淺談如何做好電子公文歸檔管理工作

孫 瑞 閆志明

淺談如何做好電子公文歸檔管理工作

孫 瑞 閆志明

近年來，淮河水利委員會積極響應水利部“以水利信息化帶動水利現代化”的號召，大力推進電子政務建設，在綜合辦公管理應用系統建設上取得長足發展，全面提升了機關辦公自動化水平，為文件無紙化運轉、信息快速傳遞和數據廣泛共享提供了極大的便利，也在很大程度上提高了機關工作的質量和效率。但是，系統運行產生的電子公文越來越多，如何做好電子公文歸檔管理工作，如何保證電子公文及時、安全的歸檔，這給檔案管理工作提出了一個嶄新的課題。

一、電子公文的特點

電子公文是指公文的起草、審核、簽署、發布以及收文辦理等，都是在辦公自動化系統中進行，相關數據按一定格式存儲于磁盤、光盤等載體中，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳遞的文件。電子公文具有以下特點：

1.歸檔及時，分類簡便

電子公文可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞，一旦形成，可以馬上歸檔，不再需要一年一歸檔；電子公文不再是直觀的紙質文件，可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的分類整理，不再需要進行像紙質文件那樣的手工分類整理。

2.信息量大，節省空間

電子公文所容納的信息量是紙質檔案無法比擬的，與傳統的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管相比，電子公文大大節省檔案裝具和庫房空間，降低了保管成本。

3.檢索快捷，方便利用

通過辦公自動化系統與檔案管理系統的對接，文件的起草、定稿、歸檔、檢索等過程都在計算機上進行，真正實現文檔一體化。用戶可根據授權，直接通過辦公室的電腦在檔案管理系統上直接查找并選取檔案信息，不僅可查詢公文流轉過程中的各類信息，也可查詢到全文，并可方便地復制存儲，提高利用效率，減少手工檢索和借閱的繁瑣。

二、電子公文對檔案管理的影響

電子公文的產生、形成、歸檔及其傳送、存儲、管理等均通過計算機設備和辦公自動化系統上進行操作、傳輸或處理，與紙質公文所用的方法完全不同，它的利用也不受時間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質文件的直觀性，需要借助計算機等設備才能閱讀、處理，并且對存儲環境的溫濕度、防磁性等要求很高，使其在諸多方面改變了傳統檔案的管理方式。

1.管理部門的改變

電子公文歸檔所涉及的問題更加廣泛，與傳統整理紙質檔案大多采用手工操作的方法不同，電子公文歸檔需要新的知識和技術手段，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子公文形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方式管理。

2.歸檔方式的改變

電子公文一旦運行結束，存入辦公信息數據庫中，公文形成部門、檔案部門人員即可共享使用，這就使公文與檔案之間不再有明顯界限，可隨時歸檔保存，改變了紙質公文由公文形成部門先行保管、次年集中歸入檔案部門的一年一歸檔方式。

3.分類方法的改變

傳統紙質檔案分類僅能體現公文的屬性聯系，這種單線排列方式是手工操作管理的需要。電子公文信息與載體具有可分離性，因此，電子公文可以通過計算機系統進行迅速、多種方式的整合，不再像紙質文件那樣進行繁重的人工分類整理。不同的用戶也可以根據不同需要，利用辦公自動化系統對歸檔的電子公文進行自由分類組合。

三、電子公文歸檔應采取的措施

1.轉變觀念,加深對電子公文歸檔工作的認識

在現代檔案管理中，錄音、錄像以及電子公文檔案所占比重越來越大，而且已經顯示出了現有檔案無法比擬的優勢。因此，電子檔案是檔案的重要組成部分，我們不應將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管。作為檔案管理人員應該充分認識到電子檔案的重要性，徹底轉變長期以來以紙質檔案管理利用為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，實現由紙質文件的“現代觀念”向電子檔案的“后現代觀念”轉變，加強電子公文歸檔專業知識的學習，與有關信息技術人員和形成電子公文的部門加強聯系，提前介入，按照檔案歸檔的有關要求，開展業務指導和協調，協助制訂有關的制度，保證各類電子公文的歸檔質量。

2.科學規劃，重視檔案信息化的建設

辦公自動化系統與檔案管理系統是一個有機整體，是保證電子公文安全歸檔必不可少的“軌道”。在電子政務建設中，只重視辦公自動化系統建設，而忽視檔案信息化建設，最終會導致大量的電子公文無法歸檔，使文檔一體化成為一句空話。

因此，推動電子公文歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子公文歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，將檔案管理系統、存儲設備及保存環境等與辦公自動化系統一并考慮建設，保證電子公文在“軌道”上能安全、平穩運行。

3.健全制度，規范對電子公文歸檔工作的管理

電子公文從形成到歸檔利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，都可能影響電子公文的真實性。因此，建立電子公文全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。因此，檔案部門應明確規定由誰進行收集、整理和歸檔等，這是保證電子公文原始性、真實性和完整性的重要措施。

由于電子公文歸檔相關國家制度還不健全，紙質公文和電子公文并存的“雙軌制”還將長期存在，歸檔內容也將形成“兩套制”，即紙質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中，注明相應的電子公文的編碼及存址，同時在電子公文歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

4.加強防范，確保電子公文數據的安全

電子公文是高科技的產物，它的各種性能是由技術決定的，隨著電子公文的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要。鑒于電子公文載體和信息技術的不穩定性，以及電子公文的易修改性，電子公文的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采取有關技術措施，提高電子公文的安全性、可靠性。當電子公文歸入檔案系統后，應通過采取技術處理，將已歸檔的電子公文改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而保護電子公文的原始結構，保證電子公文的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

電子檔案從理論上講可長期保存，不易磨損，不怕外界磁場的影響，不會受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于對電子檔案管理缺乏實際保管經驗，所以要長期保存電子檔案中原始信息，需要定期進行復制，以防止信息損失。

5.加強培訓，提高管理人員的業務素質

提高檔案管理人員的各項業務素質，使電子檔案管理向立體化方向發展，要多途徑、多層次培養檔案管理人才，不斷給檔案管理人員“充電”，不斷補充“能量”，使檔案管理人員擁有廣博的知識，以適應信息技術條件下檔案管理變革的需要■

（作者單位：水利部淮河水利委員會233001 沂沭泗局南四湖水利管理局221009）