高校會計檔案管理探討

周文

高校的會計檔案是會計核算不同環節形成的記載有關單位經濟業務活動情況信息的重要文件、資料。會計檔案管理包括會計檔案資料的獲取、保管、歸檔、交接、調用、銷毀等環節。隨著市場經濟的發展和高等教育體制改革的不斷深入，高校的會計檔案工作面臨新的機遇、新的要求。如何合理規范會計檔案管理過程及過程中各個環節的協調、銜接，能否最大限度地提高會計資料的使用效率和效果，是衡量一個高校財務管理水平高低的重要指標，將直接影響學校事業的健康發展。

一、高校會計檔案的內容

依據《會計檔案管理辦法》，高校的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類。但是，在實際工作中，隨著高校管理的信息化、科學化，電算化會計檔案、以文書檔案要求管理的文件資料（預算及執行和考核情況、收入分配情況、投資證明等），在會計檔案管理中的分量越來越重。

二、高校會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理重要性認識不足

會計檔案是學校檔案的重要組成部分，會計資料所記錄和提供的信息，是學校制定計劃、進行決策、組織經濟活動、開展財務工作的重要依據，同時也是一種重要的社會資源。目前，許多高校對會計檔案的重要性缺乏認識，忽視對會計檔案的管理。主要表現為：A 在日常審核中，只對審批權限、開支標準、開支渠道等與預決算管理相關的事項有硬性規定，而對單據的規格、沒有按要求整理單據的行為等與會計檔案管理相關的事項沒有嚴格要求，給會計資料的裝訂、保管工作帶來一定的困難。B 大部分高校沒有設置專職的會計檔案管理崗位，由會計人員兼管。在工作繁忙的季節，往往造成會計憑證等檔案不能及時整理并裝訂成冊，頻繁的審計、檢查，很容易遺失、散落會計資料。

（二）會計檔案的日常管理缺乏制度化

有些高校沒有依據《會計檔案管理辦法》，結合學校實際情況，制定具體的會計檔案管理實施細則。A 沒有指定專人負責會計檔案管理，會計檔案分散在不同業務的具體經辦人手中，基本上都沒有受過專業的檔案管理培訓，整理的會計檔案不規范、不完整。B 不能做到對會計資料的分類、匯總并責任到人，特別是電算化會計檔案及作為文書管理的各種會計資料，沒有明確的交接制度，往往造成會計檔案的缺少和遺漏。C 沒有建立嚴格的會計檔案查閱、調用的管理制度。許多高校會計檔案查閱手續簡單，學校的師生員工，查閱檔案、復印檔案都可以。對于財務部內部人員，可以自行查閱，對于財務部以外的校內人員，由財務部檔案管理員負責領到檔案室，自己查閱，有的登記，有的不登記，大大削弱了會計檔案的保密性、安全性。D 沒有規范會計檔案的銷毀制度。會計檔案的銷毀是一項復雜、嚴肅的工作，很多高校多年不銷毀會計檔案，二、三十年的會計憑證等檔案仍在檔案室存放著，造成舊檔案積壓，新檔案無處安放。

三、加強高校會計檔案建設的措施

（一）加強宣傳，提高認識

高校的會計檔案是學校制定方針、政策及發展規劃的重要信息資源，對學校整合資源，進行預決算管理，具有不可替代的重要作用。因此，應加大對會計檔案管理相關規章制度的宣傳，增強大家的檔案意識。財務處會同檔案館，通過工作實踐，發現會計檔案管理工作存在的問題，提出解決問題的方案，極力提高學校各層級人員對檔案管理工作的認識，上下形成一股合力，促進會計檔案管理工作水平的提高。

（二）制定制度，規范管理

建立健全高校會計檔案管理的規章制度，是規范會計檔案管理工作的前提和保證，根據《會計檔案管理辦法》，結合各個高校的實際情況，用制度來規范會計檔案管理的收集、立卷、查閱、銷毀等各個環節，力爭會計檔案管理的科學化、制度化。1）學校財務部負責全校會計檔案的日常管理和對全校各單位會計檔案管理的指導和監督。學校各級財務部門的會計人員是會計檔案的立卷人，應對本單位的會計檔案完整性負責，各級財務部門的主管會計對本單位的會計檔案負責。2）高校應設置專職的會計檔案管理崗位，負責檔案的歸集、分類、移交。對歸集的檔案進行清點、分類整理，保證收集的會計資料的完整和全面，對于需要向檔案室移交的會計資料，按照會計檔案移交清冊所列內容，逐項交接，交接完畢，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章，確保會計檔案的安全。3）學校要完善會計資料查閱和借用制度。查閱資料要登記，借用資料要授權審批，嚴禁涂改、拆封、抽換會計檔案，確保會計檔案的完整。4）建立嚴格的會計檔案銷毀制度。學校應該成立由資產處、審計處、紀委、財務處、檔案館等部門共同參與的檔案銷毀小組。根據相關規章制度，結合學校實際情況，每年定期整理檔案，對于已超過保管年限的檔案，列出清單，交由檔案銷毀小組討論決定可以銷毀的檔案名冊，報經校務委員會討論批準后，再實施銷毀工作。做好檔案銷毀工作，才能保證會計檔案管理工作良好地運行。

（三）加強會計檔案管理的隊伍建設

加強會計檔案管理的隊伍建設，不斷提高會計檔案管理人員的素質，是實現學校會計檔案管理工作持續發展的基礎和保證。1）選聘優秀人員到會計檔案管理崗，通過他們良好的職業素養和專業技能，提高會計檔案的管理水平。2）定期組織會計人員學習《會計檔案管理方法》及學校制定的會計檔案管理的規章制度，通過不斷地學習，提高會計人員對會計檔案管理工作重要性的認識。3）經常組織會計檔案管理人員與行業內、跨行業的檔案管理人員學習交流，取長補短，共同提高檔案管理水平。

科學規范的會計檔案管理，能夠促進提高高校資金的運轉效率，合理保證經濟活動的有序進行，對推動學校各項事業順利開展有著重要的意義。