如何做好辦公室行政管理工作之我見

摘 要：行政管理工作是企業開展各項工作的基礎，辦公室行政管理工作應該充分運用現代化的管理手段和管理模式，提高行政管理人員的職業素質，健全行政管理工作的規章制度，這樣才能有效地提高行政管理工作的效率，促進企業的健康發展。

關鍵詞：辦公室；行政管理；工作

[中圖分類號]：C931.4 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-12--01

1、正確認識辦公室行政管理工作

行政管理工作雖然是一項需要各個部門協調合作和相互配合的繁瑣雜亂的系統工程，但是其工作質量卻關乎著企業未來的發展前景。同時，行政管理工作也具有自身鮮明的特點，在單位當中占據重要的地位，是企業未來發展的基石。具體來說，辦公室行政管理部門是連接領導和基層的中樞機構，起著信息傳遞的橋梁和紐帶作用，各個部門的重要信息都要通過各個行政管理部門進行傳達。各種后勤工作和對外交流工作也都由行政管理部門負責。總之，行政管理部門是單位的信息部門、服務部門、參謀部門、運轉部門以及指揮部門。辦公室行政管理部門在企業中的重要地位必然要求行政管理工作者具有較強的業務素質和職業修養，不僅要求其具有較高度的政治敏銳性和前瞻性，還需要有豐富的工作經驗和管理才能。因為其工作的任何一個環節如果出了問題都會對其他部門的工作造成不好的影響。

1.1服務性

公室行政管理部門是連接各個部門進行信息交流的樞紐中心，其最基本的特點就是服務性。辦公室行政管理人員每天都與各個部門進行聯系、溝通、協調。辦公室行政管理人員實質上就是為各個部門服務的人員。因此，這個部門實質上是一個服務部門。其服務性具體體現為以下三方面：一是服務領導。作為辦公室主要職能的行政管理工作主要是做好領導工作的輔助工作，幫助領導各項工作順利進行。所以，辦公室在行政管理人員上要從整體著眼，積極領會領導的意圖，提高自己的工作素質。二是服務部門。行政管理人員不僅要輔助好領導做好領導的貼心參謀，而且還要協調和溝好單位各部門。行政管理部門在保證各個部門協作性上具有重要的作用，其高效運轉的工作機制支撐著企業的發展。三是服務員工。服務員工也是辦公室工作服務性的具體體現之一。行政管理部門掌握著企業的全部物資，承擔著為員工創造良好的辦公環境的責任。因此。行政管理部門要盡力解決好員工在實際工作中的困難，充分調動員工的工作積極性，激發員工的工作熱情，將辦公室行政管理工作的服務性能切實落實到實處。

1.2 瑣碎性

瑣碎性是辦公室行政管理工作一個顯著的特點。從表面上看，辦事的工作都是一些瑣碎的小事情，但是如果小事情堆積起來處理不好也會對于各項工作造成不好的影響。上文已經提到，行政管理工作不僅具有聯系著上下級還要具有承上啟下的輔助作用。所以，在具體工作的各個環節一定要仔細安排謹慎處理，避免工作失誤造成沒有必要的麻煩。

1.3 復雜性

辦公室行政管理工作工作任務繁重，工作關系復雜，工作目標模糊。因此，其工作具有復雜性的特點。具體主要表現在以下三個方面：一是在辦公司工作內容方面。辦公室行政管理工作的工作內容涉及范圍非常廣泛。上到領導的接待下到生活日用品的購買和發放都歸該部門負責。無論是圍繞領導的工作還是圍繞基層員工的工作都要部署周全絲毫不能疏忽，否則都會對下一步的工作造成麻煩，影響整體的工作進度。二是辦公室人事關系的處理。對內企業內部的上下級之間，同級員工之間的關系都要妥善處理和及時溝通。對外要同兄弟企業以及和企業相關的各級行政部門處理好關系。具體而言，對內辦公室行政管理部門要處理好內部各個級別員工的關系，增強企業的向心力；對外也以為要和外部企業打好關系和各個行政部門打好關系，樹立良好的企業形象。三是行政管理工作繁雜。行政管理工作與其他的工作不同，其沒有具體的工作內容，工作目標，只要按時完成規定的任務就可以。行政管理工作沒有具體目標，也沒有時間概念。很多時候，任務都是突然來的而且要立馬執行，并且在執行的時候不分時間地點。加班加點的工作是經常遇到的事情，行政管理人員雖然非常疲憊了還要堅持把任務完成。綜上所述，辦公室行政管理工作具有復雜性。

2、正確把握辦公室行政管理職能

2.1 助手功能

辦公室行政管理部門積極配合領導的決策部署，為領導各項工作做好服務工作，并堅定觀和實施領導下達的任務。該部門對于維護機關秩序保證各個部門的工作質量和效率起到了積極的作用。

2.2 參謀功能

辦公室行政管理人員要積極做好領導的參謀，深入到基層的工作中去，及時了解基層的工作困難，聽取基層人員的寶貴意見，及時反映到領導層，為領導的掙錢決策提供幫助。

2.3協調功能

辦公室行政管理人員要真正起到協調各個部門的中樞作用。協調各個部門和上下級做出正確的決策，及時傳達各個部門的最新消息，起到自身承上啟下的作用。

3、正確協調好辦公室行政管理工作的三個矛盾

3.1大局和小局的矛盾

正確處理大局和小局矛盾的原則是“小局服從大局”。當在具體的工作實施當中大局和小局發生沖突的時候，小局要為配合大局的工作積極做好各方面的努力，小局要為大局的整體利益做出犧牲和讓步。

3.2主動和被動的矛盾

辦公室行政管理工作主要是服務性的，因此，在具體的工作環節中往往顯得被動。這就要求行政管理人員辦事情具有預見性和扎實性。面對工作，不僅要有耐心，不慌不亂，而且還要想領導所想，了解領導的思路。在日常工作當中善于被動中求主動，變被動為主動，把握工作的規律性，增強靈活應變的能力。

4、做好辦公室行政管理工作的關鍵

4.1 要增強服務意識，敢于面對矛盾和問題

在繁雜的事務中保持頭腦清醒，對工作認真負責，甘于吃苦，樂于奉獻，講究原則性規范、要保持嚴謹細致一絲不茍的作風，嚴格用各種紀律和規章制度要求自己無論是大事小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦不誤辦不錯辦。

4.2 要努力提高能力，主動適應辦公室行政管理工作的新要求

辦公室行政管理工作面廣，綜合性強，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務，還要當好領導的參謀助手要始終保持良好的工作心態，在被動服務中尋找主動，探索做好行政事務工作的新路子，要注重對新知識新問題的學習研究，在規范服務搞好事務上要主動去想主動去做。

4.3 要強化團隊觀念，注重與同事建立良好的合作關系

辦公室行政管理工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關系，最大限度地發揮潛在能力辦公室行政管理工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協調銜接，集思廣益，共同進步，提高工作質量和效率。

5、結語

總之，由于各企事業單位因各自職能和分工的不同，每個部門都有獨立的辦公場所，辦公室則作為單位組成的重要一部分，為單位各個部分的正常運行和銜接奠定了基礎。辦公室做為保證單位正常運行的根本，其行政管理和服務的職能工作必須劃分清楚，從而形成良好的服務管理體系的整體的運行機制。

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