高校系辦公室管理工作探討

摘 要：本文概述了高校系部辦公室基本職能，根據(jù)其有執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性、傳導(dǎo)性的工作特點，簡述辦公室管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。以及針對在新的形勢下，高校系辦公室管理工作所面臨的新的挑戰(zhàn)和對策進行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；素質(zhì)；挑戰(zhàn)

[中圖分類號]： G647 [文獻標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-15--01

高校系部辦公室是學(xué)院的基層辦事機構(gòu)，在學(xué)院黨政機關(guān)運作中起承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。我院系部辦公室的宗旨是全心全意為教職工服務(wù)、為各職能部門服務(wù)、為系部領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。圍繞學(xué)院的中心工作和重要工作，認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、服務(wù)、傳達信息以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

一、充分了解系辦公室基本職能

1、負責(zé)了解掌握院內(nèi)各職能部門信息及重要動態(tài)，主動收集有關(guān)信息，及時、準(zhǔn)確為系部領(lǐng)導(dǎo)的決策提供意見和建議。

2、做好溝通協(xié)調(diào)工作使學(xué)院信息和指令能以暢通的渠道和快捷的速度上傳下達。承擔(dān)對各種信息的收集、整理和發(fā)布傳遞的任務(wù)，保證教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)之間信息互通，起到關(guān)鍵性紐帶作用，保障學(xué)院各項工作正常有序地開展。

3、做好日常教學(xué)管理工作包括課務(wù)安排、調(diào)課處理、多媒體教室安排調(diào)整、教學(xué)檢查、補修補考安排、工作量核算、學(xué)籍管理、學(xué)生實習(xí)外出實踐管理等。日常事務(wù)性工作包括安排組織系部會議、來人來訪接待、辦公用品購置、財務(wù)報銷、外聘教師管理等。

二、依據(jù)工作特點，提高工作人員素質(zhì)

系部辦公室工作特點首先具有執(zhí)行性，在執(zhí)行的過程中不能只是機械、教條地傳達，而應(yīng)該根據(jù)本部門的實際情況，在不違反政策原則性的基礎(chǔ)上，使用靈活的方式使執(zhí)行結(jié)果達到最佳。其次具有全方位、綜合性、多層次的協(xié)調(diào)性，工作涉及內(nèi)容貫穿整個學(xué)院、各個職能部門。第三，還具有服務(wù)性的特點，要牢固樹立為學(xué)生、教師服務(wù)的理念，將學(xué)生、教師反映的問題及時、準(zhǔn)確地傳達給系部領(lǐng)導(dǎo)。在平時的工作中做到耐心、細致、周到。最后，還具有傳導(dǎo)性的特點，辦公室管理人員直接參與學(xué)院教學(xué)、科研和學(xué)生的管理工作，因此可以為系部領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的信息，以便及時處理突發(fā)性、臨時性事務(wù)。

作為系部辦公室工作人員在不斷改進與創(chuàng)新，努力提高工作水平的基礎(chǔ)上，要注重提高以下素質(zhì)：

1、辦公室人員要全方位地提高文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，加強文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和水平。

2、提高道德修養(yǎng)，清正廉潔。不得以權(quán)謀私，提高拒腐防變能力，把開展警示教育與本職工作結(jié)合起來，使黨風(fēng)廉政建設(shè)工作制度化、日常化、自覺化，把反腐倡廉教育貫穿于自己的日常工作、生活之中，貫穿各個環(huán)節(jié)，切實提升自己的綜合素質(zhì)。

3、要有奉獻、服務(wù)精神。工作中貫徹以人為本的理念，提高責(zé)任意識、公仆意識、服務(wù)意識，深入教師中、學(xué)生中，更好為師生服務(wù)。從思想上高度認(rèn)識當(dāng)前高等職業(yè)教育發(fā)展的新形勢，結(jié)合學(xué)院發(fā)展實際，做好本職工作。

4、科學(xué)管理有序協(xié)調(diào)各項工作。辦公室的工作細、繁、雜、忙，除了日常的事務(wù)性工作以外，還要處理一些突發(fā)性的事務(wù)，因此，系部辦公室管理人員要科學(xué)地管理和利用時間，提倡協(xié)作精神，工作中分清主次，合理安排時間，對于可預(yù)見的工作，提前完成好。平時不斷學(xué)習(xí)借鑒先進的管理理念、處理好各種人際關(guān)系。真正做到科學(xué)化管理！

三、面對新的挑戰(zhàn)，改進辦公室管理

在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國高校建設(shè)正面臨著許多挑戰(zhàn)。高校在擴大辦學(xué)規(guī)模、加快科研教學(xué)設(shè)施建設(shè)、提高辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽、改善師生員工學(xué)習(xí)生活條件等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。學(xué)校的全面改革與建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它涉及學(xué)校管理的方方面面。作為服務(wù)于高校各項事業(yè)發(fā)展的系部辦公室也面臨著這些挑戰(zhàn)，需要做好以下幾點以改進辦公室管理。

1、教育面向現(xiàn)代化，就必須實現(xiàn)教育的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。實行辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理，真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效，學(xué)校管理的公開化、民主化。在提倡網(wǎng)絡(luò)化管理的同時要強化安全保密意識，切實加強安全保密工作。

2、加強辦公室管理方式的規(guī)范化、制度化和程序化。依據(jù)各具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確規(guī)范各辦公室人員的相應(yīng)職責(zé)；建立和健全規(guī)章制度，把辦公室工作納入規(guī)范科學(xué)的運作軌道；明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，將各種規(guī)章制度具體化、步驟化。

3、現(xiàn)代辦公手段的創(chuàng)新將在很大程度上提高現(xiàn)有辦公效率。辦公室人員在熟練使用普通辦公設(shè)備的基礎(chǔ)上，在辦公軟件開發(fā)方面加大創(chuàng)新力度，開發(fā)出能實現(xiàn)多向交流的動態(tài)辦公軟件。建立通暢快捷的信息傳遞渠道是辦公室工作創(chuàng)新的重要組成部分。

4、鼓勵創(chuàng)新，摸索新的工作思路把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中。并定期對辦公室管理人員進行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。用創(chuàng)新的思維激發(fā)對如何完善辦公室管理工作問題的研究，改變傳統(tǒng)的模式和理念。推進管理創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和機制創(chuàng)新。辦公室人員要大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的看法。 從“辦事員”轉(zhuǎn)為“參謀員”，提高輔助決策水平。

5、推廣高校管理職員制度，根據(jù)管理人員的資歷和實際工作能力。合理確定管理人員的級別。針對不同級別、不同崗位的工作人員，設(shè)置不同的崗位要求和工作內(nèi)容，進行規(guī)范管理。建立崗位責(zé)任制，明確辦公室各崗位的工作職責(zé)，把辦公室的工作任務(wù)進行分解落實到個人，采取措施保證各項任務(wù)的落實，做到崗位到人，責(zé)任到人。

總之，要切實做好辦公室的工作，必須了解辦公室基本職能應(yīng)遵循其基本特點，更新觀念、與時俱進、解放思想，強化辦公室的服務(wù)意識。主動、高效、優(yōu)質(zhì)地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。

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