檔案工作的“更高要求”

□ 文/張靜

檔案工作的“更高要求”

□ 文/張靜

建立與完善檔案工作的信息化，是步入信息現代化的必經之路。

檔案是企業生產、科研、經營和各項管理活動的真實記錄，是企業的信息庫、技術庫，對企業的發展起著重要的作用。隨著社會主義市場經濟體制的確立與發展，各項工作都緊緊圍繞以提高經濟效益為中心，檔案工作也要向這個方向發展。為適應社會的發展，使檔案工作能夠更好地為企業服務，這就對檔案工作提出了更高的要求。

檔案信息管理系統為油田決策提供可靠依據

為了建立起科學的檔案信息管理體系，我們對檔案管理的現狀從宏觀和微觀兩個角度，進行了全面的分析、論證和評價。從宏觀的角度出發，在廠檔案科設立了“檔案信息傳遞中心，通過信息傳遞中心的建立，檢查信息渠道是否暢通，信息中心是否起到協調、監督、控制作用，使檔案信息工作始終處于良性循環。同時，又從微觀的角度建立機關文書檔案、會計檔案及科技檔案，這樣使檔案信息既能做到統一歸口，又能做到分級管理，為油田決策和經營管理提供了科學的保證和準確、可靠的依據。

現代化管理手段提高檔案信息資源利用的準確性

我單位是會戰初期的老油田企業。設備老化較為嚴重，為不斷改進生產工藝和管理水平，各種檔案的利用率正在逐年提高，應用現代化管理手段是刻不容緩的。我們應用計算機從事檔案管理工作，一方面加強對計算機軟件的消化吸收、文件著錄等數據處理工作；另一方面強化數據庫的維護與檢索，對目錄輸入、查找、檢索節省了大量的時間，提供了方便。

只有現代化管理方法在檔案工作中進行實踐，檔案工作才能向現代化科學管理的深層次發展，才能加強檔案信息資源的開發利用，使檔案工作真正在企業生產、經營服務、基建、科研等各項活動中轉化為強大的生產力，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

完善檔案工作信息化注意事項

首先，要提高認識，加強領導，把信息工作擺到檔案工作的一個重要位置。應當承認，檔案部門有精于業務的優良傳統，但對檔案信息工作重視不夠，存在固有的老思想，認為檔案工作只是收集資料，裝訂材料，檔案工作者充當保管員的角色，許多硬件設施配備跟不上，信息工作成為檔案工作的一個薄弱環節。

其次，要建立一支穩定的高素質的信息工作人員隊伍。知識經濟把科技知識和人才教育作為支撐其發展的兩大支柱，知識經濟的核心在于能否擁有掌握現代化的科技人才，人才是未來經濟的制高點。因此檔案信息化管理應用的好壞，根本上取決于人的素質。這就要求檔案系統必須建立一支具有穩定的高素質的信息工作人員隊伍。網有了，要有人，有了人，才能使網張開。因此，要求檔案工作者提高自身能力：一是掌握運用計算機的能力；二是要具有一定的外語水平；三是使自己成為信息服務員；四是要具有檔案專業知識和相關專業知識。

再次，要建立和完善各項信息工作制度，建立信息工作激勵機制。

要加強信息建設的防盜、保密、安全措施。有了現代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保發展。加強保密工作，要做好人的工作，加強對涉密人員的保密教育，提高涉密人員的思想覺悟，使他們能夠更加自覺地履行好保密的責任和義務。還要求涉密人員掌握一定的保密知識和技能，更好地運用到檔案信息的管理工作中。

作者單位：中國石油大慶油田有限 責任公司井下作業分公 司信息中心檔案室