水利企業(yè)檔案編研工作探討

張玉婷

水利企業(yè)檔案編研工作探討

張玉婷

企業(yè)檔案全方位反映了企業(yè)活動的方方面面，它既包括企業(yè)的生產經營活動內容，也包括企業(yè)的管理、財務、人事等其他活動的內容，如文書檔案、科技檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術引進、產品研制、生產、市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業(yè)重要的知識資源。企業(yè)檔案管理的好壞，直接影響到企業(yè)的生產、技術、經營等各個方面。企業(yè)檔案編研是根據企業(yè)科研、生產、技術、管理等需要，在對庫藏檔案進行分析的基礎上，按一定專題進行加工整理，形成歸類、系統(tǒng)、適用的材料提供給利用者的一項工作。好的編研材料既可以方便檔案使用人員，也可以提高檔案管理的效率，達到事半功倍的作用。因此要拓展檔案工作的思路，加大編研工作的力度。

一、企業(yè)檔案編研的意義

1.企業(yè)檔案編研能夠滿足企業(yè)檔案各類使用人員的客觀需要

編研人員所做的工作，實際上就是將檔案里分散的知識集中起來，使無序、孤立、凌亂的知識系統(tǒng)變得有序化，讓檔案中包含的知識得到增值。檔案編研既提高了檔案利用工作的效率，又擴大了檔案利用的范圍，可以更好地為各類檔案使用人員服務

2.企業(yè)檔案編研有助于促進檔案工作的發(fā)展

開展企業(yè)檔案的編研工作，有助于完善企業(yè)檔案工作的職能，促進檔案各項業(yè)務工作的開展，并提高檔案工作者的工作能力和業(yè)務水平。

3.企業(yè)檔案編研有助于促進企業(yè)文化建設

檔案編研不僅在企業(yè)物質文明建設中施展主要作用，對精神文明建設也具有

積極意義。這首先表現在企業(yè)檔案編研對企業(yè)文化建設的促進作用上，編研成果一方面為企業(yè)文化建設提供了依據和生動真實的教材，另一方面其本身也是企業(yè)文化建設的一種精神成果。

二、企業(yè)檔案編研工作的原則

企業(yè)檔案編研工作是企業(yè)開發(fā)利用檔案信息的一種重要形式，為了使企業(yè)檔案編研材料具有價值，達到提供利用的目的，企業(yè)檔案編研工作應遵循以下原則：

1.適應需要，突出重點原則

企業(yè)檔案的編研應圍繞滿足企業(yè)生產經營活動的需要，有重點地進行編研。企業(yè)檔案的編研工作不同于專門的學術研究和著書立說，而是以編研為手段，發(fā)揮企業(yè)檔案史料的優(yōu)勢，配合企業(yè)生產經營的中心工作，確定具有現實意義的專題，查選檔案材料，研究分析，整理匯編，滿足企業(yè)各部門利用檔案的需求。

2.廣泛選材，實事求是原則

企業(yè)檔案館藏豐富，基礎工作好，是編研材料的主要來源。因此，當確定選題時，一定要以本檔案室的檔案史料為基礎，最大限度地選材，以保證編研材料的正確性和完整性。要做到不準確的資料不引用，不完整的檔案不使用。不能只選中幾份資料就滿足一得之見，以偏概全。

3.忠于原文，保證質量原則

企業(yè)檔案編研材料要忠實于檔案的原件，要保證編研材料的質量。企業(yè)檔案是反映企業(yè)歷史的客觀存在，檔案人員的責任就是通過編研加工真實的史料，反映歷史的本來面目。忠于原文與科學的編輯加工是不矛盾的，糾正原文的錯誤之處，可更準確地表達原意。科學加工的目的，正是為了忠于原文。編研加工檔案時必須在認真研究和仔細校對的基礎上，對原文進行考證、糾錯，并以一定的方式加以說明，這樣才能使編研材料準確可靠，有根有據，才能編輯出高質量的檔案材料。

三、企業(yè)科技檔案編研工作在實際工作中的應用

以安徽省水利水電勘測院設計院檔案工作為例，為適應水利水電事業(yè)的迅速發(fā)展和加快前期設計工作的需要，全面開發(fā)綜合檔案室現有水工閘門檔案的信息資源，方便用戶查找所需閘門的技術參數和迅速調閱檔案，該院1985年起著手《水工閘門技術特性匯編》的編制工作，每年將當年設計歸檔的新閘門技術特性增補進去，至1994年底共匯編收集各種類型閘門259種。為方便使用，《匯編》在整編時以門型分類即分為平面閘門108種，弧形門27種，其他型閘門104種共三大類。為便于專業(yè)人員查找，根據水工結構布置和閘門工作特性等條件，對各類閘門又分別按露頂式、潛沒式、定輪、滑輪等特性劃分欄目，各欄目順序以閘門的孔口寬度為準，按其孔口高度及設計水頭由大到小依次排列。此匯編在以后的閘門設計工作中發(fā)揮了很大作用，得到專家一致好評。

2005年中央再次提出對中部四省大型泵站進行更新改造的要求，由于這些泵站大多建于二十世紀六七十年代，受當時經濟、社會條件的限制，許多泵站存在設計不合理、建筑質量差、機泵選型不當的缺陷。對大型排澇泵站進行更新改造，提高運行的可靠性、安全性，使其繼續(xù)有效地發(fā)揮除澇減災作用，已成為迫切需要解決的重要問題。安徽省水利水電勘測院設計院承擔了安徽省沿江圩區(qū)排澇泵站工程可研項目，為方便用戶查找所需的泵站資料及為設計人員在泵站的技術改造、安全鑒定等工作中提供快捷、準確的檔案信息資源，收集了排澇泵站的工程規(guī)模、主要技術特性、參數等編制了《安徽省沿江圩區(qū)排澇泵站主要技術特性匯編》，共收錄泵站43座（其中更新改造16座），分別選取其工程規(guī)模、建設任務等規(guī)劃設計參數，泵型、裝機功率等水力機械基本參數，輸電線路、高、低壓開關柜、計算機監(jiān)控系統(tǒng)等電氣基本參數、泵站的技術特性方面包括了該泵站的工程等級、地震烈度、泵站型式、泵房型式等其他主要技術特性材料匯編入冊。

四、企業(yè)科技檔案編研工作應注意的幾個問題

1.必須搞好企業(yè)檔案業(yè)務的基礎工作

只有把本企業(yè)各個歷史時期、各種門類的檔案收集齊全，不斷豐富館藏，抓好檔案基礎工作，才能圍繞企業(yè)工作中心，根據領導和各級管理人員的需要，編輯開發(fā)出適應性強，既真實可靠又系統(tǒng)完整的檔案信息。這要求檔案管理人員注重平時積累，加強材料收集，可以采取表格建賬的形式，將單位每一時期，每一項變化隨時登記，如大事記、組織沿革等，同時還可隨時復制有關文件，做好文件編研材料積累，如文件匯編等。

2.必須處理好檔案保密和利用的關系

企業(yè)檔案編研工作是一項政治性、科學性和技術性很強的工作，既要編研利用，又要注重保守國家和企業(yè)的商業(yè)秘密。既不能因為保密而將檔案永遠封存起來，也不能為了利用檔案而失密，在編研工作中應盡可能處理好這兩者的關系。

3.靈活形式、務求創(chuàng)新

在編研成果形式上，因進入信息社會，紙質檔案的“一統(tǒng)天下”正逐步被聲像檔案、電子檔案等多種載體并存的格局所替代，因此，傳統(tǒng)的編研形式也必須進行轉換和創(chuàng)新。可以利用攝影、錄像、照片和文字說明等多種形式和載體記錄企業(yè)發(fā)展，這種生動、直觀、說服力強的編研成果更能適應當前社會發(fā)展。還可以利用計算機網絡技術，將館藏內容、編研成果等制成網頁，在企業(yè)內部局域網中提供利用，把一些編研成果如大事記等放在企業(yè)外部網頁上，對企業(yè)起到宣傳作用。隨著現代信息技術的發(fā)展，編研成果形式注定要向多載體、全方位、深層次的方向轉變。

隨著我國市場經濟不斷發(fā)展，企業(yè)要不斷深化改革才能生存發(fā)展，檔案工作者應準確把握企業(yè)改革帶給檔案編研工作的機遇，適應當前檔案資源信息化建設快速發(fā)展的形勢，及時調整檔案編研觀念，強化檔案編研工作，為國家和企業(yè)的繁榮與發(fā)展作出貢獻■

（作者單位：安徽省水利水電勘測設計院 230088）

（專欄編輯：周 權）