醫療檔案和計算機信息化管理與應用

牡丹江市疾病預防控制中心，黑龍江 牡丹江 157020

對于一些比較正規的醫院，特別是大型綜合性醫院，醫療檔案的管理和應用問題一直是一件非常棘手的事。雖然投入了不菲的人力物力，但始終不能將管理水平和應用能力提高到一個新的層次上，因此需要采用信息化的管理方式。

1.醫療檔案信息化管理方式的優點分析

1.1 能夠海量容納各種類型的醫療檔案

在醫院的正常運營中，患者治療會產生醫療檔案，醫學研究同樣也會產生檔案。可以說，醫院的醫療檔案既是信息儲存的寶庫，又是有益醫療信息走上實際應用的星光大道。它不但能通過所記載的各種信息、數據以及重要事件來為醫院以后的發展提供理論基礎和后備資源，也能作為醫院醫療水平的進步和醫院自身發展道路上的一盞明燈，來指引正確的發展方向，避免走彎路或者走錯路。另外，檔案是醫院各項醫療工作的原始記錄,是最真實可靠的信息。但是，由于傳統醫療檔案的管理一般依靠的是紙張和大量的人力，且仍舊不能會持續產生的大量醫療信息進行有效的管理，使得大量的寶貴檔案資料就被束之高閣，或者干脆被堆放在無人問津的角落。這固然有管理人員自身責任的問題，但更直接說明了傳統管理模式的局限性，難以應對數量巨大的檔案。而如果采用計算機信息化的管理模式，就可以應用電子計算機巨大的信息容納能力收錄各類醫療檔案，不僅能夠節約大量人力物力，還能夠開辟出更便捷可靠的管理新模式，提高醫院的檔案管理水平。

1.2 重要檔案的安全性大大提高

傳統檔案的記載一般使用的是紙張，雖然在一定時間內，紙張是可以很好地承擔醫療檔案載體的角色。但是，由于紙張屬于有機物，且由于自身物理化學性能的局限性，而容易出現變質情況。具體來說，由于日久天長以及受到保存條件的影響，紙質醫療檔案會出現受潮、霉變、蟲噬等，造成字跡模糊、內容缺失、磨損等情況，從而嚴重影響醫療檔案的使用價值。而且，很多醫院還沒有對需要重新抄錄、整理以延長保存壽命的檔案加以重新修訂，也造成了一些重要檔案的損失。與此同時，傳統檔案的管理手段如檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者檢索等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是醫療檔案管理員，還是讀者，要完成一項檢索、查閱任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。還有少數醫院沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施等，均嚴重威脅重要檔案的完整與安全。

2.當前醫療檔案計算機信息化的管理和應用過程中的一些問題分析

2.1 管理人員的職業素質不過關

即便在應用高科技設備和信息化管理模式的情況下，醫療檔案的管理也不是一件輕松的事。正如毛主席的一句名言：勝仗不僅取決于武器的優劣，更關鍵的因素是人。也就是說，醫療檔案管理與應用水平的高低，是直接與管理人員的素質掛鉤的。而作為檔案管理的核心，很多檔案管理員自身缺乏必要的職業技能和素質作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投入不足。或者醫療檔案管理部分是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，這些人沒有經過專業的信息化檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，根本不能夠勝任信息化檔案管理的任務。

2.2 注重管理，忽視應用

就實際情況來看，很多醫院對醫療檔案的管理還是比較重視的，對管理的信息化也比較支持。但是，很多醫院僅僅強調了醫療檔案的“管理”，而忽視的基本應用。很多醫療檔案的管理人員認為檔案管理就是把檔案“鎖起來、關起來”，保證其安全。但并沒有將檔案的實際應用納入到管理思想中。我們知道，醫療檔案是醫院日常工作最具體、最真實的反映，可以說是一座巨大的信息寶庫。而如果將這座寶庫永遠地“冷落”，不去開發應用，則頗有“暴殄天物”之嫌。同時，這種做法也背離醫療檔案管理信息化管理的初衷，造成了極大地信息資源浪費，也不利于醫療檔案管理水平的進一步提高。

2.3 醫院缺乏信息化管理條件下的管理制度

高效的醫療檔案信息化管理，計算機硬件是基礎，管理人員是核心，而管理制度則是保障。雖然一些醫院在傳統醫療檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理、應用等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但在完成醫療檔案管理的信息化改造后，由于管理理念沒能及時轉變，管理思路仍舊停留在傳統的路子上，也沒有建立一套適合信息化管理模式的、科學的檔案管理制度，具體表現在沒有統一標準、缺乏統一管理，使得很多傳統的文件材料沒有進行系統整理歸檔，使得信息化管理工作比較混亂。這不僅造成信息化管理效能大打折扣，使信息化管理模式的優勢的不到有效地發揮，還造成了信息化資源的重大浪費。

3.加強醫療檔案計算機信息化管理與應用水平的一些對策

3.1 制定和完善信息化管理制度

要完成這個工作，必須得到醫院相關部門和責任人的重視。這是采取得力措施解決問題的基礎。只有管理者在態度上重視，才會督促相關部門認真對待，才能更快更好地彌補漏洞，完善不足。同時，制定合理高效的管理規范和工作章程與一些先進單位的經驗交流也必不可少。醫院可以在參照先進兄弟單位管理制度的基礎上，切合自身的實際情況，盡快制定出合理的信息化管理制度來。

3.2 改善管理工作的硬件和軟件

在信息化網絡化自動化高度發達的今天，繁重的醫療檔案管理工作僅僅依賴人力手動工作已是越來越不能適應發展的要求，這些工作很多時候可以依靠一些電子儀器高效精確的完成。因此，在資金條件允許的情況下，購買和升級一些現代化的辦公設備是十分必要的。利用這些設備，可有效改善一些重要檔案存儲的便捷性、安全性和存儲環境，延長了存儲壽命（甚至可以做到無限期儲存）。還會極大地方便查閱者的檢索，節省大量的時間和精力。而且，由于信息技術的發展日新月異，及時改善管理工作的硬件軟件，也是提高管理水平的有效途徑。

3.3 提高管理人員的職業技能

人是管理的核心，再加上信息化檔案管理是一項比較專業的工作，勝任它必須具備相當的技能和素質。因此，除了開設一些培訓班對在崗人員進行技能“充電”外，專門培養此類人才也是刻不容緩。另外，還要完善相關的崗位制度，管理員必須專職于此，所以兼管制度應予擯棄。

3.4 搞好醫療檔案信息的開發與應用

醫療檔案工作的最終目的是開發利用，不然再有價值的檔案也會湮沒于黑暗之中，無法體現其應有的使用價值。只有對這些寶貴的醫療檔案信息進行研究與開發，才能讓檔案管理工作永葆活力，為醫院醫療水平的向前發展提供動力。而且，同時還要做好檔案的歸納整理，認真落實借出登記制度，宣傳愛護檔案等工作。

[1]陳玲.醫療檔案合理化管理途徑分析[J].河南醫療學刊，2010（3）:14-15

[2]韓宇.淺論醫療檔案信息化管理的建設[J].醫學百科，2011年第2 期：23-25