XX學院行政管理工作中存在的問題及改進策略

摘 要：XX學院是一所民營高校，是一所以工學為主，管理學、經濟學、文學等多學科教育的全日制普通高校。本文針對XX學院現狀提出一些關于行政管理上客觀存在的問題，進行分析作出一些改進的策略。

關鍵詞：行政管理；民營學院；改進策略

作者簡介：譚子雅，廣東人，助教 ，研究方向：高等教育；梁影，廣東人，助教，研究方向：高等教育。

[中圖分類號]： G647 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-24--02

一、XX學院概況

XX學院是一所民營高校，是一所以工學為主，管理學、經濟學、文學等多學科教育的全日制普通高校。學院現有專、兼職教育員工近300多人，其中教授8人、博士5人、碩士4人，90%以上具有本科以上學歷，具有高級技術職稱的人員占20%，期中行政人員有130多人。學院擁有獨立的辦公大樓、教學樓、學生宿舍等，占地面積500多畝。

XX學院立足本職、放眼世界，根據區域經濟社會發展需要，制定學科和專業建設規劃，培養適應生產、建設、管理、服務需要的高素質應用型人才。XX學院自2001年創辦以來，不僅自身得到了迅速發展，還培養了一大批適合現今社會發展所需要的高素質應用型人才。

二、XX學院行政管理工作中存在問題及原因

每所學院都存在著各式各樣的問題，XX學院也不例外，到底問題出現在哪個地方呢？通過我們的分析得出最終的答案。

1、拋開科學談經驗

XX學院的領導一味的相信自己的經驗而拋開科學的分析，總以為自己的資歷較深有經驗即可，沒有好好地利用現代科學的計算分析法，這就是為什么得出來的數據往往就會存在主觀性和片面性的原因。例如：在學院里面要使用的文具和耗材方面，每年都要申報一批，單方面的由領導大概大概的估計申報量，而沒有確切的數據，到最后總會出現某種物品不夠用或浪費的現象，傳真機就是一個最顯著的例子，每年都是到了用完傳真色帶才申報，本來每年申報一次的東西，搞到要申報幾次，以后都不需要麻煩的事，總等到用完了才發現急用，又急急忙忙地去寫申購單，報告單，等領導批等一連串的程序，等領導批下來了買回來了，最后錯過了一些重要的文件沒收到，這個例子充分的說明領導沒有很好地利用科學分析數據，導致一些事情上存在主觀性和片面性的原因。

2、只關心工作不關心生活

作為學院領導，應該要有遠見，有指導性，有全局性，人是最感性的動物，如何調動教職工的積極性是一個領導需要考慮的重中之重，如果領導只會在工作中指指點點，而在生活上從無過問的話，這樣長久下去會導致下屬對領導有看法，工作的積極性會隨著時間慢慢地衰落下去。這就是導致管理系統混亂與搖晃的主要原因。例如：XX學院員工的住房問題，沒有穩定的家，心永遠都在晃的，XX學院絕大多數都是外來員工，哪位員工身上都背負著沉重的負擔，上有老下有小的，最想得到的是穩定的生活，出外打拼，過了那么久流離失所的日子，最終還是沒有一個屬于自己的家，這個很容易令一個人工作由積極到衰落的，領導沒有考慮到員工的穩定，工作與生活是相互相乘的，對員工的工作要求高，對員工的生活沒有任何的問候和關心，這是導致管理系統混亂，管理難度逐漸加大，失去向心力的原因。

3、脫離實際定規則

學院定項沒有通過多個部門負責人的討論，沒有把每個部門的特殊情況列入定項的考慮范圍里面，單方面的由領導層來直接決定學院的規章制度，沒有深入到下層部門去考察、訊問意見，這樣就會導致下屬有反感和排斥，管理概念以偏概全的原因。例如：XX學院領導沒有深入的考察過學院業務部門的工作性質，沒有了解過業務部門的特殊性，總覺得上班就應該在辦公室里面坐著的，定下了上班簽到的規章制度，搞得有些同事在外面工作到一半又要趕回學院簽到，簽完到后在匆匆忙忙的出去工作，這樣子久了，就很容易導致員工的心理承受壓力大而降低了工作的積極性，最終降低了業績，影響學院的整體發展，這個例子充分說明了領導層定規章制度時沒有通過各方面的了解各部門的情況，麻木的定規章制度，影響員工的工作效率與積極性。

三、進一步改進XX學院行政管理工作的策略

1、編制計劃、確定計劃數據采用相關關系數學模型由定性到定量的科學決策

正確認識實際情況與科學數據分析之間的聯系，科學的按照數據分析的規律性分析問題，為XX學院領導作出最終決策提供完善、全面的科學依據。而相關分析可以作為解決這一問題的方法。

根據XX學院的特殊情況，建立與之相對應的數據分析。數據分析可大致分為兩類，第一類是隨著自變量的增加，目標總量也隨之增加，第二類是隨著自變量的增加，目標總量隨之變小。利用數據分析法，可知學院各制約條件對目標的影響，進而預測目標，知其走勢，基本解決了用現代科學的計算方法來替代以往以領導多年經驗所定下來的決策。

2、改善學院行政管理結構混亂與搖晃，職務模糊的策略

（1）樹立整體和全局觀念，防止片面和本位思想

XX學院的各個部門都是學院整體的組成部分，任何一個部門都不能離開學院而獨立地存在，就算離開學院的部門也發揮不出應有的作用，學院具有其他任何一個部門都不具備的重要作用。XX學院的奮斗目標是各部門共同努力的總目標。根據這一原理，管理者在管理工作中，要樹立整體和全局觀念。任何一個部門都不能脫離學院的管理，一旦脫離，其就無法發揮應有的作用，使學院的發展受到影響，嚴重的會導致學院管理失調至癱瘓。同時，某個部門的表現突出不代表整個學院的表現優秀。因此， XX學院的管理者應重視學院里各個部門的協調和配合，又要讓各個部門發揮出自己的特長。作為學院的部門不能簡單地認為，只要完成學院交給的任務就算完成了全部任務，而要始終抓住學院的整體發展方向，不斷創新、改進自身的工作水平與效率，幫助學院朝著更高的目標邁進。XX學院管理整體最優靠的是人的潛能的發揮和人與人之間協調的關系，學院管理層要樹立全局觀，實行以人為本的管理方式，使全院教職員工個人的奮斗目標與學院的奮斗目標相結合，并為教職員工創造出發揮其智慧和潛能的平臺。

（2）把握管理系統的結構，合理優化組合，實現效益最優

XX學院不是各部門的堆積和組合，而是由各個部門相互協調、相互配合形成的整體，學院的發展取決于各個部門的發展，學院是各個部門組成的整體。XX學院想要不斷地發展必須要充分發揮管理層的領導作用，學院必須要設立科學合理的管理結構。學院管理層在設計管理系統的結構時，應抓住學院的整體奮斗目標，根據各個部門之間的相互關系，設計出科學合理的組織結構。結構決定著管理的效果，如果因為學院管理方面出現了問題導致學院發展過慢或原地踏步，管理層應大膽地提出并進行改革創新，力爭讓學院取得到最佳的發展。

3、實行全員管理，避免脫離實際

實行全員管理，不能以偏概全、僅把目光集中在學院領導層的管理行為上。在管理中，要分層次授權，全面發揮各層人員在推進管理上的作用。比如，針對學院設備的管理，要充分發揮一線教職員工的作用，一線教職員工的實踐能產生最科學合理的工作規范，使許多存在于教職員工中的寶貴經驗得以推廣運用。小范圍、單純的工作如何去管，管理如何更務實、有效，應該充分發掘最基層教職員工中的寶貴能源，吸納員工參與管理，因為學院教職員工既接受領導管理，同時本身也是學生的直接管理者。而學院高層管理者的管理職能則應著重體現在升華教職員工的工作行為上，確立管理目標，發揮導向作用，要重在樹旗幟，表明矢志不移的決心，堅定學院各層管理者邁向這一目標的信心；重在排干擾，為學院各層管理者實施管理解決制約的因素，創造有利于學院內部的機制。由于學院中層干部在管理中的地位決定了其一方面要負責規范所屬教職員工的工作行為，一方面還必須形成適應于學院大形勢的本部門或單位工作行為的工作思路。前者要抓緊抓牢，抓好落實，后者要放在應有的地位認真對待，只有這樣做好兩方面工作，才能發揮學院中層干部擅長專業的優勢，為學院高層領導分憂，同時也能創新提高本部門的工作，最終推動學院向前邁進。

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