NoteExpress和EndNoteX6在科技查新中的應用功能比較

[摘 要] 結合NoteExpress和EndNoteX6兩種文獻管理軟件在撰寫科技查新報告過程中的實際運用，比較了二者在文獻檢索和文獻分析階段的文獻管理功能，認為在進行國內查新時適合運用NoteExpress，國內外和國外查新時適合運用EndNoteX6。

[關鍵詞] 科技查新；文獻管理；比較

[中圖分類號] G252.6 [文獻標識碼] A

1 引言

科技查新是以信息服務機構為主體，以信息資源為基礎，以信息研究為手段，運用綜合分析和對比的方法，為評價科研立項、科技成果鑒定及獎勵、專利申請、技術咨詢等的新穎性和先進性提供客觀事實依據的一種情報信息咨詢服務[1]。其作用是為科技項目的評價提供系統、客觀、準確的科技文獻檢索和情報學評價結論，有效地提高評價的準確性，為科技管理提供決策依據。

而撰寫科技查新報告是科技查新工作的落腳點，科技查新工作人員要根據委托人提供的查新要求，確定查新點、制定檢索策略、搜集和對比文獻，確定項目是否具有新穎性。文獻檢索的全面性，文獻分析的準確性決定著查新報告的質量。

撰寫過程中，查新人員要時刻保存好從國內外不同數據庫搜集到的文獻，并進行分類，為篩選和對比做準備。面對大量的文獻，查新人員往往穿梭在不同的文件夾之間；為找到一條想要的文獻，可能會找遍已有文檔，費時費力。如果能高效有序地做好文獻管理，那么查新過程將事半功倍。

目前軟件公司開發出了多款文獻信息管理軟件，如EndNote、NoteExpress、Biblioscape、Reference Manager、文獻之星、醫學文獻王、PowerRef以及基于網絡的Refworks，這些軟件能為科研人員減輕文獻管理方面的負擔，而其中的佼佼者就是NoteExpress和EndNote[2]。在科技查新工作中，NoteExpress和EndNote也因其強大的文獻管理功能，日益成為查新人員進行文獻搜索和文獻分析的得力助手。

NoteExpress（簡稱NE）是北京愛琴海軟件公司開發的文獻檢索與管理系統，其核心功能涵蓋“知識采集、管理、應用、挖掘”等知識管理的環節[3]。NoteExpress提供了以文獻的題錄為核心的科研模式[4]。EndNote（簡稱EN）是由美國科學信息所研制開發的應用軟件，目前更新到第16版，即EndNoteX6，它可以創建EndNote個人參考文獻圖書館，用以收集貯存個人所需的各種參考文獻[5]。

在撰寫科技查新報告過程中，文獻檢索和文獻分析是核心工作。NE和EN都擁有基本的文獻檢索和文獻分析的功能，筆者認為有必要將二者在科技查新中運用到的功能進行一下比較，讓查新人員根據需要選擇更適合查新任務需求的文獻管理軟件，以提高查新效率。

2 科技查新中對比

2.1 文獻檢索階段

查新文獻檢索主要涉及在線檢索、網站輸出鏈接、全文下載、批量下載等功能。科技查新文獻檢索階段，NE和EN主要功能見表1：

從表中可以看出，NE和EN都具有在線檢索、下載全文、保存檢索式、導入pdf和網站輸出鏈接，這為文獻檢索帶來了極大的方便。

二者的不同也很突出，NE完全支持中文，在文獻檢索時只要安裝NE軟件，可以直接從CNKI、萬方、維普等中文數據庫中導入作者、題名、出版物等文獻記錄；而NE導入外文數據庫中的文獻時，要先將文獻導成EN格式保存，再選擇EN過濾器導入NE，對于外文數據庫中的文獻還不能直接鏈接。

與NE相比，EN在文獻檢索時，從CNKI、萬方、維普等中文數據庫中導入文獻要進行格式轉換，即需要將選中文獻導出txt文檔，然后再將txt文檔導入EN，相比NE導出較為繁瑣；因為EN在國外應用很普遍，很多數據庫都有EN的輸出格式，諸如EI、Springer Link、ACS等外文數據庫都有導入EN的選項，所以在外文數據庫中使用EN導出就比較便捷。

由此比較可以看出，查新人員有必要結合查新委托人的需求，若只是要求國內查新，主要針對國內數據庫，用NE輸出就比較方便；若委托人要求國外查新或國內外查新，則可以發揮EN在外文數據庫中的優勢。

在文獻檢索階段，雖然NE和EN都支持在線檢索和批量下載，但在具體實踐中，還是建議大家進入相關數據庫中進行檢索，充分利用數據庫本身強大的分析功能，篩檢出相關文獻篇目后再下載，這樣會為后續分析帶來便利。

2.2 文獻分析階段

面對搜索到的大量文獻，對文獻的有效分析是撰寫查新報告工作中任務量最大的部分。在科技查新文獻分析階段，NE和EN主要功能見表2：

從表中我們可以看出在文獻分析階段，雖然NE和EN都有查重、排序、標記優先級等功能，但通過比較仍可以看出EN在升級到X6版本后的優勢：

①ENX6新增的“讀/未讀”功能，便于查新人員連續間斷的工作；

②ENX6中，文獻條目的pdf全文即顯示在本界面右側，查看全文非常直觀，閱讀時不需要再另行打開pdf，減少了在界面間切換的麻煩；

③ENX6可以創建智能組，再有文獻導入后，根據相關性，會自動將文獻分入相關的組中；

④組與組之間可以根據一定相關性（比如按期刊、作者）合并成新組，稱為“組合的組”，這樣可以凸顯出諸如文獻的分布，項目的研究、發展趨勢，作者的研究動態，更有利于查新員對項目進行深度分析；

⑤ENX6檢索的文獻可以及時發送給相關人員進行分享，實現與EndNote Web文獻同步與傳輸，可有效運用Web of Science中檢索到的文獻。

EN文獻管理技術通過不斷完善，不斷更新，在更新至EndNoteX6后，通過上表與NE的比較，不難看出，在文獻管理階段，ENX6的性能更加優越。

2.3 查新樣式問題

經過文獻的前期檢索，文獻的中期分析，最后就落實到文獻的輸出。

查新報告撰寫新規范自2013年9月1日起施行，統一用國家標準《文后參考文獻著錄規則GB/T7714-2005》為樣本。作為文獻管理軟件，無論NE還是EN，在按查新報告格式輸出時都存在不足。

以期刊為例，NE導出時格式中主要的缺陷是沒有摘要。查新員可以對NE輸出樣式進行修改：首先按照國家著錄規則進行常規設置和題錄設置，這樣作者、標題、機構、來源等設置好后，可以在“題錄—前綴與后綴”中把字段“題錄編號”添加到題錄前綴文本，把“摘要”字段添加到題錄后綴文本[6]，這樣就可以完成查新樣式的編輯。對于EN，國家標準《文后參考文獻著錄規則GB/T7714-2005》的樣式可以在其官方網站中下載；為避免摘要缺失，選好文章后不要忘記勾選摘要。如ACS數據庫中檢索到文章后，首先在選項中選擇RIS格式，同時要將摘要勾選上，避免導出時缺失摘要。

針對查新樣式的問題，除了可以手動修改外，NE和EN都可以找到接近的格式導出，然后再進行手動調整。

3 結語

做為科技查新工作人員，有必要熟練掌握和運用多種文獻管理軟件來提高工作效率，使查新人員從繁瑣低效的手動文獻管理中脫離出來，而將主要精力集中在文獻內容的比較分析和文獻報告的撰寫方面。

通過上文的比較分析，我們可以看出，NoteExpress和EndNoteX6在文獻檢索階段各有優勢；EndNoteX6在文獻分析階段較NoteExpress功能更優越些。在查新工作實際中，筆者認為還需要結合委托人項目要求，有效選擇文獻管理軟件，若只是國內查新，NoteExpress對國內數據庫就很有針對性；若進行國內外查新或國外查新，EndNoteX6的優勢就比較明顯。

參考文獻：

[1]劉宏軍，王海音.科技查新作用的延伸與擴展[J].現代情報，2009，29（7）：144-147.

[2]程宏輝，程筱農，奚和平，黃新. EndNoteX5軟件在論文撰寫過程中的應用[J].信息技術，2012（10）：23-25+28.

[3]周德明.試論利用專利文獻進行技術評價和預測的可靠性[J].圖書情報工作，1987（3）：24-26.

[4]NoteExpress參考文獻管理軟件2.0版簡要教程[EB/OL].[2013-11-10].http：//www.reflib.org/download/Note-Expre ss_Tutorial.pdf

[5]EndNote介紹[EB/OL].[2013-11-10].http：//baike.so.com/doc/4964679.html

[6]川蓉.NoteExpress在科技查新工作中的應用[J].現代情報，2010（8）：152-154.

作者簡介：王麗萍（1980-），女，碩士研究生，館員，研究方向：文獻信息服務。