淺析獨立院校行政秘書工作內容與綜合素質培養

摘 要：本文深入分析了獨立院校中行政秘書的主要工作內容，繼而闡述了獨立院校行政秘書的重要性和重要地位。而后筆者集合多年工作研究經驗對行政秘書需要具備的素質修養問題做了觀點性和理論性的分析，并就未來高校行政秘書發展發展方向做了系統闡述。

關鍵詞：行政秘書；工作內容；素質培養

[中圖分類號]：G717.2 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-213（2013）-18-0-02

近幾年，隨著全國各高校不斷發展、建設或轉型，行政秘書這個崗位建立更加普遍與全面，它的必要性、重要性不斷顯現，也讓高校對它的管理、建設及崗位要求愈加正規，單位、領導對選擇適合的行政秘書也提出了更高的要求。

高校教學單位行政秘書工作內容比較繁雜，系部主要有：會務工作、內務工作、文書工作、內部信息收集、整理和反饋工作、人事工作、系財務管理工作、物品采購及領用工作、檔案管理、公章管理和使用工作、對外聯系和接待工作；除了系部事務工作做好外，還需要對學院各部門通知做好及時下達工作、協調好內、外關系。

因為事務繁雜，行政秘書很容易讓人覺得似打雜人員，可有可無，實際上，在日常學院事務中它是只無形的手，起到重要的承上啟下作用。

行政秘書工作內容淺析：（一）會務工作。會務工作是教學單位工作的重要部分，一個會議能體現出系部會議的正式性、正規行、實效性，也能給外來到訪人員留下良好的印象。行秘根據領導安排首先做好會議內容紀要整理、會議人員通知、文件下發的準備工作，然后按照不同會議內容、到訪人員提前做好會議室衛生、整理擺設、多媒體使用及接待共作，會中做好詳細的會議記錄，會后做好會議室歸整、安全工作及對其他相關教師會議內容傳達。（二）內務工作。內務事務要求行政秘書有高度責任心，主要是1、系安全檔案記錄工作。行秘需要對系部防火安全器械、防火通道及指示牌、辦公室經常進行排查，對有可能存在的安全隱患進行登記、及時上報相關部門；2、做好教師電話簿和教師個人信息記錄及更新工作，如論文發表、科研項目材料備案；3、到訪人員接待工作，行秘需要對學院概況、系部概況、專業設置、教師情況、學生畢業情況有清晰的了解，個人方面，需要有良好的表達、溝通能力與素質體現；4、做好系部、外部文件收發、報刊、信件收發工作，同時做好詳細的收發記錄。內務事務比較繁瑣，大部分為重復性的工作，容易讓行政秘書產生倦怠感和松懈感，而內部事務是系部正常化的標志，要求行政秘書時刻保持工作激情和較高警惕性，經常思考、反復思考，善于總結捷徑和規律。（三）文書工作。行政秘書需要有較好的文字功底，對不同的寫作類別、格式需要有較好的掌握。通知、申請、說明、綜述等大量不同類型的寫作就需要行政秘書了解學院的相關方針、政策，有正確的思想觀，同時，利用閑暇時間多積累文學知識、寫作常識，多寫作，能從內心把寫作當做一種樂趣。（四）人事工作。人事工作一般是根據學院人事處下發通知，行政秘書按照時間及內容，及時告知相關教師準備材料、填寫表格。一般包括每年新教師崗前培訓、繼續教育培訓、高校教師資格證認定工作、職稱評定工作；聘任教師入職手續、教師離職手續辦理；每月按時上報教師考勤表、加班表及省市、學院下發的“百人工程”、“千百十工程”等評選、申報工作。行政秘書首先要對文件進行了解，協助教師做好材料準備，人事工作與教師利益密切相關，這就要求行政秘書在完成此項工作時具有及時性、準確性的態度和高度責任心。（五）財務管理工作。財務工作指行政秘書協助系領導做好系部財務借款、報賬、預算、教師外出培訓、出差及系部辦公經費結算、物品入賬、審核登記工作。要求行政秘書熟知學院財務處下發的財務制度，比如報賬流程、報表的規整填寫方法等，行政秘書只有具備高度自覺性、敏感性和認真的態度才能將財務工作做好。（六）物品采購及領用工作。行秘根據系部需要、教師需要、辦公室需要填好申領單到學院資產處申領教學工具、辦公工具或采購其他特殊情況需要使用到的物品工作。行秘需要清晰的掌握系部辦公用具、教師設備等固定資產的賬務工作，嚴格按照學院資產處備品領購制度，根據系部安排、教師、辦公室的實際需要，及時、準確的申報、領取備品，分發后需要做好詳細的分類明細賬簿，確保賬物相符。（七）檔案管理、公章管理和使用工作。檔案分為很多種，分類整理，行政秘書需要在平時多留心勤收集，比如系部文件、學院下發的通知及文件、黨務文件、科研文件、教師信息備案文件、就業文件、設備維修處理文件、系部會議文件、專業特色建設文件等，行政秘書都應該對備案文件有個長期的整理規劃，有系統的文件整理冊，明顯的文件標簽及目錄。通過堅持不懈的積累，才能逐漸為系部、學院留住寶貴的材料。公章，是指國家機關、團體、企事業單位用自己法定主體行為名稱制作的簽名印章，是一個單位用在嚴肅辦理的公事，它具有嚴肅性，一般由行政秘書保管，保管工作雖然看似簡單，長久保管不出差錯就需要這個人有責任心和嚴肅、公正的處事態度，不隨意擺放公章，對需要蓋章的文件和人員，進行登記備案，需要熟知領導的簽字體、對辦理學院及教學、行政事務時簽章的程序及注意事項。（八）對外聯系和接待工作。對外聯系和接待工作很考驗合格的行政秘書所要具備的整體素質。社會越來越發達，人的素質也越來越高，對外聯系不僅需要行政秘書有很好的語言能力、溝通能力、溝通方式及語言素養，也需要有耐心、有恒心的工作態度，協助系部領導與就業單位、實習基地、產學研研究基地及來訪單位、企業進行長期、短期聯系，能較好的促進學生實習、就業、項目研究與產品合作，能深層次的提高教學水平、科研水平，對學院起到好的宣傳、發展作用。在廣東省高校做行政秘書，因為大部分學生還是來自廣東省各縣市，在語言方面，除了掌握流利的普通話、基本英語外，還應該有基礎性的粵語溝通能力，行政秘書性質中具有服務性功能，意指不僅為領導服務、教師服務，也為學生服務、校外聯系單位服務。有較全面的語言能力，能出色起到橋梁作用。溝通能力及方式，溝通是指是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。方式是指言行所采用的方法和形式。行政秘書除了語言能力外，需要能拿捏好與人溝通的技巧、方法，真誠待人、誠信待事，時刻以學院、系部的名譽、利益為重。除此之外，在與外界溝通時，出于對外界單位尊重，應適當地對就業單位、企業、合作單位概況有基本了解，對來訪人員的姓氏、職務及來訪目的、雙方需要達成的結果進行基本的掌握。接待禮儀，一個人的綜合素養能給對方帶來良好的溝通意愿，行政秘書在接待外來人員、單位時，可以通過整潔、合體的衣著，恰當的迎接禮儀等來把行政秘書所起到的窗口作用做得更完善。

不難看出，行政秘書需要處理大量繁雜的事務，繁雜的事務雖小，有時細節卻可以決定成敗。行秘必須在處理每件事情時都有高度責任感和憂患意識，認真、無誤并善于用科學的方式方法來處理事務，其次，無私、體貼、耐心，把工作的事情當做個人的事情來完成。這個崗位對行秘要求是具有全面性，一個人不可能完美，但特殊的工作性質就要求行政秘書需要通過堅持不懈的有效學習、培訓、交流來充盈自己，這樣，不論是處理起正常事務，還是在遇到突發事件或重要事件時才能遇事沉著、大方且周全。在這種種的要求下，素質培養與提升就成為了行政秘書工作最本質的要求。

素質，一般指人的智慧、技術、能力和內在涵養，體現在政治素質，思想素質， 道德素質，業務素質，審美素質，勞技素質，身體素質，心理素質八個方向。它大部分取決于個人來自單方甚至多方知識深度或廣度，取決于有效、準確的溝通能力、語言的豐富性、用詞的準確性、取決于一個人的世界觀、人生觀及價值觀、情商優劣等因素。行政秘書可以通過以下途徑進一步提升綜合素養：一、保持正確的政治立場。在立場上、思想上、行動上與國家、與黨保持高度一致，時時掌握國家方針政策、動態，以科學發展觀、實事求是、開拓創新的政治思想來指導工作。二、保持學習欲望和學習習慣。工作的全面性，務必需要行秘有韌性的保持學習欲望、能積極調節學習狀態。愛看、愛聽、愛寫，逐漸就能為扎實的文字功底鋪上一層磚。三、保持良好的職業道德。除了有優秀的工作技能和廣闊的知識結構外，行秘需要強化服務意識和奉獻意識，以奉獻為核心、敬業為重點，待人接物保持平等謙虛的態度，對枯燥、重復性工作沒有絲毫怠慢，把握好工作定位，尊重、支持領導工作、全心全意地為教職工和學生服務。

現階段高校行政秘書應具備以下素質

1.思想作風及政治理論素質。行政秘書必須具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風行和精益求精。系辦公室工作面廣，內容繁雜，任務重，責任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業，繼承和發揚不圖名利、默默無聞、甘于奉獻、艱苦奮斗的傳統和作風。具有強烈的事業心和責任感，主動研究系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質量，為師生員工服務。

2.業務技能素質。努力提高辦公室人員的能力結構，其中包括基本能力：即敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力；專業能力：即表達能力、協調能力、自我控制能力和組織管理能力；業務技能：即速記、打字、管理檔案、使用復印機、傳真機等。

3. 協調能力。善于處理上下左右、校內校外、各部門之間各種關系的能力。行政秘書應具有較強的協調能力，合理協調好校內校外、各部門之間的關系，努力為本校、本部門的各項工作創造一個寬松的外部工作環境，以實現高等學校教育目標的總要求。