淺談關于研究生秘書工作的思考

摘 要：高校研究生秘書作為高校教學管理隊伍中的重要組成部分，工作效率、工作質量將直接影響到高校培養研究生工作的水平。然而，隨著近年來高校的擴招，研究生秘書的人數并沒有得到相應的增加，研究生秘書崗位也沒有得到應有的重視。本文根據筆者的個人經驗，就研究生秘書目前的工作現狀、素質要求進行了分析，并對在此種現狀條件下，提升研究生秘書工作質量提出了個人的建議。

關鍵詞：研究生秘書；素質；教學管理

作者簡介：呂櫻：女，研究實習員，碩士研究生。浙江師范大學外國語學院研究生秘書。

[中圖分類號]：G64 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-15--02

根據教育部2011全國教育事業發展統計公報[1]，我國高等教育大眾化水平進一步提高。2011年全國各類高等教育總規模達到3167萬人，高等教育毛入學率達到26.9%。

全國共有培養研究生單位755個，其中高等學校481個，科研機構274個。全國招收研究生56.02萬人，比上年增加2.2萬人，增長4.09%。其中，招收碩士生49.46萬人；在學研究生164.58萬人，比上年增加10.74萬人，增長6.98%。其中在學碩士生137.46萬人；畢業研究生43.00萬人，比上年增加4.64萬人，增長12.09%。其中，畢業碩士生37.97萬人。

隨著招生人數的增加，高校的研究生學院紛紛將許多工作下放到各個二級學院，促使二級學院在研究生教育管理工作中權限逐漸擴大、自主性不斷增強，但同時，二級學院所承擔的工作量和復雜程度也在加倍地增加。作為二級學院管理戰線的一線工作人員，研究生秘書人數并沒有相應地增加，自然地承受起不斷增加的工作量。因此，研究生秘書的素質要求和管理水平，將直接影響到二級學院研究生培養質量。在日益復雜的工作環境下，如何提高二級學院研究生秘書的素質使其在二級管理體制下充分發揮工作職能，顯得相當重要。

一、工作現狀

1.工作地位

研究生秘書作為實踐者、管理者、服務者以及信息反饋者[2]，是整個研究生管理教育體系中的重要組成部分。他們處于研究生院各個部門、分管領導、導師、研究生、社科處、財務處等多個培養部門的交叉點，負責協調學院與上級職能部門、導師與學院、研究生與學院之間的關系，還要充當分管領導的助手。在整個研究生培養工作的全過程中，起著不可替代的紐帶和橋梁作用[3]。

2.工作職責

研究生教育是我國高等教育結構中的最高層次，是我國增強綜合國力，提高國際競爭力的重要支撐力量[4]。擴招后，研究生教育的開放性使得更多的人有更大的范圍去選擇研究生教育，從而使得研究生在來源、地域、年齡上出現了多樣性。同時，由于大多數高校采取的導師制，促使不同導師、不同研究方向的研究生經歷不同的課程、講座、實習、調研或進修學習；同時，因為許多研究生是工作或結婚后再重返校園，接收更高級的學術深造。因此，研究生的班級、集體意識，相對于本科生而言，在逐漸淡化，凝聚力正在削弱，班級、學院活動的吸引力也在不斷下降。

作為研究生秘書，主要服務對象為研究生。而伴隨著服務對象的高層次性、多樣性、及分散性[4]等特點，研究生秘書的職責主要有：

（1）負責研究生的招生、錄取工作。研究生秘書需要協助分管院長、學位點負責人制定有關研究生招生計劃和招生專業目錄等內容，組織與實施本院研究生招生的具體工作：包括組織相關導師做好招生命題、閱卷工作，組織安排復試及錄取工作，并確保所有工作內容的保密及程序公平。

（2）負責研究生的日常培養工作。研究生的日常培養工作紛繁復雜，主要包括：各個專業研究生培養方案的起草、修訂；研究生新生報到注冊、始業教育、學籍管理、課程建設；研究生課程的教學組織、實施與教學檢查；研究生的見習、教學實踐、學術活動等工作。

（3）負責研究生的學位工作。研究生秘書需要負責各類研究生學位論文的開題、答辯申請、論文審閱、答辯安排工作；協助分管領導做好學位評定、信息上報、學位授予工作；導師的遴選、考核及日常管理工作；學位點的申報、管理、評估等工作。

（4）負責傳遞學術與科研信息，做好師生間溝通協調工作。參與學術會議、各類活動等的宣傳與會務活動。在筆者所在的二級學院，筆者積極通過科技手段，如學院網站、QQ群、手機短信等發布一些學術會議的信息；同時，有研究生自己組織、設計的“北山問道”活動，每一周由不同的專業負責人輪流設計討論主題、點評老師的邀請等工作。研究生秘書負責解決問題、監督過程，并不干涉研究生自己的活動安排等，全程讓研究生自己活動。

（5）負責其他研究生相關的工作。研究生秘書需要做好研究生相關資料收集、整理與管理工作；各類學籍、日常管理、學位表格的數據統計、填寫、報送工作；做好畢業研究生的離校工作；研究生開題、答辯、論文評閱、論文指導等的導師工作量的統計工作；以及研究生參加學術會議的統計、研究生經費報銷；導師論文發表、審核、獎勵等工作。

3.工作環境

以筆者所在的二級學院為例，在從事研究生秘書工作的五年間，學院的研究生數量由原有的每年20余人增加到80余人，此外還有在職教育碩士、農村教育碩士、同等學力研究生以及進修生每年百余人。再加上，平時在辦公室時，老師、在冊學生以及潛在學生的電話咨詢、個人造訪等，造成工作頭緒多、管理強度大，大大降低了研究生管理的工作效率。

為了將工作做得更好，研究生秘書本身是非常希望能與同事、領導、各類學生和諧相處，并且完美地處理好各個方面的工作和關系的?？墒?，不同的人有不同的需求和愿望表達，研究生秘書在協調各類關系、工作間所產生的心理壓力，并不一定能得到調整和排解，這些嚴重阻礙了其積極性的發揮，進而影響到研究生管理水平與培養質量。

二、素質要求

研究生秘書是使教學管理工作順利展開的重要執行者，其綜合素質的高低將直接影響了研究生培養的質量。

1、熱愛研究生秘書工作，樹立服務的意識。

研究生秘書的工作內容紛雜而繁重，主要為教學培養過程中的常規管理，雖然是常規工作，卻因學生人數眾多、學生類型多樣化而變得紛繁。這就需要研究生秘書在工作中時刻保持清醒頭腦，認真地實施每一項工作，并在同一時間段執行不同的工作內容。一旦工作內容出現了失誤，不僅可能影響到自己的聲譽，還有可能會影響到導師和學生。所以，研究生秘書應熱愛本職工作，具有服務意識，只有這樣才能有效地突破重重干擾，快速高效率地完成本職工作。

2、注重科學管理，強化責任意識。

作為二級學院面向導師和學生的直接窗口，研究生秘書的辦事效率、工作態度及面對工作對象的態度不僅反映了其本身的素質和能力，也代表了二級學院管理人員的總體形象和服務水平。因此，研究生秘書應有效結合工作任務及學院發展目標，有效統籌安排、科學合理定工作目標和任務。進而，研究生秘書需要強力的責任意識，保持嚴謹的工作態度，不馬虎、不草率，始終保持清醒頭腦，有意識、高水平地完成各項工作。

3、良好表達能力，重視溝通能力。

研究生秘書的工作主要是面向導師和研究生，在工作中就需要與工作對象就文件、事件傳達精神、解釋原因等，還要積極主動向領導匯報工作。面對這些工作，良好的口頭表達以及溝通協調能力是確保這些工作順利進行的一個有力保證。

筆者所在二級學院每年研究生招生的復試比例因為專業的特殊性等原因，使得每年報考及上線的考生數量較多，從而使得面試的復試比例一直居于全校榜首。而在挑選更優秀的學生的同時，也存在著與落選考生溝通交流的問題。如何勸慰落選考生，并鼓勵落選考生不要失去信心，不僅在考研方面，也包括在其他方面的信心。比如，有一年，一名考生以總分較靠前的優勢進入了某一專業的復試，結果卻因為復試中的筆試成績而落選，筆者則成為了該考生第一個傾訴的對象，筆者花了大半天的時間，鼓勵該考生重拾信心、努力向前。在第二年的復試中，又見到了她的身影，這次，她以總分第一的成績進入了復試，并且最終以總分第一的成績被錄取。復試之后，該考生又與筆者聊起落選這一年所做的事情，她并沒有埋頭躲在書堆里，而是讓自己尋找鍛煉自己的機會，做過不少的兼職，包括家教、培訓機構的授課等等，并在這些工作中尋找不足，才能在第二年的復試中，相較于那些應屆生，脫穎而出。最后她說，第一年落選，并不是一件壞事，筆者與她的談話，讓她認識到了自己。這件事，筆者一直引以為豪地講給后來落選的考生，讓他們不要失去信心，重拾信心、繼續奮斗。

4、較強文字功底以及計算機操作能力。

作為主管領導的助手，研究生秘書不僅需要結合實際情況，提出一些設想，還經常需要幫助領導起草相關的工作文件，發通知給導師、學生等，這就需要研究生秘書需要有較強的文字功底。此外，隨著科技的高速發展，熟練掌握計算機辦公軟件操作技術，也成為研究生秘書必備的基本素質。例如，研究生復試成績的統計、導師課時、指導學生的統計，因研究生人數的增加而導致的工作量的成倍增加，在使用相應的計算機軟件后，問題就能得到較好的解決。因而降低了漏算、錯算的幾率，并提高了工作效率。

5、良好的心理素質和個人修養。

由于研究生秘書面對的工作對象類型眾多、涉及面廣，又涉及可能處于工作夾層中，難免會碰到一些麻煩、矛盾或委屈。這時，就需要研究生秘書具有良好的心理素質，強化個人修養，學會寬容、任勞任怨，保持清醒、理智的頭腦。當個人心理承受達到限度時，在適當的時候，尋找釋放的突破口，而不是直接將不愉快面向工作對象，做到不感情用事、不偏不倚。

三、體會與建議

根據我國研究生培養類型呈現多元化、招生規模呈現逐年遞增的現狀，研究生秘書崗位對研究生秘書提出了越來越高的要求。相應地，研究生秘書自身的發展并未得到有效的重視，從筆者的個人經驗看來，只有當研究生秘書理想與現實的沖突得到較好的平衡，發展路徑較為清晰時，研究生的教學管理工作才能得到較高水平的完成。

1、加強校際合作，搭建交流平臺。

根據教育部2011全國教育事業發展統計公報[1]，全國共有培養研究生高等學校481個。如此多的研究生培養高校，各個學校間對于研究生培養自有一套體系。如果能有機會提供相互間的學習和交流經驗的機會，建立校際、院級間的相互合作關系，形成良好的互動平臺，并將有效提高研究生秘書對于管理工作的認識水平、創新意識，從而提高研究生秘書的教學管理水平。

2、提供發展平臺，強調教改創新。

研究生秘書大多數并非文秘專業畢業，要較快地熟悉辦公室工作，則通過高校給予的培訓能夠解決。然而，從研究生秘書自身而言，他們希望能夠不斷學習進步，在不放棄本專業的同時，做好教學管理工作。這就需要高校提供相應的發展平臺，讓研究生秘書有機會承接本專業的課程授課、申報科研課題等，讓研究生秘書能夠不放棄本專業，行政辦公能力與專業科研能力齊頭發展。同時，研究生秘書作為管理工作者，在教學教育改革中也是重要的組成部分。高校應圍繞研究生的教學管理和教學研究工作，給予資助，開展教改研究，從而促進研究生教學管理的發展。

3、優化環境保障，激發工作潛能。

由于教學管理工作沒有得到應有的重視，工作性質決定了教學管理崗位職稱評定的困難性，崗位待遇的偏低性，這些實際問題嚴重打擊了研究生秘書的工作積極性，導致這一工作崗位的隊伍的不穩定性，人員變動頻繁，從而出現工作的脫節。因此，高校領導應了解處于這一基層崗位的研究生秘書的工作現狀，為其提供良好的環境保障，對于工作負責、管理效率高、工作業績突出的人員給予應有的精神、物質獎勵。以環境留住人才，以實際重視人才，以待遇吸引人才，在職稱評定、晉升等方面適當做出傾斜，而不是一有獎勵就考慮領導級別，必須充分激發一線工作人員的積極性，使研究生秘書能夠全心全意為此崗位奉獻。

總之，隨著高校招生規模地不斷擴大，研究生培養逐漸成為高校的工作重點。而研究生秘書作為此項工作程序中的重要組成部分卻并未得到相應的重視。善待研究生秘書，提供研究生秘書發展的平臺，激發其工作潛能，則必將促進研究生培養工作更上一個臺階。

參考文獻：

[1]中華人民共和國教育部. 教育部發布2011年全國教育事業發展統計公報[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_633/201208/xxgk_141305.html， 2012.

[2]黃婷. 走出困境：高校二級學院研究生秘書的進路探尋[J]. 哈爾濱學院學報， 2012， 4（33）：135-138.

[3]趙香玉. 淺析高校二級學院研究生秘書的素質要求[J]. 現代企業教育， 2011， 5： 161-162.

[4]鄭軍峰，劉翠娟. 擴招后研究生管理若干問題之思考[J]. 煤炭高等教育， 2006， 4 （24） ： 60-61.