淺談工程檔案竣工資料的管理

【摘 要】工程建設中的竣工檔案管理工作是工程建設的重要組成部分，是工程新產品質量評定的依據。是反映工作內在質量，查處工程事故以及對已交付使用的工程管理、維修、鑒定的憑證。加強對工程竣工檔案的管理，是工程質量得到保證的重要措施。特別是重點工程竣工檔案的歸檔，更要及時、完整。但是，在實際工作中，工程竣工檔案的歸檔就更是難上加難。

【關鍵詞】工程檔案；竣工資料

工程竣工資料是建設工程項目實施過程中各個環節的真實記錄，也是工程歸檔文件的前身，由于其工作量大，涉及面廣，影響因素多，時間性強以及收集時間長等 ，直接或間接地影響著建筑施工企業的經濟效益和發展。

1.工程竣工資料管理的好壞對施工企業經濟效益的影響工程竣工資料的管理周期是同施工周期等效的，其長期性給工程資料的管理工作提出了新的要求：這就勢必要求施工企業設立專職的、合格的資料員負責收集施工過程中的設計變更、技術核定、現場簽證、違約索賠等原始記錄，為確定工程竣工結算奠定堅實的基礎。相反，如果平時資料管理工作不到位，在當今重視證據的法制社會中，其重要性可見一斑，另外工程變更的及時下發與否，現場簽證及時辦理與否，也影響著企業經濟效益。這是因為現代建筑業是多學科、多專業的有機聯系，各專業之間相互聯系、相互制約。如果變更文件不及時下發，經常會導致返工重做和鑿墻打洞，從而增加不必要的開支，影響了施工企業的經濟效益，再加上地下物的不可預見性也導致現場簽證工作不可缺少，而現場簽證是工程結算憑證之一 。

2.工程竣工資料管理的重要性日趨突出

工程資料、檔案是項目建設全過程（從項目立項到竣工驗收）中產生的具有保存價值的與工程建設有關的各類文件資料。隨著國家對工程質量要求的提高，“三控兩管一協調”中的檔案管理已經成為一項專業化的管理項目，每個工程都必須按照建設部等相關規定的要求需要進行整理編制竣工資料，向竣工驗收委員會提交審查并向檔案管理部門移交竣工資料。這是因為編制竣工資料具有以下意義：

2.1 竣工資料是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內在質量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。隨著國民經濟的發展和交通運輸事業的需要還要對已建公路項目進行改建或擴建，竣工資料則是為建設單位、物業等部門重要的管理參考數據，因此資料整理工作就顯得更加重要。

質量保證資料為質量事故的分析，判斷事故嚴重程度，查找事故發生的根源，確定造成事故的責任人提供可靠真實的依據。因此強調質量保證資料的重要性，將有利于促進工程質量的提高。

2.2 按照建設部頒發的《公路工程竣工驗收辦法》的規定，竣工驗收必須具備的條件之一是：質量監督部門已完成工程質量檢測、檢驗并編寫完成了工程質量鑒定書。工程質量檢驗有質量監督部門負責組織，隱蔽工程和建成后不易檢測的分項、分部工程，應審查施工、監理單位的原始資料。工程建成后首先要報質量監督部門進行竣工驗收前的質量鑒定，質量鑒定合格后才能進行竣工驗收。質量鑒定需要施工、監理單位向質量鑒定部門提交質量保證資料，質量鑒定部門把這些資料是否齊全、真實作為工程質量管理、檢查、評定的一個重要方面。

2.3 竣工資料在整個項目評定和今后物業維修、改建擴建中占有重要的地位。資料整理是一項系統性強、要求高的工作，如果平時不注意保存、收集和積累原始施工記錄、現場檢測數據、來往文檔，將會使今后的工作陷于被動局面。

3 當前竣工資料管理經常存在的問題

3.1 工程質量驗收簽證資料不齊全；

3.2 竣工圖文件編制不夠規范；

3.3 施工驗收原始簽證資料格式不規范；

3.4 施工原始資料書寫不規范；

3.5 施工原始驗收簽證資料填寫不規范；

3.6 資料收集跟蹤、收集管理困難，管理不及時；

3.7 文件、檔案分類及竣工資料編制規則不統一；

3.8 竣工資料編制時間長，效率低，費用高；

3.9 缺少采用信息化的管理手段，檢索效率低；

3.10 無法提供電子版的竣工資料，不能適應信息化要求，資料利用率低；

3.11 工程資料檢查手段落后，工作強度大，效率低。

4 竣工文件的整理落后于主體工程進展的原因

4.1 有些業主、監理和承包單位平時不重視內業資料的整理，往往在工程臨近結束時才開始整理內業資料；

4.2 有些單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，工程臨近結束時整理起來比較困難；

4.3 工程實施過程中，專業化的施工隊伍調動頻繁，如路基工程的作業隊伍，在進入路面鋪筑時已撤離現場，一旦缺少路基資料不易整理齊全；

4.4 工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，交接不方便，內業資料整理過程中的重復返工現象經常出現。

4.5 缺少信息化技術手段進行工程資料的管理、利用和竣工資料的編制。

除了上述主要原因外，其他因素，如各單位的管理水平等，也是決定內業資料整理水平的重要方面。竣工文件的管理和工程內業的管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程內業一開始就應按竣工驗收辦法的要求編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成，竣工文件編制完成的目的。

5 工程項目管理與工程資料、檔案管理

工程項目管理的核心是“三控兩管一協調”，在工程項目的管理過程中，工程資料和檔案是管理的依據和信息來源，沒有建立工程項目的資料、檔案管理體系，要實現工程項目的核心管理將無從談起，工程資料、檔案管理是貫穿于工程建設的整個生命周期中，傳統的工程資料、檔案管理是基于人工的管理過程，管理效率低下，資料、檔案檢索、查找和利用十分不便，不利于工程資料、檔案的再利用，在編制竣工檔案過程中需要投入大量的人力、物力，編制周期長，工作量大，出錯率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙質文檔，無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料，很多的資料、檔案都變成了死資料、死檔案。

傳統工程資料、檔案的管理基本上采用手工管理，存在著資料、檔案分類和編制不統一，管理過程紛亂，無法監控，甚至發生資料、檔案丟失的現象。如何解決工程資料、檔案的管理、利用和信息化問題是當前工程主管部門、建設單位、監理單位和施工單位所面對的復雜問題。

6 信息化對工程資料、檔案管理提出了新的要求

信息化的核心就是利用現代網絡技術、通信技術、計算機技術等現代信息技術手段來解決信息的采集、加工、利用的問題，提高我們的信息收集、加工和利用的水平，工程資料、檔案是信息化的對象和核心，傳統的手工方式已遠遠不能滿足現代工程管理信息化的要求，這是目前工程資料、檔案管理面臨的新形式下的課題。于是，隨著市場的需求，適合工程項目資料、檔案管理流程的《工程檔案竣工資料管理系統》出現了。

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