會計電算化對會計工作方法影響探析

尚玉梅

（中國環境科學研究院，北京100012）

我國的會計電算化經歷了近三十年的發展歷程，但同時計算機網絡技術及信息技術也在飛速的發展，以及企業管理的新思想、新方法、新模式的不斷出現，使會計電算化速度也必須適應不同企業、不同環境的需求。并且會計的反映職能淡化，會計的參與經營決策職能增強，原有的核算型軟件無論是功能范圍還是信息容量都顯露出明顯的局限性，遠遠不能適應企業管理的需要。本文通過對手工記賬與會計電算化的區別來闡述會計電算化在實際中的重要性和必要性，并對會計電算化提出了幾點思考和對未來的展望。

如今的社會是日新月異的，市場經濟的飛速發展加快了全球經濟一體化的進程，企業所面臨的競爭也越來越激烈，要求企業的會計人員能及時、準確提供各種信息的需要也日益迫切，所以會計工作手段的現代化、電子化、信息化也引起高度的重視。“會計電算化”一詞是1981年中國會計學會在長春市召開的“財務、會計成本應用電子計算機專題討論會”上正式提出來的。所謂會計電算化是指將電子計算機、現代通信技術應用于會計領域，按照會計的基本理論和方法處理會計數據，及時、準確提供會計信息的實體。會計信息的處理從手工發展到電算化是會計操作技術和信息處理方式的重大變革，使傳統會計格局逐漸被打破，新的會計思想和理論逐漸確立，從而在推動會計自身發展和變革的同時，也促進電算化會計的進一步完善和發展。

1 手工會計與會計電算化的比較

自從1979年財政部撥款500萬元進口計算機在長春第一汽車制造廠進行會計電算化試點開始，會計電算化在中國已經發展了近三十年，所以對會計理論和會計方法都提出一系列新的課題，使傳統會計格局逐漸被打破，新的會計思想和理論逐漸確立，所以手工會計與會計電算化相比，不僅僅是數據處理工具的變化，它的流程、方法、操作技術、組織機構等都有所改變。

1．1 會計電算化的意義

會計電算化把人類生產活動不同行業的各類專業性會計和綜合性會計，通過運用電子計算機技術，統一到會計應用軟件上，對提高會計工作水平有著深刻的意義和積極作用。

1．1．1 提高了會計現代化管理思想

傳統會計處理會計數據的手段完全依賴于手工作業顯得緩慢無力，而電算化會計處理數據的手段是通過運用電子計算機采集、處理媒體，把會計內外數據，快速、準確、全面、系統、連續地反映生產經營活動的會計信息，進而形成企業信息系統和會計信息系統網絡。因此，會計電算化在客觀上要求會計必須具備開放型、多元型、立體型的現代化管理思想。

1．1．2 促進建立會計現代化管理組織模式

現代化管理具有應用多學科的特點，各專業工作交叉頻繁，學科之間相關點多，復合性強。所以對會計組織模式及會計崗位責任內容、會計檔案管理形式等發生了新變化。

1．1．3 會計工作標準化、規范化、科學化進程，提高會計工作的效率和質量

會計電算化是通過會計軟件的運作發揮其功能的。在傳統的手工會計處理步驟中，雖然具有相對的科學性和系統性，但是由于會計人員素質的差異，使得會計處理結果不能形成統一的標準。而使用會計軟件后，對會計工作處理步驟要求具有統一的標準和相應的邏輯關系及程序，它具有嚴密的科學性和系統性，所以其結果就能形成統一的標準。

1．1．4 快信息傳遞，提高會計反映與控制能力

實現會計電算化后，大量的會計信息源可以得到及時的記錄、匯總和分析，增強了會計信息的準確性。會計信息反饋由原來的單純事后變為事前的全過程，會計作用原來的單純事后報賬型變成事前全方位管理型，為提高會計反映與控制能力提供了保證條件。

1．1．5 進經濟管理現代化，提高會計人員素質

由于會計工作效率提高，會計人員可以把主要精力用于增強會計的預測力、控制力和信息反饋等日常管理工作，有利于發揮會計在經濟管理中的作用，使會計的職能及作用得到強化。同時會計人員努力學習現代化會計理論和高科技知識，不斷提高素質，優化會計人員的知識結構。

1．1．6 推動會計的改革

會計電算化不僅是會計技術的變革，而且在會計核算方式、方法、程序、內容和理論上都有極大的影響，改變了會計人員的傳統觀念，使會計工作跨入一個新階段，從而也推動了會計的改革與發展。

1．2 對會計電算化認識的局限性

隨著現代信息技術的發展以及電子商務的到來，會計的反映職能逐步淡化，會計的參與經營決策職能逐步增強，但有些企業管理者對會計電算化不重視，會計人員自身對會計電算化的認識也不夠。

1．2．1 領導對實施會計電算化的認識不夠

一些企業的領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識。大部分是利用電算化軟件處理日常會計的基本核算，而大量的財務管理和財務分析工作，仍采用手工進行，很多單位因為缺乏高水平的財務管理人員，使財務管理成為空談。沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然，是管理現代化的需要。會計電算化是會計進人信息化的基礎，是今后企業決策的重要依據，是會計體制改革的突破口。

1．2．2 會計人員改變記賬方式需要過程

由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上，要改變人們長期形成的習慣方式，還需要有一個過程，如會計人員如何要從使用計算機開始學習到如何登記賬等等操作。

1．2．3 財務負責人對會計電算化管理認識度不夠

由于一些財務負責人對會計電算化知識掌握不多，對會計電算化管理相對比較陌生，只習慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性都存在著空白，因而對會計電算化數據的可靠性也會產生質疑，造成不會管、不敢管的混亂局面，嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。

1．2．4 會計人員對會計電算化認識的認識不夠

會計人員對會計電算化認識的認識不夠。本來會計人員直接接觸會計數據信息應在企業的經營決策中發揮重要作用，財務部門也應及時反映各種管理決策所需的信息。但因受人的精力與手工運算速度的限制許多財務數據卻不能及時處理和生成，造成會計工作嚴重滯后的局面；財務部門是需要高層次人員的部門，但由此卻帶來一個印象——財務部門就是寫寫算算，反而成了關系人員落腳的部門，從而造成會計人員普遍素質不高的現狀，從而不能發揮參謀作用，會計工作效率不高，會計信息滯后，會計人員素質不高，使會計人員的地位大受影響。

1．3 手工會計與會計電算化的共同點

1．3．1 會計的理論依據、會計法規、會計準則相同

會計理論是會計科學的結晶，會計法規是進行會計工作的法律依據，會計準則是指導會計工作的規范。不管是手工會計還是會計電算化這些規則是必須相同的。

1．3．2 系統的任務和目標相同

會計作為一項經濟管理活動，具有核算和監督職能。核算主要是為了提供經濟活動的資料和信息，監督主要是利用資料和信息實行控制、調節并指導經濟活動，最終目標是提高經濟效益。

1．3．3 會計核算的方法、內容、結果相同

會計核算的方法就是對會計對象進行連續、系統、完整的記錄、反映和監督所應用的方法。主要的專門方法有：設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、編制會計報表等。會計電算化系統就是利用會計軟件來實現這些方法，產生與手工會計結果相同的賬簿和會計報表。

1．4 手工會計與會計電算化的相異之處

1．4．1 會計數據的存儲的介質不同，可讀性、查閱方式不一樣

手工會計中，會計數據以紙張作為存儲介質，而會計電算化數據以軟盤、硬盤、光盤等各種磁性存儲介質上，易于傳遞，易于復制和保管，但其數據必須通過會計軟件進行查閱。

1．4．2 會計數據處理的工具和過程不同，數據傳遞的路線不一樣

在手工系統中，對同一數據要多次轉抄，所以不但造成存儲的浪費，還極易發生錯誤，這樣也增加賬證核對、明細賬與總賬核對等工作；在電算化會計系統中，將整個處理過程分為輸入、處理、輸出三個環節，控制的重點是輸入環節，只要人工輸入記賬憑證，以后的登明細賬、登總賬、編制會計報表的工作全由計算機程序來完成。

1．4．3 會計數據安全可靠性的管理方式不同，內部控制方式不一樣

因為在電算化會計系統中，數據存儲在磁性介質上，為防止數據被破壞、泄露、更改或系統崩潰，所以要求比手工系統有更嚴格的管理和控制措施。

1）會計的管理職能進一步強化。在會計電算化系統中可以充分利用計算機的優勢與特點，方便用數學方法分析和處理會計數據。

2）會計工作組織機構發生變化。會計人員的業務范圍和工作職能發生變化，手工會計的數據處理主要集中在記賬憑證以后的階段，而會計電算化的數據處理主要集中在記賬憑證以前的原始數據上。

2 會計電算化的作用與影響

2．1 手工會計向會計電算化轉換的條件

財政部頒發的《會計電算化工作規范》中指出，用電子計算機“替代手工記賬是會計電算化的階段性目標，各地區、各部門要對這一工作加強指導和監督，制定替代手工記賬的管理方法，保證這一過程的順利實施”。采用電子計算機代替手工記賬，應具備三個方面的條件。

2．1．1 具備了計算機系統軟硬件設備和會計軟件

單位根據自身結合實際情況和會計業務量及會計工作模式對系統的硬件結構、系統軟件、會計軟件進行選擇、購置、建立可運行的系統，還要對會計軟件版本的要求如單機版、網絡版，從而對計算機的型號、內存容量、外存儲器的容量、顯示器、顯示卡的技術、以及打印機的要求等。

2．1．2 具備相應的會計電算化工作人員

為適應會計電算化方式下的會計核算工作，首先要對手工會計業務進行整理，保證轉入電算化后數據是正確、可靠、有效的。所以要對會計人員進行有多種形式的培訓，如財政部的會計電算化培訓、財務軟件公司提供的會計軟件培訓、單位根據工作的需要組織的會計電算化培訓。

2．1．3 建立了嚴格的內部管理制度

通過會計的內部管理制度如《會計電算化崗位責任制》、《電算化日常操作管理》、《電算化會計系統的會計檔案管理》等內容來保證系統安全、正常的運行，它是保證單位會計電算化工作有序進行的重要措施。

2．2 會計電算化工作的主要任務

其任務主要是提高會計核算和會計管理水平和財務人員的工作效率，實現會計工作規范化、標準化、科學化和現代化，更好的為經濟建設服務，具體有如下幾項：①建立、健全會計電算化的組織機構和各項管理制度；②建立完整的電算化會計信息系統；③建立會計信息網絡系統，實現數據共享；④組織推廣電算化會計管理信息系統，及時完成各項會計核算和管理工作，提高會計核算和會計管理水平；⑤提高會計工作效率和經濟效益。

2．3 會計電算化的作用

由會計數據處理技術的變革可以看出會計電算化是會計發展史上的又一重大革命。實現會計電算化對促進會計工作現代化、高速化、高效化將起到重要的作用。近年來，我國會計電算化迅速發展和普及，對會計改革起到了推動作用，使會計工作發生了很大變化。

2．3．1 電算化會計數據處理實現自動化、代碼化，速度快，精度高

由于電算化會計是以電子計算機代替手工會計下用人工來記錄和處理數據，它采用對系統原始數據編碼的方式，以縮短數據項的長度，減少數據占用的存儲空間，從而提高了會計數據處理的速度和精度。當把原始數據輸入到計算機的存儲設備后，數據的加工處理完全由計算機自動按照事先編制的程序進行，不需要人工干預。從而大大減輕了會計人員手工記賬的工作量，大大提高了工作效率。

2．3．2 提高了會計信息的質量

以前在手工條件下，會計人員過去是人工做賬，由于賬務繁多，登賬、轉賬、核算等簡單重復繁雜的事務性工作，耗費了大量的時間與精力并且容易產生誤差或錯誤而運用財務軟件的轉賬、核算等自動生成功能，不僅降低了誤差，提高了準確度，并且節省了人手，縮短了賬務處理時間。

2．3．3 培育了會計軟件市場

培育了初步繁榮的會計軟件市場，培養了一批復合性人才，造就了一批會計軟件公司，會計電算化向規范化、商品化、通用化、專業化方向發展。

2．3．4 提供了很好的企業信息化建設經驗

為企業信息化建設提供了很好的經驗，推動了企業管理軟件市場的發展，財務軟件用戶除了對會計軟件本身功能的需求外，還提出了對進銷存、生產計劃管理等一系列的需求，發展企業管理軟件，中國財務軟件公司重任在肩。

2．3．5 會計人員工作重心發生轉移

如今會計數據絕大部分利用計算機來進行處理，使會計人員從記賬、算賬等繁瑣的手工勞動中解脫出來，從而把主要精力和工作重點轉向加強會計管理和監督，充分發揮會計的管預測和國輔助決策職能。

3 會計電算化系統的管理與維護

會計電算化系統運行后，會計工作的運作模式也發生了很大的改變。由于會計電算化系統以計算機為核算工具，并通過現代通信設施進行系統通信與聯系，使其管理與維護比手工系統要求更高、更嚴密、技術措施更復雜。

3．1 會計電算化系統中存在的風險

3．1．1 開發和設計中存在的風險

在應用軟件的研制過程中，由于研制人員所考慮的問題不是十分全面，致使實際工作中的一些情況與之不能吻合，容易出現微小的差錯，給犯罪分子以可乘之機，犯罪分子正是利用這一空隙，運用技術化、智能化等高科技手段進行犯罪活動。據報道，自20世紀80年代我國開始會計電算化以來，經濟犯罪頻繁發生，會計領域的計算機犯罪案件也呈上升趨勢，一些犯罪分子利用計算機軟件設計上的缺陷和不當手段在短短兩年甚至幾個月里，就侵吞幾百萬元、幾千萬元的社會財產，給社會資產造成了巨大的損失。

3．1．2 業務操作中不規范和玩忽職守造成的風險

企業應用現代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算。但是企業管理者的思想觀念沒有轉變，嚴格而科學的管理往往只停留在形式上。所以，犯罪分子利用內部防范制度的薄弱環節，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進行越權操作，從而達到侵吞企業財產的目的。

3．1．3 計算機維護不當釀成風險

在電算化高速發展的時代，會計賬目，貨幣現金，信息存儲，文件傳遞等都變成了電子文件存于計算機內，通過網絡進行傳輸。由于會計信息存儲電磁化，電算化系統下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。

3．1．4 不可控制的災害風險

不正常的程序結束操作造成的故障，存儲數據的輔助介質（如磁盤）部分或全部遭到破壞。以及一些不法分子蓄意制造計算機病毒，惡意攻擊，侵入系統，干擾、破壞系統的設置，破壞程序正常執行及數據的完整。

3．2 系統的管理及其維護

針對新的變化，會計管理制度必須作出相適應的調整并貫徹執行，才能保證在電算化、網絡化環境下的會計工作正常、高效地展開。建立會計電算化系統的管理制度除了要遵守手工方式建立會計管理制度的原則外，還應當結合系統的特點。一方面，要保證引入計算機處理后會計核算數據的真實性、準確性和完整性，保證會計工作秩序的正常進行，保障企業資金的安全；另一方面，還要保證應用到會計工作中的計算機設備、軟件的安全可靠。

3．2．1 系統安全的管理與維護

系統的安全除了受法規的保護以外，對系統內部的控制也是非常重要如對進入系統的操作人員的授權管理，不同的人員對其權限要進行嚴格的管理和控制等等，具體如下所述。①電算主管：負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作，要具備會計和計算機知識及相關的電算化組織管理的經驗。②軟件操作：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計數據處理工作。③審核記賬：負責輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬和報表進行確認。④電算審查：負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊。⑤電算維護：負責保護計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。⑥數據分析：負責對計算機內的會計數據進行分析，為管理者提供可靠、準確、及時的信息。

3．2．2 系統運行環境的管理與維護

由于系統的運行環境是以計算機為工具，所以對系統的管理與維護也就很就更重要了，具體工作體現在以下方面。

1）計算機硬件設備的擴充與更新。隨著系統內會計信息量的增加，內存和存儲器的容量，以及提高計算機主機的檔次，擴充外部設備，增加網上工作的能力等。

2）計算機系統軟件版本的升級與功能擴充。由于計算機硬件設備和外部設備的擴充與更新，用于管理計算機資源的操作系統版本也必須與之匹配。

3）會計軟件版本的更新和功能模塊的擴充。會計電算化系統軟件使用一段時間后，會有新的版本出來。如最初是單機版的，隨著網絡的飛速發展將單板機版會計軟件升級為網絡版。

4）對日常使用的管理與維護。對會計人員必須要求對系統有一定的操作技能，對系統運行的基本故障能排除，對會計數據錯誤的診斷能及時的恢復。

4 對會計電算化的思考與展望

中國企業如今面臨網絡化生存的同時，還需面對WTO和經濟全球化的挑戰。手工管理已越來越不適應現代企業對管理的要求，這是因為現代企業的管理者必須及時掌握和處理大量信息后才能作出正確的決策，這一點已逐步形成共識。

4．1 對會計電算化的幾點思考

4．1．1 高校對培養電算會計專業的力度不夠

在高校中有些學校對電算會計專業的培養只是簡單的在會計專業的基礎上加開幾門電算化課程就是對該專業的培養，更是忽略對計算機系統的維護和對會計軟件的設計這方面的培養。培養出來的學生只會操作，對系統的流程、運作、原理不太了解，從而造成適應社會的能力不強。

4．1．2 會計軟件在網絡方面的功能還不強大，不適應現代網絡的發展速度

互聯網技術是這幾年電子通訊技術中發展最快的技術，該技術能夠實現網絡化管理、移動辦公、并保證體系開放、支持電子商務，實現財務集中式管理、動態查詢、實時監控、遠程通訊、遠程上網服務、遠程查詢等，所以如今只有充分利用網絡資源的優勢，開發出具有強大網絡功能的會計電算化系統軟件才能更適應未來會計軟件的發展，也對會計信息的及時性有了更好的溝通手段。

4．1．3 會計軟件還不能根據不同的單位具有針對性的開發

如今不同行業如商業企業、行政事業單位、金融企業、科技、貿易、服務行業等都有自己會計業務的特點，而現在的會計軟件綜合性不強還不能同時完全同時滿足不同行業的要求，并且各單位也缺少對會計電算化系統軟件的維護和開發人員。

4．1．4 加強現有財會人員的培訓以適應會計電算化工作的發展

由于會計電算化涉及計算機、會計、管理等方面的專業知識，而不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，不能靈活運用軟件滿足工作需要有時連最基本的打字輸入都不熟，一遇到超出范圍的問題，只能找軟件的維護人員，而維護人員又基本是計算機專業出身，對財務知識知之較少，雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用，不能靈活運用軟件處理的會計數據，進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求。這也是制約電算化發展的原因。

4．2 對會計電算化的展望

會計電算化已經發展到一個歷史性階段，為了適應新的環境，滿足企業信息化發展的需求，會計電算化也必須進行改革，融入整個企業信息化中，成為企業信息化發展的中流砥柱，筆者認為有以下幾方面需要注意。

4．2．1 調整高校現有電算會計專業的教學計劃

面對21世紀信息技術與經濟全球化發展形勢的挑戰，高校也要轉變對電算會計專業人才培養的模式。目前電算會計專業的培養主要分為兩類：一是以使用財務軟件為主；二是以開發財務軟件為主。而真正意義上應該是要兩者的結合這樣才能從根本上完全掌握電算會計的知道因為現代技術的特點是發展快，更新快。現在的教材幾乎均落后于技術的發展，如開發軟件中對財務軟件的實際開發的全過程的書籍很少，這也是急需解決的問題。只有這樣才能培養出大量不同層次的復合型人才，從而滿足社會對會計人員的要求。

4．2．2 軟件開發中充分考慮應用互聯網技術

如今網絡財務是電子商務的重要組成部分，將幫助企業實現財務與業務協同、遠程報表、報賬、審計等遠程處理，會計核算與在線財務管理，它支持電子數據與電子貨幣，改變了財務信息的獲取和利用方式，網絡電算化軟件是基于網絡計算技術，以整合實現企業電子商務為目標，能提供互聯網環境下財務管理模式。

4．2．3 會計軟件國際標準化

我國加入WTO后企業的業務也擴展到了全世界的范圍，電算化會計軟件也應符合多國和國際會計準則，支持多國語言、多幣種的結算，積極參與國際競爭的需要。

4．2．4 提高軟件開發人員的素質

軟件的開發更難的是每二次開發即不斷完善的會計信息系統和客戶提出的要求，因此要造就一大批具有創新思維、高素質的一線應用、系統維護、以及懂得二次開發的技術人才。軟件企業要建立起一支龐大的技術過硬的高素質隊伍，來滿足規模市場的定制工作。企業應立足于國際水準，培養聘用一批高級技術人才，他們能夠精通信息技術和財務管理知識，熟練地進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求，推動企業電算化事業真正向“管理型”、“智能型”、“網絡化”轉變。

總之，隨著會計電算化的普及應用，其對會計工作的影響是多方面的，也是意義重大的，這種影響必將推動會計理論和會計實踐的進一步發展。我們應該不斷提高會計人員的自身素質和綜合能力，加快會計電算化軟件的開發進程，使會計電算化的進程更進一步，為與國際接軌打下堅實的基礎，使我國企業的現代化管理加速實現。

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