醫院內部數據字典編碼規則探討

江蘇省腫瘤醫院（210009） 盛國林

醫院內部數據字典編碼規則探討

江蘇省腫瘤醫院（210009） 盛國林

醫院數據字典編碼規范化管理是當前醫院信息化進程中的一個重要課題，目前醫院采用編碼的原則是：有國家標準、行業標準、地方標準原則上使用上述標準。但醫院內部數據字典編碼各醫院自行制定，在規范化、一致性、唯一性、可擴展性、規律性、可操作性等方面無法滿足醫院管理、成本核算、醫療服務質量的要求。因此，有必要探討研究醫院內部數據字典編碼系統，本文主要討論醫院職工編碼和科室編碼的規范化問題。

醫院編碼存在的問題

1.無規則編碼或編碼不規范，使得醫院信息無法對比、分析與利用。

2.多重編碼：醫院內部對表達同一屬性的編碼各自編碼，造成編碼不能與屬性一一對應。

3.編碼表達內涵不準確：從編碼中無法準確表達編碼所反映的內涵。

4.編碼屬性單一，編碼只能反映一個屬性，不能有效地為醫院管理、診療、統計、科研等提供可利用的信息。

醫院編碼的基本原則

為確保數據字典編碼科學規范，保證編碼的前瞻性和可擴充性，我院數據字典編碼基本規則如下：

1.一致性：各數據字典編碼必須統一，做到“數出一門”、“度量一致”，保證整個醫院信息系統數據的一致性，統一醫院數據對內、對外的統計口徑。

2.唯一性：任何一個客體（個體客體或同一性質的客體），字典中只有一個確定的代碼與之對應，保證數據源能反映準確表達客體的屬性，有利于進行數據存貯、分類、檢索、統計。

3.規范化：編碼應符合我國法律、法規、規章及有關規定，對已有的國家標準、行業標準及地方標準的數據字典，應采用對應的標準和編碼。保證醫院相關數據對內、對外在授權后可直接進行數據交換。保證醫院信息系統升級、功能擴展等，醫院信息原有數據持續可用或可統一轉換。

4.可擴展性：編碼設計充分考慮醫院的發展和客體情況的變化，院內數據字典編碼的制定留有擴展、延拓的余地。同時考慮各種數據字典編碼的特殊性，制定附加編碼的準則。

5.規律性：醫院內部數據字典編碼保持規律性，服務并符合腫瘤專科醫院的管理、改革、發展，通過數據字典編碼規律性能準確定義客體的屬性。

6.操作性：醫院內部數據字典要求便于操作、實用有效，并把醫院內部數據字典編碼作為一個整體來考慮和制定，確保數據字典編碼的統一和靈活。

醫院內部編碼規則討論

1.醫院工作人員編碼

凡醫院正式職工方可取得職工編碼（包括正式在編和非在編合同制職工），編碼實行唯一代碼，一人一號，終身管理。離退休等仍由醫院管理的工作人員，工作編碼不變。調離、離職、開除、死亡等作銷號處理，消除的編碼不再啟用。

職工編碼：采用六位數管理，第六位為小寫字母標識碼（用于識別職工屬性）。

編碼產生：按順序號自動產生五位數，不足五位前面置“0”，順序按來院工作的日期進行編碼。

編碼管理：由醫院人事部門統一發放工作人員編碼，維護相應數據字典庫，并通知相關科室。

應用范圍：醫院工作人員編碼在醫院內部逐步實行統一，如職工保健、科研檔案、人事管理、工資管理、胸牌等，均實行統一編碼管理。

2.職工屬性編碼

職工性質主要體現職工工作屬性，分為在職職工、合同制職工、離休職工、退休職工、職工子女、臨時（家屬工）等。對職工子女和臨時工編碼以及實習生、進修生，醫院不再編列，也不列入醫院數據字典編碼管理范圍，由相應職能的管理科室自行編制。

3.科室編碼

科室編碼重點體現科室屬性、科室功能、科室區域布局，實現醫院管理、服務、質量、安全、費用、科研、個人考評等科學管理。醫院科室編碼采用七位數，科室編碼分四級，一級編碼（首位數）：表示科室屬性編碼，二級編碼（二、三位數）表示一級科室，三級編碼（四、五位數）表示二級科室，四級編碼（六、七位數）表示班組或醫護小組。

（1）非臨床科室編碼規則：科室編碼設置七位數，其中后六位數反映科室等級編碼，所編碼直接對應考核單元，增或減編碼同樣按照下列編碼規則執行。

此編碼不僅表示科室編碼，同時表示科室隸屬關系，對應醫院各項考核指標與考核單元。

例：醫務處屬性為1（職能科室），一級科室的二級編碼為04，編碼為1040000

病案室為醫務處下屬二級科室，一、二級編碼與醫務處相同，三級編碼為02，編碼為1040200

統計室為病案室下屬班組，一、二、三級編碼與病案室相同，四級編碼為01，編碼為1040201

離退休人員：離退休人員科室編碼6后面加“000000”

（2）臨床科室：一級編碼科室屬性編碼為“3”

①臨床科室功能編碼（二級編碼為第二、三位數）

②區域位置編碼（三級編碼）

③小組編碼（四級編碼，第七位），表示護理組和醫療小組）

例：某病區同時有內科和外科的病床，編碼規律如下：

臨床屬性3，內科編碼為2，病區號105，醫療小組4編碼為3021054

臨床屬性3，外科編碼為1，病區號106，醫療小組5編碼為3011065

這樣管理、質量、費用、成本核算可以統計到組、病區、科室，真正實行多統計軸心的編碼。

崗位類別設置編碼

各類人員崗位設置編碼參照《江蘇省事業單位崗位設置管理實施意見（蘇辦發（2008）23》文，分為管理崗位、專業技術崗位、工勤技能崗位。由于該崗位設置不能滿足醫院的需要，需要增加擴充碼。崗位設置編碼用七位阿拉伯數字構成，第一位為崗位類別（一級編碼），第二、三位崗位編碼（二級編碼），四、五位崗位編碼（三級編碼，雙肩挑編碼），六、七位績效編碼（四級編碼，為績效分配等級碼）。

說明：二級編碼與三級編碼規則一致，二級編碼主要供雙肩挑人員選擇工資等級或績效等級，非雙肩挑人員置“00”

數據字典編碼的管理

醫院編碼是一個動態逐步完善的過程，為了保證醫院編碼能夠按照規范執行，必須加強對醫院編碼的管理，使我院編碼在動態中保持完整、保持連續性。

1.醫院編碼的管理

醫院數據字典編碼為信息科統一管理，各科室必須在信息科的指導下使用數據字典編碼。

2.醫院編碼的使用

醫院編碼在全院范圍內統一使用，醫院所有科室必須使用醫院統一的編碼，各科室不得自行編碼。凡過去自行編制的編碼必須逐步統一到新的編碼體系中，凡醫院規定的數據字典編碼任何科室或部門不得私自重新或自定編碼。編碼使用過程中，必須按照該編碼的定義來使用，不得混淆或錯用編碼，如對該編碼含義不確定或不理解，應及時向信息科進行咨詢，以確保編碼的準確性。

3.醫院編碼的使用范圍

醫院編碼主要用于：醫院的管理、醫療、科研等各項信息管理工作，凡對信息系統升級、更新、增加相關項目等，必須保持醫院編碼的連續性和可持續性。醫院管理信息系統（HIS）、檢驗系統（LIS）、電子病歷（EMR）、PACS以及成本核算系統都必須與編碼保持同步。

4.醫院編碼的維護

醫院自定標準人員編碼、人員性質編碼、科室編碼、崗位設置編碼由人事科負責維護；收費服務標準編碼由財務科維護；藥品編碼（包括試劑）由藥劑科維護；設備及消耗材料編碼由設備科維護，原則上各類編碼的維護由職能科室職能性質決定。其他包括國家標準、行業標準、地方標準、醫院自定標準等均由信息科維護。實現一處維護，全院信息共享。國際國內標準數據字典、行業標準數據字典和地方標準數據字典由信息科統一導入系統數據庫中。

5.醫院編碼的新增、更新與擴充

由于國家標準、行業標準、地方標準和醫院自定標準發生變更或現有編碼不能滿足實際要求，需要進行新增、更新和擴充。各科室、各部門如遇醫院編碼的新增、更新與擴充需要及時向信息科提出申請，由信息科根據需要提請召開醫院數據字典編碼領導小組討論，確定編碼更新的方式和編碼擴充的規則。

醫院編碼的應用

我院自實行規范化的醫院編碼以后，擴大了醫院信息系統的功能，如成本核算可以核定到小組，門診量可以核定到人，且保持科室間的相關性和職工流動的跟蹤，完全擺脫了現有醫院靠人工和計算機同時多途徑取數據的現狀，更有利于推進醫院績效考評的實施。由于此編碼能滿足醫院在管理、質量、醫療服務、費用控制、工作質量和效率考評、統計、信息系統升級或功能擴充等功能需求，推進了醫院各項工作的開展。

（責任編輯：劉 壯）