秘書的會議管理

摘 要：會議是最有效的工作方式及管理方法，領導人和管理者可以通過會議相會交換意見、獲取信息等。秘書的工作遍及各行各業，所以對秘書的綜合素質的要求也逐漸提高，會議管理是考察秘書綜合素質的一項指標。秘書在對內會議，要做到簡潔不繁瑣，對外會議，確保各個環節有秩序的進行，利用科學的管理手段對會議進行，同時也是對自己真實能力的體現。

關鍵詞：秘書；合理；會議；管理

[中圖分類號]：C931.47 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-21--01

我國的秘書行業已經有了近千年的歷史，總結以往的經驗對現代秘書的發展有很好的借鑒作用。如今的秘書主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書和交辦事項等。秘書的工作已經涉及各行各業，秘書的工作范圍越來越廣，所以更加的強調秘書的綜合素質，以及各方面的協調能力，對會議的管理能力，更是考察秘書綜合素質的重要環節，也是秘書工作中重要且必不可少的工作。

會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性在提升國際形象、促進市政建設、創造經濟效益等反面具有特殊的作用。會議是一種普遍而且有效的群體溝通方式，已經成為最有效管理手段和工作方法，領導人以及管理者可以通過會議交換互相的意見、獲取不同的信息、討論存在的問題、制定決策、傳達指示、批評錯誤、展示產品等相關作用。會議是隨著近代社會的生產力發展而發展起來的，據統計每年在聯合國舉行的各種各樣的會議高達三千八百多次，在國內各個企業舉行的大大小小的會議更是數不勝數，所以我們應該正視它，更好地利用會議，提高工作效率。利用會議的民主性，更好地表達自己在工作中的意見，領導可以利用會議傾聽員工的意見，為公司更好的發展制訂計劃。要在會議中避免形式主義，會議過長等會議弊端。

組織會議是一項繁瑣的工作，其中環節較多，環環相扣，一個環節出了問題，就有可能影響到下一個環節，甚至是整個會議的進度。會議由很多種類，按組織類型分為內部會議、外部會議、正式會議、非正式會議，按時間方面的規定性分為定期會議、不定期會議。

一、對內會議的管理

對內會議的規模一般較小，例如，例會，周會、年會等，在會議的管理中要充分做好內部協調與外部協調，縱向協調于橫向協調。就協調方面，就要充分做好會議準備工作，會議準備不是浪費時間，恰恰相反，會議的充分準備才是一個高效會議的開始。

內部會議的會前準備工作大致分為四個步驟，明確要點、準備議題、通知開會、安排會議議程。會前的準備工作非常重要，要考慮到領導和各個部門人員的時間是否充裕，如果時間不充裕就要考慮推遲會議，然后把具體的時間通知下去，同時通知此次看會的主題，以便相關人員做好準備。在開會前，秘書要準備好相關的文件，有關的規章制度，相關的數據以及圖表，充分準備相關問題的材料，為了領導發言做準備，開會前檢查桌椅是否夠，準備好水具、紙筆，檢查好電源、衛生。

會間服務，在開會期間，要認真做好會議記錄，清點到會人數，把不能參加會議人員的原因，及時傳達給領導，開會時，做到人手一份資料，明確開會的內容。會議中也要準備好隨時接通的電話，有突發事件及時請領導處理。

會后工作，會后及時清理會議室，擺好桌椅，以便下一次會議使用，及時把會議記錄歸檔。

這種對內會議，要避免次數的繁多，是員工陷入會海中，要盡量做到會議的主題單一集中。部署工作的會議，要把多個內容合并到一個會議上，然后認真去貫徹落實，避免了工作人員的頻繁開會。在會議時間上，要具體，能十分鐘、半小時開完的會議，絕不以天來計時。

二、對外會議

對外會議與對內會議不同，對外會議的人員繁多，涉及的相關部門較多，對外會議的規模、流程、與會人員，反映出一個公司的實力水平，以及相關工作人員的整體素質，代表了一個企業的整體形象，因此對于對外會議，秘書的安排、協調工作要更為嚴謹、周密。

常見的對外會議有客戶咨詢會、產品展銷會、業務洽談會、新品發布會。會議流程為開幕式、上司和來賓致辭，上司做報告，分組討論，大會發言，參觀或其他活動，會議總結宣讀決議，閉幕式。這種較大型的對外會議，秘書工作同樣分為三個方面。

三、會前準備

在會議前要擬定一個會議計劃，以便有章可循，使會議一步一步地進行，計劃的內容包括：會議名稱，一般是會議主辦方機構名稱、會議主題、會議類型、會議時間，例如“某某電子科技有限公司2013年新春產品發布會”。在計劃中明確會議議題，會議議程，一般議程由主辦單位的領導機構來確定。制定會議日程表，一天來計時，明確每個環節的具體時間，相關人員，如果有保密性較強的工作一般安排在后面進行。

對于會場的選擇，一定要選擇領導與才加人員方便往來，避免選擇在鬧市區，考慮到停車的問題，會場的大小要與會議的規模相符合，場地的設備良好，租借費用也要合理。

會場確定后，確定參加會議的嘉賓，再次確認嘉賓能否出席，然后發出正式的邀請函。確定好出席人員后，備齊會議用品，會議資料，桌牌等相關物件，安排會議禮儀的服務。在開會前做好最后的檢查，與大會主持人確定流程。

四、會間的服務

安排人員做好會議的記錄，其記錄要反映實際情況，表現出大會的信息。做好會議的安保工作，確保有值班人員在場，對突發情況進行處理。如果有新聞媒體采訪，要安排好接待活動。會議期間，確定人員是否全部出席，做好簽到和等級工作。確保大會流程順暢，順利有效地進行。在會議中做到隨機應變，統一部署，統一行動。

五、會后工作

會議結束后，確保領導和工作人員的安全離場，及時對此次會議進行總結，對各項工作人員進行評估，獎罰分明，對于有失誤的部門，堅決進行懲罰，對于表現好的部門，當場表揚，為下次舉辦活動總結經驗、教訓，最后及時把會議記錄歸檔。

現代會議的形式花樣翻新，出現了電視會議，電話會議等新的高效率的會議，秘書在會議管理的過程中，要不斷總結經驗，找尋適應自己的工作方式，來豐富自己的專業知識，逐步提高協調能力、溝通能力，逐步發掘自己的內在的潛力。

參考文獻：

[1] 《中國秘書史》，武漢大學出版社，楊建宇，2009年4月