探討企業采購過程中的內部控制

戈子忠

探討企業采購過程中的內部控制

戈子忠

物資采購是企業采購過程中的一個核心環節，同時也是企業成本控制的重要環節，如果管理不當，容易產生循私舞弊，以次充好的不正常現象，嚴重侵蝕企業的經營利潤，甚至影響企業的發展。做好采購過程中的風險控制，是企業生存與發展的必然需要，實踐中總結出采購過程中相關風險控制及行之有效的方法給企業帶來了一定的經濟效益，各企業要根據自己的生產方式制定一套行之有效的采購內部控制制度并付諸實施.

企業采購過程；內部控制；方法應用

全面梳理采購流程并制定采購管理制度，是控制采購風險的根本，制度建設的作用是保證采購業務能順利開展，使企業的采購業務能有章可循，通過制度來規范自己的采購行為，做到責權利的有效平衡。根據《企業內部控制應用指引第七號—采購業務》對采購流程描述中顯示，采購過程基本可分為申購、審批、購買、驗收、付款和采購后評估六個環節，在實際采購業務中，要明確相關部門的采購職責及相關權限，避免多頭采購和重復采購。對采購經辦人員實行定期崗位輪換制度，將執行線與監督線相互分離。下面就采購過程中的內部控制進行總結，以探討采購內部控制在企業采購過程中發揮的作用。

一、申購環節

采購控制流程，是整個采購控制過程的源頭，企業應當建立采購申請制度，依據采購物資的不同類型，確定相應的申購部門。明確相應部門的職責權限及審批程序。在執行采購計劃前，根據生產經營目標及生產進度，進行采購預算的編制和審批。嚴格控制超預算及預算外的采購，對于超預算及預算外的采購業務，應先履行預算的調整程序，再辦理請購手續。請購業務由需求部門依據庫存量及用料預算量填寫請購單，并注明物料的名稱、規格、型號、數量及需求日期等，經請購部門匯總并審核通過后，統一交由采購部門進行采購。

二、審批環節

審批環節貫穿著采購業務全過程，從采購申請到合同簽訂最后到貨款支付都要明確審批人制度，使得執行部門與監督部門并存，達到權責利有機統一。因此在這一環節，權利人簽字蓋章是事后采購檢查的重要書面材料，也是區分責任的主要依據。使得權利人在行使權利的同時，增加了審核把關責任。請購審批，使用部門負責人對采購申請計劃進行匯總審核，對異常采購及頻繁采購的物資應嚴格控制，對臨時采購急件應通知采購部門即刻實施采購，事后補辦審批程序；合同審批，在確定合格供應商的同時，盡可能使用本公司的合同版本合同與供應商簽訂采購合同，審批時，對合同的主要條款應重點審核：包括供應商、采購數量、價格、質量要求及付款方式。同時要求采購人員簽訂一份質量價格承諾書，作為合同的附件，以減少企業的采購風險；付款審批，根據完善的采購過程形成的相關書面資料及合同付款日，及時辦理付款審批，是企業誠信經營的重要保證。

三、購買環節

采購實施是以審批后的請購單為依據，此采購實施過程包括確定供應商、采購價格和簽訂采購合同。它是整個采購過程中的核心工作，也是采購控制的主要環節。因此在實際采購業務前，按照采購內控制度規定，建立科學的供應商評估及準入制度，確定合格供應商清單，建立供應商管理信息系統。對供應商提供的物資的質量、價格、供貨及時性及經營狀況等實時管理和綜合評價，并根據評價結果合理選擇供應商。對供應商的動態管理，不僅是采購部門的責任，更是企業內部各相關部門的共同責任。通過采購部門對供應商信用及市場價格的監控，使用部門對物資質量的監督，財務部門對采購價格的評價，不同的信息匯總可以對供應商進行優勝劣汰的調整，從而降低采購成本。同時加強企業內部各部門間的合作與交流，形成制衡機制，避免與供應商的長期合作帶來的采購風險。合理的采購定價機制也是確保采購價格合理的重要保證。大宗物資采購應通過招標方式，合理確定招標范疇、標準、實施程序和招標規則，并形成主次供應格局，一般物資采購應采用詢比價方式，同時避免貨比三家資料流于形式。對零星的物資采購可執行定點采購，并定期進行輪換。采購合同的簽訂，必須履行審批程序，對于大宗及重要的物資必須簽訂采購合同。原則上合同條款由我方擬定，用戶提供合同條款須經法律顧問審核，并按照合同法規進行操作。合同應連續編號，并一式幾份，供應商和采購部門各一份，財務部門一份作為采購付款的依據。

四、采購驗收環節

采購貨物到達后，倉庫部門和質量管理部門要對照合同或訂單對貨物數量、規格、型號、質量及相關內容進行驗收，難以在規定時間內完成驗收的，要列入合同條款確定驗收時間，對公司不具備檢驗能力和無質量標準的物資，采購部門在與供應商簽訂采購合同時應同時簽訂《質量價格承諾書》，同時可委托無利益關聯的第三方進行抽檢。檢驗合格后開具入庫單辦理入庫手續。對質量不符合承諾或合同標準的，質管部門應將檢測報表反饋給采購部門，采購部門根據庫存情況、市場行情初步確定是退貨還是讓步接收。確定退貨的，由采購員辦理退貨相關手續，需要讓步接收的由采購員填寫《讓步接收申請單》并附檢測報告，報使用部門審批。使用部門對讓步接收及接收體格進行批復，批復件一份送財務部門作為采購結算的依據，另一份送質管部門作為重點質量跟蹤的依據。

五、付款環節

貨物入庫后，倉管人員將辦妥的入庫單連同貨物發票及運輸發票送采購部門，采購部門審核簽章后連同用款聯系單送財務部門審核。財務部門對照合同及采購部門遞交的付款資料進行審核。審核無誤后作為入賬的依據。同時按照合同付款時間支付貨款。出納在辦理付款手續時要對付款審批程序、付款方式和付款時間進行最后審核。減少不必要的資金損失和信用損失。

六、會計控制

企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商信息、采購申請、采購合同、采購運輸、驗收記錄、退貨或讓步接收情況、款項支付情況，做好采購業務各環節的記錄，確保會計記錄和采購記錄與倉儲記錄核對一致。財務部門每月要與供應商進行貨款結算的核對，并通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函并取對方確認的對賬單，審核其余額是否與應付賬款、預付賬款，應付票據相一致，對余額不一致要及時查明原因，報上級部門批準后，作相應調整。

七、采購審計制度

采購過程結束后，企業必須做好全過程的記錄和信息化管理，確保采購過程的跟蹤審計監督。審計監督部門需對采購全過程進行監控，發現問題及時處理。對未經申購審批擅自采購的，由采購員承擔采購損失，對申購部門多申報造成庫存積壓物資半年以上需處理的，按處理損失額承擔責任。質量檢驗部門對檢驗失職，把關不嚴造成損失的，由質檢部門承擔現責任。對采購價格高于市場價格形成的差額，由采購部門同供應商協商處理。視挽回損失情況對采購人員進行相關追責。

[1]《企業內部控制應用指南第七號—采購業務》.

（作者單位：安徽東方財道稅務師事務所）