高校檔案收集工作存在的問題及對(duì)策

摘 要：本文針對(duì)我國(guó)當(dāng)前高校檔案收集工作存在的問題進(jìn)行分析，最后提出了完善高校檔案收集工作的對(duì)策，以期改善我國(guó)高校檔案工作中材料收集難的問題。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；收集工作

作者簡(jiǎn)介：周帆（1982-），女（漢），重慶云陽(yáng)人，四川外國(guó)語大學(xué)檔案館助理館員，文學(xué)碩士，研究方向：檔案服務(wù)創(chuàng)新管理、檔案服務(wù)信息化。

[中圖分類號(hào)]：G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-213（2013）-19--01

高校在教學(xué)、行政、科研以及后勤等各項(xiàng)工作中，不斷產(chǎn)生和形成大量的檔案材料，而高校檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)，就是將這些具有保存價(jià)值的檔案材料收集起來，進(jìn)行科學(xué)的整理。保存好檔案資料，是對(duì)學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想。而在日常工作中，要將檔案材料收集完整并非易事，檔案收集工作涉及面廣，受制約因素多， 不是單憑檔案部門主觀努力所能奏效的。這就需要抓好思想建設(shè)、提高人員素質(zhì)以及利用現(xiàn)代信息技術(shù)等，只有這樣，才能徹底解決高校檔案工作中材料收集難的問題。

1.高校檔案收集工作存在的問題

1.1檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

高校檔案管理工作是高校行政管理的重要一環(huán)，其工作質(zhì)量的優(yōu)劣直接反映著學(xué)校的精神風(fēng)貌和文化建設(shè)。如果沒有收集好檔案材料，就不能體現(xiàn)檔案的真正意義，這是檔案管理工作的起點(diǎn)，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作中起關(guān)鍵作用的部分，然而在人們的傳統(tǒng)觀念里，認(rèn)為檔案工作可有可無，突出表現(xiàn)在檔案資料的收集困難等方面，檔案意識(shí)的淡薄不僅影響了檔案材料的收集工作，還在在一定程度上影響整個(gè)高校的行政管理工作。

1.2高校檔案收集工作困難

高校的檔案收集工作主要靠專兼職檔案人員互相配合來完成。然后在實(shí)際工作當(dāng)中，各職能部門的檔案管理人員一般都是兼職，加之工作變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案工作前后銜接不上，業(yè)務(wù)不熟悉。在日常工作中，一些工作人員為圖工作方便，把一些重要文件長(zhǎng)期滯留在手頭；還有的工作人員甚至認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)為檔案收集工作只是檔案部門的事情。

由此可見，高校的檔案收集工作難度很大，如任其發(fā)展下去，而不及時(shí)地采取有力措施改變這種狀況，那么檔案材料將會(huì)大量流失，給國(guó)家、給學(xué)校帶來無法預(yù)計(jì)的損失，檔案館的館藏不豐富，將嚴(yán)重影響檔案信息服務(wù)工作的開展。只有加強(qiáng)高校檔案收集工作，這樣才能為更好的開展檔案服務(wù)工作提供基礎(chǔ)性的保障。

2.完善我國(guó)高校檔案收集工作的對(duì)策

2.1提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理

高校檔案館首先要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，提高全員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的態(tài)度，重視檔案工作，加強(qiáng)高校檔案管理的責(zé)任感，將檔案管理工作納入到議事日程、納入到高校總體規(guī)劃，在人力、物力、財(cái)力各方面確保高校檔案管理工作得到保障。高校檔案館還應(yīng)增加設(shè)備投入，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，為利用者提供更加方便快捷的信息服務(wù)，以滿足各類用戶的需求。

2.2強(qiáng)化高校檔案收集工作

高校檔案收集困難，主要原因在于思想觀念滯后、對(duì)檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。因此，要首先加強(qiáng)檔案工作的宣傳教育，有效利用學(xué)校的宣傳欄、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒介，宣傳教育各系部和職能部門，使其充分認(rèn)識(shí)到收集歸檔是相關(guān)部門和人員的工作義務(wù)和職責(zé)，及時(shí)上交檔案材料。

高校檔案的收集工作依賴于檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，要做好檔案工作，就要不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。高校檔案管理人員是檔案收集工作的直接承擔(dān)者，他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案收集工作的質(zhì)量。因此，提高檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)是高校檔案收集工作的重要保障。

強(qiáng)化高校檔案的收集工作，還需采取定期與不定期相結(jié)合的收集方法，徹底改變過去傳統(tǒng)的定期收集檔案的方法。高校檔案的收集工作應(yīng)隨時(shí)關(guān)注學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)動(dòng)態(tài)，抓住有利時(shí)機(jī)，及時(shí)、主動(dòng)地收集檔案材料。對(duì)那些易遺漏的檔案材料，不能拖延，做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)隨時(shí)收集。尤其是一些經(jīng)常使用不斷修改的文件材料，檔案管理人員更應(yīng)注意材料的積累保管，待材料完型后再歸檔。改變過去傳統(tǒng)的收集方法，重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，以此提高工作效率。

2.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校檔案館要要擺脫檔案收集難的現(xiàn)狀，必須充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信手段。高校的院系和服務(wù)管理部門較多，每個(gè)部門都有其形成的檔案資料。因此，在檔案工作人員人手不夠的情況下， 必須建立收集檔案材料的網(wǎng)絡(luò)體系，指定兼職人員， 相互交流學(xué)習(xí)、做好定期收集。實(shí)行檔案的二級(jí)管理， 及時(shí)得到檔案資料收集的信息， 這樣有利于充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)體系的作用，有利于克服檔案工作人員少所帶來的問題， 有利于及時(shí)了解和收集容易遺漏的材料。

3.結(jié)語

高校檔案的收集工作是一切檔案工作的基礎(chǔ)和前提，所以我們要充分認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要性。影響高校檔案收集環(huán)節(jié)的綜合因素很多，檔案工作人員應(yīng)予以高度重視、認(rèn)真研究，改善收集困難的現(xiàn)狀，才能更好地為學(xué)校的改革發(fā)展服務(wù)，為廣大的檔案利用者服務(wù)。

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