論高校二級學院辦公室主任的基本素質

摘 要：二級學院辦公室處于溝通上下、協調左右的地位，擔負著保證二級學院工作正常有序運轉的職責。作為高校辦公室主任，其工作性質決定了其必須具備很強的能力和很高的素質，即過硬的政治素質，熟練的業務素質，優良的作風素質和扎實的能力素質。

關鍵詞：高校二級學院；辦公室主任；素質

[中圖分類號] ：G647 [文獻標識碼] ：A

[文章編號] ：1002-2139（2013）-18--01

高等學校是培養具有實踐能力和創新精神的各類專業人才的搖籃，既不同于國家黨政機關， 也有別于一般的企事業單位。隨著高校改革進程的加快，二級管理制度的推進，二級學院辦公室處于溝通上下、協調左右的地位，擔負著保證二級學院工作正常有序運轉的職責。作為二級學院辦公室主任，雖然職位不高，但角色至關重要，其工作性質決定了其必須具備很強的能力和很高的素質，即過硬的政治素質，熟練的業務素質，優良的作風素質和扎實的能力素質。

一、過硬的政治素質

過硬的政治素質是做好各項工作的首要條件，是一名優秀的辦公室主任的核心素質。作為辦公室主任要以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀武裝自己的頭腦，要發揚黨的優良傳統，牢固樹立全心全意為人民服務、全心全意為全院師生員工服務、全心全意為學院的各項工作服務的思想，忠誠黨的教育事業，要有高度的工作責任感和強烈的事業心。

二、熟練的業務素質

熟練的業務素質是辦公室主任做好工作的必要條件。學院辦公室工作紛繁復雜，對內對外，對上對下，辦公室主任必須要博學多才，不斷提高自己的業務能力的寬廣性、熟練性，這樣才能及時準確的處理工作中突發出現的問題，同時還要不斷提高自己的文化和專業素質，這樣才能成為一名合格的辦公室主任。

（一）具備較高的文化素質

隨著高校改革的不斷深化和內部運行機制的改革，這對高校管理人員在管理的手段和方式上提出了新的更高的要求。因此， 作為一名學院辦公室主任，為了更好地適應改革變化的要求，必須要具備較高的文化素質和管理技能。辦公室要負責對內對外的接待工作，會接觸不同層次的人，這就要求辦公室主任具備一定的口頭表達能力。辦公室又是窗口部門，而辦公室主任則是這個窗口形象的關鍵因素。這就要求辦公室主任要做到儀表端莊、謙恭有禮、衣著得體。辦公室同時又是一個秘書機構，要處理各種各樣的公文，這就要求辦公室主任必須具備一定的文字表達能力。

（二） 加強教育管理專業素質

作為二級學院辦公室主任，要逐步使辦公室工作由經驗管理向科學管理發展，由過程管理向目標管理轉化。這就對辦公室主任的管理水平提出了很高的要求，而往往辦公室主任的學歷參差不齊，并且所學專業并不對口，這就會體現出工作能力薄弱，思維模式單一，創新意識不夠等，給工作開展帶來極大的不便。這就要求辦公室主任必須努力學習并掌握現代高校教育管理學、管理心理學、行政管理學、教育學等方面的專業知識，運用專業的管理知識武裝自己，不斷提高自己的管理水平，這樣才能在管理工作中做到協調自如、胸有成竹、有的放矢， 才能很好地掌握工作的主動權。

三、優良的作風素質

服務工作是二級學院辦公室職能的基本，只有通過優質服務，才能樹立工作權威，才能正確履行辦公室工作的職責。作為辦公室主任，其優良的作風素質主要體現為： （一） 要有甘為孺子牛的服務意識。辦公室主任要擺正自己的位置，兢兢業業，樹立牢固的服務思想，杜絕“惰氣、暮氣、驕氣、霸氣”現象。（二）處理問題要做到公平公正、實事求是，堅持原則，一切已學校、學院、全院師生的利益為重，甘于奉獻，不計較個人得失。（三）要與人為善，平等待人。在工作中不能出現“門難進、臉難看、事難辦、話難聽”的情況，要貼身為師生員工做好各項工作。（四）要盡心盡職， 忠于職守。辦公室工作紛繁復雜，工作時效性強，這就要求辦公室主任必須按時有質量的完成所有工作，不能出現“上班不在班的問題、辦公室里侃大山的問題、把職責當權力的問題、吃喝玩耍當工作的問題”。

四、扎實的能力素質

二級管理體制下， 學院有了更多的自主權，二級學院辦公室主任要完全履行好自己的工作職責應具備以下幾個方面的能力。

（一）參政議政能力

參政議政主要指的是辦公室主任能否當為領導好參謀，為領導決策提供準確、可靠的信息和具有建設性的工作建議。要具備這樣的能力，學院辦公室主任要做到：1.不斷學習各種理論知識，提高自己政策水平。作為辦公室主任擔如果理論知識功底薄弱，開展工作難免出現漏洞，所以在完成辦公室各項工作的同時要努力學習各種理論知識，提高自己發現問題解決問題的能力和綜合判斷力。2.樹立超前意思，用于探索。作為辦公室主任要主動進行調研，提前做好準備，為領導的決策提供翔實的資料。要善于領會領導的工作模式，及領導之所想，提前考慮工作中將要出現的種種問題，超前的思考解決問題的方法，為領導決策提供意見。

（二）溝通協調能力

學院辦公室作為基層綜合管理機構承擔著整體性、綜合性的協調職能，起著溝通上下、協調左右的作用。要協調好學院與學校各機關部門其他學院之間、學院內部領導之間、學院領導與教師之間的關系、學院教師之間、學院教師和學生之間的關系。作為辦公室主任必須具有較強的溝通協調能力，合理溝通協調好各種關系，才能為辦公室工作創造一個良好寬松的外部環境，以確保各項工作順利推進。

（三）開拓創新能力

二級學院辦公室工作要做出特色、特點、持續發展就必須要創新的開展工作。這就要求辦公室主任在工作中要有開拓創新精神。首先要做到工作思路有封閉調整為開放，隨著市場經濟的發展， 辦公室工作要要由內向走向對外開拓，走向開放，要由坐等走向主動深入。其次要做到調整單一為多向工作思路，辦公室工作要拓寬領域，放寬視野，跳出過去單一服務的老框框，要做到既圍繞教學、科研工作， 又圍繞學院改革發展等項工作，要改變以往只為領導服務， 忽視為教職工群眾服務的傾向。應該從學院發展大局出發，搞好立體式、全方位、多層次的服務。