檔案的現代化管理問題探討

摘 要：在現代化發展需求下，檔案管理也必須實現其現代化管理模式，但是目前在檔案現代化管理中，還存在一系列問題。為了能夠有效促進檔案管理現代化發展，必須要對其中存在的問題進行有效解決。下面本文就對檔案現代化管理問題和解決對策進行分析。

關鍵詞：檔案；現代化管理；問題

[中圖分類號]：G270 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-36--01

檔案現代化管理中的電子檔案存儲方式，是通過計算機磁盤等設備，其與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。它具有以下特點：信息存儲的高密度性，信息與載體之間的可分離性，信息的非人工識讀性，系統依賴性，多種信息媒體的繼承性。隨著計算機技術與檔案現代化管理的不斷融合，所傳達的檔案信息越來越多元化，將以往紙質形式的儲存方式做出了更為方便的調整。但在檔案現代化管理中問題的出現是必不可少的，只有明確問題的所在，才能更好地完善現代化檔案檔案。

一、檔案現代化管理中存在的不同問題

（1）電子文件存在的問題

電子文件也不是具備十分完善性能，它的問題主要表現在以下幾個方面：首先，不完善的電子檔案準備基礎工作；檔案工作規范化和標準化是檔案現代化管理的前提與基礎，現在許多大型企業的檔案管理措施質量都不過關，相應的檢索方法和工具極度缺乏，管理檔案的工作人員沒有按照國家檔案局所制定的相關條例來工作。其次，設備問題；各地區使用的儲存設備規格與型號因為地區時代發展的不等性都大有不同；對電子檔案的重視程度各個大型企業也沒有做到。因此，對實施檔案現代化管理所需的設備，投入資金比例也有很大的出入，配備的存儲設備都不一樣，甚至有的企業為了節省資金而選擇購買老式的設備來進行電子檔案的管理，這些阻礙了檔案現代化管理的發展。

（2）檔案現代化水平不高，管理人員素質有待提升

首先，檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對企業檔案管理工作的知識及制度不能正確認識，檔案管理者自身的綜合素質不達標，沒能及時補充、掌握新知識，采用傳統的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。相關的管理人員沒有對檔案管理形式保密意識，肆意的將檔案信息往外泄露，影響這些因素的產生都是由于檔案管理人員的業務素質沒有達到相關要求。其次，沒有定制一套系統的電子檔案管理規范，一些音視頻、文書格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認證標準，隨意更改辦公系統上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實性；沒能做好電子檔案光盤、軟盤的保護工作，造成存儲文件損壞，丟失電子檔案信息，一些檔案管理機構的設備條件較為簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導致檔案信息有效利用受到影響。

二、檔案現代化管理問題的解決對策

（1）創建電子文件管理系統

在電子信息系統中，電子文件系統是一種特殊的類型，保存文件的各種特殊需要它都需要考慮到。其中活動憑證的安全存儲，它都需要及時的產生、跟蹤和檢索。從而保護那些具有利用價值的檔案能受到良好的保護。創新電子文件管理系統一般需要注意以下幾個問題：①在文件管理系統中該如何確保活動記錄能有效的記錄下來；②當電子信息系統完成事務活動時，活動記錄的形成該如何確保；③電子記錄的傳送如果在超過規定的時間，該如何越過硬件和軟件的管理繼續工作；④電子文件作為一種可靠活動事務憑證其真實性和完整性該如何保證。⑤如何簡化電子檔案的搜索程序。

只有在明白了上述需要注意的問題，才能實現電子文件管理系統設計功能的必然要求。首先，對文件管理系統的任務應負起相應的責任；提出具體的要求和承諾在文件形成機構方面；文件記錄的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辯性；其次，對文件記錄的保護；最重要的一點是保持文件記錄的完整性不受損害，使其具有更改性和審計性。最后，文件記錄的可用性；要做到活動憑證可以二次編輯和修改，可利用和檢索。

（2）更新檔案管理思想意識

科學的檔案管理理念對于現代的檔案信息利用意義重大，現代檔案管理工作開展面臨了信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創新，以全新的觀念迎接挑戰，突破傳統封閉思想束縛，從手工型向現代化管理形勢轉變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率、效益。同時改革那些與檔案現代化管理發展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來解決檔案管理中遇到的新問題，把檔案管理工作提高到一個新的層次。

（3）檔案管理與科技有效結合，規范化和標準化檔案管理

實現檔案現代化管理的基礎條件通過計算機技術的不斷普及。電子檔案的自動分類、編輯、統計等工作都可以通過計算機技術來有效地進行。文件、圖像等數據的轉化產生的電子數據，可通過掃描儀工作來進行整體，使計算機技術的使用效率大大提高。電子檔案信息的網絡化與共享化通過利用互聯網所建立的貢獻平臺來實現。甚至不同地域的電子檔案信息都可通過網絡來進行匯總。在需要調取檔案時，只需在相關的平臺上對所需檔案進行檢索，相關檔案信息便可得到。檔案現代化管理的工作必須要標準化和規范化；這是一個較為漫長的過程，想要實現其標準化和規范化，不是一時之間就可完成的。如像管理人員的手工操作就可運用到檔案管理的基礎工作中。在進行此項工作時，檔案部門所頒布的相關條例條規是檔案工作人員必須給予嚴格參照的。對檔案現代化管理有時不一定全權依靠檔案局，相關部門也應該給予關照和幫助，從而使檔案現代化管理可以更快更好的實現標準化和規范化。

三、結語

檔案現代化管理是時代的需要，也是歷史的必然結果。檔案管理人員必須深刻認識到自身的職責，更新工作觀念，在檔案現代化管理當中最重要的道具就是計算機技術，應積極創造投入計算機管理新設備和技術，最大程度發揮計算機技術的功能。但也不能忽視傳統的紙質檔案形式，只有將兩者有機的結合，使之發揮出更為有效的管理效果，更好地服務于社會。

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