現階段我國高校文秘專業素質與人才培養分析

摘 要：本文從研討新時期新經濟時代下的文秘專業素養問題出發，對當今社會中對文秘專業素養的需求情況做了詳細和論述和分析。接著筆者就多年研究教學經驗對現階段如何提高文秘專業素養問題進行了觀點性的分析和建議。最后在討論專業素養問題的基礎上筆者對現有的高校文秘專業教育體系發表了自己的觀點和建設性分析并對當前高校文秘專業人才培養方案進行詳細闡述。

關鍵詞：高校；文秘專業；文秘專業素養；文秘專業建設；人才培養方案

作者簡介：白翠玲，講師，中國古典文學碩士。

[中圖分類號]：G640 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-15--02

一、新時期文秘應具備的專業素養

第一，品行與道德方面的素養，作為一個秘書首先應該是德才兼備的，如果沒有德，知識就算再豐富，也不符合秘書的標準。在領導機關中秘書的工作地位就是紐帶，秘書人員的一言一行都與領導機關的威信與形象有著直接的關系，對領導工作的正常運轉帶來嚴重的影響，秘書工作要做到不為名利，心甘情愿當牛做馬，如果沒有一顆甘愿服務的心是不夠的。尤其是現在的秘書在物質上相對較高的一些行業，要作為一名合格的秘書，必須要有艱苦奮斗的精神，高尚的思想品德，善惡分明的道德觀念。秘書是服務于領導的，不但要對領導尊重，另外還可以向領導出謀劃策，但不能隨便改領導的意思，然而，在領導出現漏洞的時候，選擇合適的場合向領導表明自己的看法，為領導拾遺補漏。第二，關于知識素養的培養，在當代信息社會中，由于管理的需要有很多新的要求擺在各級領導的面前，在此情況下，對秘書工作也有了更高的要求。因此，秘書就要不斷擴大自己的知識面，必須與領導保持一致。一名合格的秘書不但要具備一定的基礎知識，還要具備相應的專業知識，才能勝任本職工作。秘書知識中的根基部分就是基礎知識，它也是從事學習與工作的重要資本，是所有智慧與能力的始源，秘書掌握越多的基礎知識，對于工作就會更加順手，能快速適應新的環境，更好的勝任工作。第三，能力方面的素養，秘書屬于應用型的人才，除了具備合理的知識結構之外，還要具備一定的智能結構。所以，對秘書的要求不但要具備創造與觀察能力，還要具備一定的綜合分析能力以及組織協調能力。要有敏銳的目光，對信息敏感，現代的組織都是比較復雜的，內部與外部的關系要求秘書要有一定的觀察能力，這樣才能深入全面地了解到社會中各種活動的信息。從科學的世界觀進行指導，來培養秘書的敏銳與觀察能力，另外，還要用豐富的知識加以培養，那么作為秘書，在觀察的同時還要在觀念上有新的認知，并且不斷創新，使工作有快速的進展。在實際工作中秘書一定要有主人翁的精神，敢于從新的角度分析問題，處理問題，這樣才能產生新的結果，新的成績，把一個參謀助手的作用充分地體現出來，除此之外，還有綜合分析能力，這主要是指秘書在處理本單位與其他單位之間的存在的矛盾與問題的能力，通過一系列的對比與分析，對本單位的優勢與劣勢進行研究。只有具備了這種能力，才能有效地解決單位各項活動中的問題，才會為領導提供更好的決策服務。最后一點就是組織協調能力。目前的市場經濟體制，所有的社會活動都需要有較強的組織協調能力，才能使各方面的關系得以處理。任何一個單位，秘書部門都是無法替代的一個部門，它是整個單位的樞紐，起著上傳下達的作用，承擔的是協調與溝通的責任，可以說秘書的地位是非常重要的。第四，培養心理方面的素養，這所提到的心理素養不是智力因素的心理狀態，而是起動力作用的人腦機能，是我們對自己的一言一行進行支配，包括情緒的控制，性格的修養以及志趣的調整，所以，秘書工作者一定要保持一個良好的心理素養，這樣才能真正做好參謀的工作。第五，關于政治素養的培訓，我們國家的國情與秘書工作的作用對我們國家秘書人員在政治方向上起著決定性的作用，并且政治方向是在首位的。首先，要在政治信念上加以堅定，工作中幾乎各個方面都會涉及文秘工作，并且有較強的政治性。在某些程度上也是一個部門的代表，體現的是一個部門的形象，這把單位與職工之間的利益緊密地聯系在一起，在關系到政治方面的相關問題時，要從政治的角度多分析、多觀察并對問題進行處理，在大是大非面前要保持清醒的頭腦，保持堅定的立場，不要隨著別人的變化而發生改變。再者，在理論上要有堅實的基礎，一個人只有高的理論素養，在實際問題的處理中才會有更高的能力，當然，學習永遠都是首位的，把馬列主義，毛澤東思想以及鄧小平理論認真的學習扎實，把三個代表的思想及發展觀學入到心中。最后，就是頭腦要有辯證的思維，改革不斷的深入以及社會不斷地變化，致使人們的思維方式發生了很大的改變，包括價值取向也發生很大的變化，那么，作為辦公室秘書在這樣的變革中毫無疑問的是走在最前面的。第六，關于作風素養，秘書工作是一種對工作效能和靈活反映能力要求很高的工作，培養秘書人員的優良作風，可以提高秘書工作的效率，對秘書工作適應新時期的新任務有重要意義。秘書要養成良好的作風素養，第一、要嚴謹、細致、一絲不茍。嚴謹就是秘書人員考慮問題要全面周密，處理工作要井井有條。細致要求秘書人員在辦事時都要細心檢查，不能有半點疏漏。一絲不茍是秘書人員不論做什么事一是一，二是二，不能走樣，反映情況、處理問題力求準確具體。第二、要敏捷、迅速、勤快、主動。秘書工作要講究速度和效率，敏捷的秘書，為領導提供及時優質的服務，就能成為領導稱心如意的助手。首先是反應要快，對領導的意圖、下面的情況要高度敏感。其次辦事要快，要高質量完成任務。勤快與主動的作風緊緊相連，一個勤快的秘書會主動地想工作，找事干，做工作，預見、計劃工作，超前準備工作，提前完成工作。第三，要聯系群眾，深入實際。秘書是領導機關和領導同志聯系群眾的橋梁，應樹立牢固的群眾觀點，面向基層，深入實際，及時發現和解決。第四，要文明禮貌，不卑不亢。秘書的文明禮貌既是個人修養問題，也是作態度問題，秘書接觸上下、會集左右、接待來客，舉止言談應以禮待人。秘書文明禮貌的作風還表現在不卑不亢的傲慢矜持，做到真誠、懇切，淳樸可信。

二、筆者多年經驗來對提高秘書的專業素養的看法和建議

作為一個合格的秘書，必須有正確的思路觀，物質觀結合到中國的國情，我們正處在改革開放和現代化建設的關鍵時期，新的時期對秘書工作也提出了新的更高要求。因此秘書工作人員就要不斷提高自己的素質，自覺適應形式發展的要求。秘書工作人員提高素質就要在“秘”和 “書”上下工夫，花力氣，力爭有新的突破。

所謂“秘”，就是對秘書人員提出的工作紀律和政治要求，作為一名合格的秘書人員。首先只要有強烈的政治責任感，無論何時何地，都要言行一致，從思想上，政治上，行動上同黨中央保持高度一致，堅定建設有種中國特色的社會主義的信念，牢固樹立“秘書”工作的物質觀，權力觀和紀律觀的思想意識，總任務。做好“三好服務”即為領導服務，為各部門服務，為人民服務。

其次是要有強烈的愛崗敬業精神。

所謂“書”，就是對秘書人員的理論素質和業務素質、提出的要求。秘書人員的素質如何直接影響著領導現象和整個工作運行質量，這方面，首先是要求扎扎實實抓好秘書人員的理論學習。當前，我們正面臨世紀之交，發展處于關閉時期，許多新情況，新問題需要研究和解決。秘書人員要帶頭認真學習，在深刻領會鄧小平理論上下工夫，把思想統一到黨的十五大精神上來，便秘書人員在鄧小平理論的科學認識上，在運用鄧小平理論解決實際問題的能力上，在改造主觀世界的自覺性上都有新的提高。其次是加強業務素質的修養。

三、在提高文秘專業素養的條件下對我國高校文秘專業教學提出的建設性分析

從二十世紀八十年代開始我們國家的高等院校建立了現代文秘專業，發展到今天已有三十年了，從開始的行政機關秘書到如今的涉外文秘、事務文秘等多方向、多層次的專業的設置，為社會培養了很多的優秀的文秘人才。自從我們國家加入世界貿易組織以后，對于社會主義市場經濟的建設也起到了很大的促進作用，文秘人才也越來越受到社會的大量需求，進而，對文秘工作者也提出更高的要求。這樣的形勢對于學校來講，既是發展的機會，又是面臨考驗的時刻。要求我們的文秘專業建設要跟隨社會的發展步伐，適應社會的快速變化，在文秘的專業建設方面不斷改革，培養出的文秘人才是合格的，符合時代與社會的需要的人才。需要做到以下幾點：其一，深度調研，結合實際情況把握市場需求，在專業設置上符合市場所需，對人才培養的目標進行設定，其二，建立健全的課程體系，課程設計的目標是合理的構建文秘專業的知識內容，把文秘專業人才的培養模式進行轉變，不斷提高實踐教學的內容，提高學生的職業能力，使他們在就業市場上有一定的優勢。其三，在文秘專業老師隊伍的建設方面要加快速度，它保障了專業教學的質量，市場的需求數量越來越大，而高校中文秘專業的老師卻嚴重缺乏，兩者形成很大的矛盾，并且非常的尖銳。其四，加強實踐，重點培養能力，一方面要把實訓的教學管理制度建立起來，并不斷地進行完善，具體包括如下：經費管理、設備管理、固定資產管理以及各項管理制度，除此之外，還有實訓的教學大綱以及教學計劃都要健全。把相應的管理制度制定出來，為教學順利進行提供保障，這是完成教學內容的基礎。另一方面是教學在課堂中起到的作用，是支撐課堂的根本所在，避免出現學科化或者是理論化的現象，在教學中采用多種方法，加強授課內容的實際操作。

四、現階段我國高校文秘專業人才培養方案

第一，要把目標培養起來，專業的培養一定要符合我們國家的社會主義現代化建設的要求，一定要全方面進行發展，從德智體美等各方面進行，我們國家需要的文秘人一定要有良好的職業道德，這是首要的因素，還要具有良好的創新的精神與人文素養，另外，在寫作方面要有較強的功底，在計算機操作方面以及各種辦公設備的操作方面的能力一定要熟練，在中型小型企業或是基層機關辦公室有工作經驗，能夠協助領導及時處理日常事務，能夠為領導做出決策并得以實施的技能型人才，并且具備較高的綜合素質。這才是我們要培養的人才標準。第二，就是就業方面，文秘專業的學生通常都就業于中小型企業，主要從事的工作有秘書、辦公室文員、部門助理，以及機關或是事業單位的秘書或文員，部門行政助理或是檔案管理等工作。第三，能力方面的培養，首先，要對中國共產黨的領導人擁護，走社會主義道路，學習馬列主義，毛澤東思想以及鄧小平理論，還有三個代表的重要思想，確立牢固的科學發展觀念，為實現中華民族偉大的理想而奮斗。其次，要樹立正確的世界觀、人生觀以及價值觀，對社會要有責任感并培養良好的社會公德，熱愛我們的祖國，對集體多加關心，保持艱苦奮斗的作風，以勞動為光榮。加強對人文藝術方面的修養。對基本的禮儀規范要加強掌握，保持良好的交往能力，暢通的人際溝通能力。第四，掌握一定的專業知識，對辦公室的日常事務要有一定的了解，熟練掌握辦公室的接待禮儀及工作流程，并熟悉各項業務的辦理，對系統的文秘知識要熟練掌握，包括應用寫作知識。在文學知識與理論方面也要有一定的了解，培養自己良好的文學修養。加強心理學知識的學習，衛生健身方面知識的補充，還有行政、公關交際方面的知識都是需要掌握的，最后還要對英語知識有一定的掌握，計算機應用知識以及相關的社會知識、生活知識、法律法規知識都是必須要了解的。第五，要具有一定的職業能力，主要體現在以下幾點：一是對文學作品的閱讀、鑒賞與理解能力，二是有較強的擬寫文書能力，并且對文書進行很好的處理能力，三是對會議的組只與服務的能力，四是對信息進行搜集、整理與分析的能力，五是較強的協調、溝通與公關能力，六是對辦公軟件的使用與設備的維護能力，七是辦公室中日常事務的處理能力，八是很好地完成臨時性任務，特殊性任務的能力，有一定的學習能力，思維活躍并且善于創新等，九是在商務方面有一定的運作能力。

參考文獻：

[1]尹緒明.秘書族中新景象[J].秘書，2000，（8）.

[2][6]費麗萍.市場細分：高校文秘人才培養新視野[J].廣西師范大學學報（哲學社會科學版），2005，（3）.

[3]王箕裘.淺談高職文秘專業課程設置原則[J].教育與職業，2007，（17）.

[4]蘇辛.再說定位[J].中國遠程教育，2003，（9）.

[5]曹方.高校辦學目標定位必須考慮的幾個問題！！！再論高等學校辦學目標定位[J].廣西高教研究，2000，（5）.

[7]王敏杰.高職文秘專業的課程體系與設置[J].蘇州市職業大學學報，2006，（2）.

[8]余世民，鐘莉.談高職文秘實習實訓教學的強化效應[J].職業教育，2007，（2）

[9]勞動和社會保障部，中國就業培訓技術指導中心.秘書國家職業標準[S].北京：海潮出版社，2003

[10]方國雄.秘書學[M].北京：高等教育出版社，2001