構。對內是管理、服務機構，對外是接待、聯絡機構。為此，本文分析了高校學院辦公室工作存在的問題，對這些問題提出高校學院做好辦公室工作的對策，并進行創新。這對高校學院做好辦公室工作具有重要的現實意義。

關鍵詞：辦公室；問題；對策；創新

[中圖分類號]：G64 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-12--02

近年來知識經濟迅速發展，管理科學在各個領域逐漸得到應用，高校的學院辦公室更應該注重科學管理。辦公室主任和教學科研秘書在教育管理中起著舉足輕重的作用，院系辦公室的作用其一就是當好院領導的參謀和助手，也就涉及現代學院管理科學中的決策、執行、督查、反饋等各個子系統，并且具有特定的服務及信息傳遞功能。作為學院的綜合性管理機構，其管理水平關系到學院各項工作的正常運轉。出現問題就可能會導致學院工作運轉不順暢。因此，如何能更好地為教學和科研服務是管理者應該注重的首要問題。

一、當前學院辦公室工作存在的問題

1、傳統工作模式缺乏主動性、創造性

目前多數辦公室人員受習慣做法、傳統經驗及不良思想的影響，有一些安于現狀、得過且過的想法，產生疲倦的狀態，有無過便是功的思想，認為辦公室工作就是傳達精神，執行上級及領導指示，工作沒有主動性。提不出新的工作方案，從心理認同原有的工作模式，按部就班地完成即可。實際上，辦公室工作是很靈活多變的，新情況會隨時出現，隨時做好心理準備來解決新的問題。所以高校院系辦公室工作不能創造性地發揮它應有的職責和功能。

2、工作職能界限不清

辦公室工作不斷涌現的新業務，看似與辦公室管理無關，實質上其實是辦公室工作的擴展；而一些看似應當歸辦公室管理的業務，在實質上又不屬辦公室的管理范疇，辦公室工作人員卻極易越俎代庖。因此說明辦公室面臨著完善及分清職能與完成任務等各方面的挑戰。

3、忽視工作人員的思想教育

如果高校院系辦公室人員工作態度不端正、服務意識差，那樣就會出現工作拖沓不積極的狀況，就會給一些事情的解決帶來很大的隱患。而當前許多辦公室人員素質要求相對較低，加上辦公室人員工作繁忙，因此其得到培訓與學習的機會很少，他們在思想、業務各方面與高校辦公室管理的需要有很大的距離。這就迫切需要對辦公室人員加強思想教育。

4、院系辦公室工作人員的綜合素質相對較低

目前部分高校院系辦公室工作人員學歷層次良莠不齊、系列不同、甚至有高職稱人員的家屬，部分屬于“半路出家”，水平參差不齊，辦公室工作人員基本上沒有經過系統的培訓和鍛煉，致使普通高校院系辦公室工作人員的綜合素質不高。這樣就很不利于高校教育事業的發展。

5、院系辦公室工作人員待遇較低，工作缺乏主動性

隨著時代的發展，由于許多高校進行了管理制度的改革，院系辦公室工作逐漸繁雜，導致辦公室人員工作缺少積極性。主要原因有以下幾方面：第一，人事分配制度改革在各個高校實行后，辦公室工作人員收入的分配多少和本人的職稱、職務掛鉤。其工作性質決定了辦公室工作人員很少有個人的彈性時間，更是沒有獲得額外收入的條件和時間，科研成果和論文很少，職稱就上不去，個人收入相對較低，導致其工作沒有積極性。第二，激勵機制尚未制定。由于職務、職稱與收入分配的多少相聯系，工作的業績沒有納入收入分配中，辦公室工作的考核及獎勵制度沒有完善。因此，其缺乏爭先創優的動力。第三，辦公室工作一些辦公室工作人員缺乏認識，自卑心理產生后就造成不安心本職工作，造成工作中缺少積極主動性，被動應付的狀況。

二、加強高校辦公室管理工作的對策

為了保證高校改革和教育發展的需要，高校院系辦公室充分發揮其樞紐作用，進一步做好辦公室工作，應從以下幾點加強和完善。

1、工作模式創新，變被動為主動服務

新時期為了高校教育事業發展的需要，辦公室工作要在被動工作中加強主動服務。主動服務首先是要是探索和總結管理工作的規律，對日常事務性工作，事先做好計劃，把工作做在前面；對突發性工作，要思考在前，盡量做到有預見和準備，變被動為主動服務。因此就要求辦公室工作人員解放思想、更新觀念，用新的思維方式工作；積極掌握現代知識，增強研究新情況、解決新問題的能力；要有開拓創新的勇氣，講究高效率；倡導開拓創新、敢于突破的工作意識。

2、明確工作職能

辦公室要結合本單位實際并根據上級崗位職責要求，認真理順工作職責、逐項劃分，制定出本部門和其成員的切合實際的崗位職責，使每項工作都能得到落到實處，做到每個人胸中有數，辦公室工作職責明確，遇事不推諉扯皮。同時，單位的情況要求辦公室人員要全面熟悉和了解，對本單位的機構設置、部門職責、人員構成及分工等基本情況要了清楚，從而做到胸有成竹，遇事不慌。

3、加強辦公室人員思想素質及工作能力

加強院系辦公室人員的培訓教育是高校發展的需要。辦公室人員雖然自身素質參差不齊，但是作為高校院系辦公室人員都應樹立終身學習的理念，勤于思考，善于總結，不斷提高自身各方面修養，以適應事業發展的新形勢。一是院辦公室人員要有正確的政治方向，要有敏銳的政治洞察力，要有愛崗敬業的精神，把為人民服務的思想貫徹到院辦公室工作中。二要加強法律及法規等方面的學習，有很強的依法行政觀念及能力。胸懷寬闊、熱情正直、團結互助，保證各項工作的落實。四要加強業務等各方面知識的學習。除具備扎實的業務功底、一定的管理能力和社交能力以外，還要會熟練掌握和使用辦公自動化系統，加快實踐工作經驗的積累。

4、加強工作交流

辦公室工作屬行政管理學范疇，應視為一門“學問”。做好這門“學問”，交流是必不可少的。沒有交流，則看不到自身差距，不利于自身的提高。為了更好的保證交流效果，最好是同處某一城市的高校之間、地處同一省份的高校之間、同一科類院校之間、部屬院校與地方院校之間等，定期就進行交流。如果在以上院校之間交流困難，可以多在本院校、院系之間交流，這樣就使辦公室工作人員能夠相互取長補短、密切聯系、總結、積累經驗，提高辦公室工作人員的工作能力。對促進院系辦公室工作和學校發展都將發揮積極的促進作用。

5、運用恰當的激勵手段，提升工作積極性

辦公室人員應依照科學的管理理念，制定辦公室工作崗位職責及工作量標準進行全面綜合考核，建立一套完善、科學的績效考核制度。通過績效監督和檢查，鼓勵辦公室工作人員發揮自己的長處、克服不足，向工作人員及時反饋考核結果，為了保證辦公室工作人員績效的持續及改進，從而組織開展上下級的聯絡溝通。建立績效考核不僅同懲罰、獎勵相聯系，還要通過績效考核制度管理來建立、健全選用人才制度，增強辦公室工作人員的上進心和使命感。

綜上所述，院系辦公室工作作為學校管理的一個重要部門，有特定的工作職能，扮演特定的角色。收集信息、輔助決策、溝通協調、提供服務是辦公室工作基本的職能，在工作實踐中來發掘新的職能。辦公室工作人員只有不斷更新知識，不斷提高自身素質，由傳統的被動處理事務性工作向創新工作方式轉變，才能充分發揮院系辦公室職能作用，為領導參好謀，為師生員工服好務。

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