從內部控制視角談科研事業單位物資采購管理

林瑞琴

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從內部控制視角談科研事業單位物資采購管理

林瑞琴

(福建省熱帶作物科學研究所，福建 漳州 363001)

隨著國家財政資金投入的加大，科研事業單位采購業務也逐漸擴大，在采購過程中存在許多問題和風險。根據2014年1月1日起執行的《行政事業單位內部控制規范（試行）》，通過對科研事業單位的采購業務活動控制存在的問題及其原因的分析，提出加強內部控制制度建設，強化政府采購預算編制，提高采購人員素質，建立健全物資采購管理監管機制等措施，以期實現科研事業單位物資采購工作的規范執行。

科研事業單位；物資采購；內部控制

政府采購，是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為[1]。行政事業單位內部控制規范中的預算業務控制、政府采購業務控制和資產控制是為了規范物資采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護采購當事人的合法權益，促進廉政建設[1]。因此，建立健全行政事業單位內部控制制度具有重大的現實意義。本文著重從內部控制視角對科研事業單位物資采購管理進行探討。

一、科研事業單位物資采購管理存在的問題

科研事業單位限額標準以下采購業務存在著采購隨意性較大，對采購工作及政策不夠重視，時有發生擅自采購行為。沒有靈活運用物資采購方式，沒有把采購效果放在首位，采購存在各種風險。采購預算編制不夠準確，預算時缺乏遠見，預算編制質量較低，與采購預算執行脫節；對供應商信息了解不夠，采購人員的采購專業水平不高，人才缺乏制約著采購制度的發展。沒有配套的采購法，監管人與提倡采購法人存在差異，監管者不明確職責，監督人缺乏監管或越位監管，單位缺乏政府采購監督。沒有建立規范化采購績效評價制度，評估主體單一，理論和實踐研究不足等問題。缺乏對供應商的管理，對供應商的信用程度、財務狀況、生產能力、產品質量、售后服務等沒有充分了解。

二、科研事業單位物資采購管理存在問題的原因分析

1.領導對物資采購不夠重視。科研事業單位主要從事科學研究，部分領導致力于科研出成果，對單位內部控制的采購業務控制意識淡薄，對政府采購政策不夠了解和重視，覺得這是財務人員的職責。采購法規定50萬元以上由政府統一采購，而對1000元至1萬元由單位自行采購，從而使有些科研事業單位領導過于注重科研專項經費的自主支配，采取了變通手段或者化整為零的采購方式進行采購本單位所需的小額物資，這就導致許多不符合采購法的現象頻發?？蒲惺聵I單位行政后勤人員缺乏，沒有專門的采購部門或者采購人員，采購部門與人員形同虛設，一般是哪個部門需要什么儀器設備，由使用人和科室領導去購買，造成采購活動存在一定的隨意性，在采購的過程中，很少去貨比多家，高價購買，對財政資金造成很大浪費。

2.事業單位的采購方式存在一些風險包括道德風險、市場預期風險、信息風險、監管機制缺失風險等。供應商素質與實力決定他的職業道德，他們為了追求利益最大化，會與采購人員勾結，采取有利于供應商的采購方式，給單位物資采購帶來道德風險。物資采購的預算價格與市場價格由于時間關系，兩者之間產生差異，市場價格經常發生變動，產生市場預期風險，物資采購預期的目標不能實現?，F在是網絡信息時代，信息泄露是正常的現象，因此，單位在招標時會出現套標、違規操作、以權謀私等現象，造成商品質量不合格，采購效果差，損害了單位的經濟利益，對物資采購方式的執行產生消極的影響。

3.科研事業單位的采購管理制度不健全，部門預算與采購預算分步編制，采購預算編制缺乏依據，存在盲目性，對采購項目沒有進行市場調研和科學論證。許多科研事業單位為爭取較多的項目資金，虛報多報，造成預算編制不夠準確，質量較低?？蒲惺聵I單位致力科研工作，領導對采購預算不夠重視，課題需購買時才編制購買申請表，采購完畢才到財務辦理支付手續，導致財務部門與科研管理部門不能共同合作來完成物資采購預算和采購預算執行。由于在編制采購預算時，科研人員沒有及時制定購買計劃，沒有結合單位的實際情況和市場調研，采購資金得不到保障。一些科研事業單位習慣了由自己隨時零星采購，產生了采購預算與執行相分離，兩者之間不能夠相互協調和配合。

4.采購人員業務水平良莠不齊。科研事業單位的采購人員大多是兼職人員沒有經過專業培訓、變動頻繁，對自己的崗位職責不明確，不能協調采購需求、采購預算、采購執行三者之間的關系，認為自己就是去看一下物資，買不買由使用者定，款項由財務負責。對科研儀器各種性能的了解很少，因此對供應商的審查不嚴格。供應商是政府采購的當事人，對供應商的選擇與采購人員有著不可分割的關系。小城市生產的化學儀器廠家不多，大多數是私營企業，采購物資就近選擇比較固定的幾家供應商，部分低值易耗品長期向一家供應商采購，對供應商的資格、資信、證明材料就沒有仔細觀察和分析，甚至是不簽訂合同[2]。在采購過程中采購人員沒有討價還價，給單位帶來一定的經濟損失，也給財務部門造成一些麻煩，造成資產不同程度的流失。

5.科研事業單位物資采購監督比較單一，缺乏聯動性和剛性。有些科研事業單位財務部門對本單位物資采購沒有建章立制，沒有充分了解政采購法，沒有制定合理規章、實施細則和操作流程等物資采購制度，認為采購與資金相關聯，是敏感問題，抱著多一事不如少一事，把采購監督制度推向其他部門，形成物資采購監督和運行缺乏規范性。管理部門、制度執行部門、采購業務部門、資金管理部門等各部門沒有充分發揮各自的作用。對于違規采購行為的懲罰只運用經濟手段，沒有進行刑事追究，縱容采購人員的違規采購行為，降低采購效果。

6.物資采購績效評價機制沒有完善的法律法規。許多科研事業單位沒有財務監控制度，單位領導對物資采購績效制度不重視，認為績效制度只對科研專業技術人員，采購人員沒有責任感和積極性。行政事業單位內部控制制度和采購法沒有專門講述政府采購績效評價理論，績效評價工作難于試點，實踐經驗不足，評價方法、評估內容和側重點不同，績效評價程序存在很大的隨意性，績效評估結果不能做到客觀、公正。

7.科研單位采購部門沒有建立供應商信息庫，缺乏對供應商的管理。供應商是提供物資的重要責任人，現在物資采購市場活躍，一種物資就有數十家供應商，采購過程中隱藏不平等競爭?，F在存在著各種各樣的供應商，他們有的是直接生產商、有的是代理商、有的是代理商又是授權代理商，有的是老牌生產商、有的是新生代理商。物資采購部門對他們的業績、信譽、注冊資金、納稅記錄難于全面分析和認定，不能充分了解供應商的資格，造成物資采購工作效率低。

三、加強建立健全科研事業單位物資采購內部控制制度的對策

1.加強內部控制制度建設，規范采購程序，強化單位領導政府采購意識。

科研事業單位財務部門按照《行政事業單位內部控制規范（試行）》的通知，根據《政府采購法》及《會計法》，結合本單位物資采購的特點，制定易于操作、符合實際的采購業務管理實施細則。確定單位采購工作的目標，建立政府采購工作的組織機構和相關人員的責權利，包括采購與付款管理、資產管理與控制、物資采購操作程序、采購人員的崗位職責等規章制度[3]。加大宣傳《采購法》，單位領導也隨同業務人員參加業務培訓，強化單位領導的政府采購業務控制意識。科研事業單位對政府采購工作內部控制制度的有效性進行定期與不定期評價，提高單位內部管理水平，規范內部控制，提高資金使用效益。

2.靈活運用物資采購方式，規避采購風險，提高物資采購的效益。

根據政府采購法第26條規定，政府采購有六種方式，事業單位要根據本單位的實際情況，靈活運用各種采購方式，在采購過程中發現效果不好，使用更有利于本單位效果的采購方式，規避物資采購存在的風險。采購過程中把采購效果放在首位，讓采購方式服務于采購效果，不能用采購形式去限制和影響采購的效果。實行保證金制度，單位可根據采購金額的大小，調整違約金；還可根據供應商的信用度及財務狀況，簽訂服務承諾合同，適當提高供應商的違約成本，即保證物資的質量和售后服務，又降低采購風險，而且也提高物資采購效益。

3.強化政府采購預算編制，提高采購效益。

科研事業單位財務部門根據單位的實際情況以部門預算為基礎，堅持實用性原則、政策性原則、全面性原則、統一性原則，實事求是編制采購預算書。單位在編制過程中，先測算，然后經費預算、政府采購預算、政府采購編制審核同時進行。編制采購預算書要求采購預算項目內容細化，如所需采購儀器設備的種類、單價、數量、資金來源等，合理確定采購批次和方式，充分利用現代化財政系統的計算機網絡優越性做到定性與定量相結合，提高預算準確度，降低成本，提高采購效益與效率。

4.加強采購隊伍建設，提高采購人員的素質。

科研事業單位要注重采購隊伍建設，加強政策法規相關的培訓。單位采購工作應由專業化的工作人員來負責，采購人員的素質關系采購的質量及水平。采購人員招聘應采取考試和考核相結合，兼顧采購人員的政治素養和道德修養，合格人員進行崗前培訓，崗后需定期培訓，掌握新的政策、法規，組織調研學習，交叉檢查，培養新型的采購人才，才能及時糾正業務上的技術錯誤，減少經濟損失和國有資產流失。平時培訓還包括單位領導、財務人員、監督管理人員、審計人員、監察人員等相關人員進行培訓，使各崗位人員承擔工作崗位職責。單位的各級管理人員要積極深入參與相關培訓共同營造良好的文化氛圍，提高員工的道德素質，節約成本和高效利用資源。

5.建立健全物資采購管理監管機制，促進廉政風險防控機制建設。

監管機構是科研事業單位物資采購工作規范運行的重要保障?？蒲惺聵I單位的財務部門、采購部門、驗收部門、審計部門、資產管理部門、監察部門之間共同配合形成有效的監督機制；建立采購領域中供、需、監三者相互牽制、相互制約的制度，包括采購計劃、預算編制、合同審核、采購執行、資金支付、統計、質量監督、檔案管理等不相容職務相分離的管理制度[4]。財務部門要加強合同監控，對各種憑證審查核實，對采購項目實施有效的跟蹤，制定完整財務報告反映科研事業單位采購的規模和資金使用更有效地管理和監督采購預算資金。監督機構要對采購過程設立從資金上、行政處罰上給以懲罰，加大采購人員的違法成本，提高采購資金的使用效率和采購的透明度，促進科研事業單位的廉政建設。

6.加強物資采購績效評估理論，建立規范化的物資采購績效評估制度。

科研事業單位的物資采購行為對科研的發展起著重要的作用，要建立規范、有效、節約的績效評估制度。通過學習國內外先進的理論和經驗，結合本單位的實際情況，制定統一的原則、標準和程序作為基本規范，把物資采購的績效評估納入《政府采購法》，以法律、法規的力量促進和完善物資采購評價制度。引入內外評估主體，內部評估部門包括采購部門的自我評價和領導層對采購部門的評價，外部評價部門包括中介機構、專家、社會公眾。一個單位的采購部門由多個評估主體參加考核，績效評價更加有效，有利于建立規范化的績效評價制度。

7.完善供應商評價體系，加強供應商的資格審查和監督管理。

科研事業單位要根據《政府采購招標法》，對供應商進行資格預審，先提交資格、資信材料，審核通過再提交標書。建立供應商資源信息庫和評價體系，包括議定價格指標、質量體系認證指標、產品合格率指標和歷史合格率、訂貨周期、運輸方式、售后服務的效率、供應商的生產能力、產品研發能力、經營狀況、資產負債率等[5]。采購部門根據供應商的這些信息篩選出信譽好質量好，供貨能力強的供應商提供物資，提高了物資采購效率，減少經濟損失。事業單位有責任對供應商進行監管，監管機構要對價格進行抽查、核實；組織評審委員會公開對供應商評審，監督物資采購整個過程；采購結束后請質量監測機構對物資進行驗收，根據質檢報告進行入庫，這樣就可采購物美價廉的適合單位所需的物資。

物資采購業務是財務管理一個復雜的工作，科研事業單位要針對采購過程中存在的問題進行分析，采取相應措施，杜絕暗箱操作，提高采購效率，降低成本，總結經驗，營造良好文化氛圍，促進科研事業單位的采購工作健康發展，有效地加強廉政風險防控機制建設，更好地為社會服務。

[1] 孟曉燕, 歐陽沙郴. 科研事業單位政府采購政策與執行問題研究[J]. 熱帶農業工程, 2012(1):70-72.

[2] 劉靜. 水利事業單位政府采購管理與執行有關問題探討[J]. 行政事業資產與財務, 2014(1):54-55.

[3] 王宏星, 馮雪芹. 事業單位政府采購管理中存在的問題[J]. 中國農業會計, 2013(11):,54-55.

[4] 張梅. 淺議科研事業單位政府采購預算管理[J].中國政府采購, 2013(6):49-50.

[5] 趙學文. 事業單位政府采購問題解析[J]. 現代商業, 2012(24):175-176.

Talks about scientific research institution’s supplies purchasing management from the perspective of internal control

LIN Rui-qin

(Tropical crop science research institute of Fujian province, Zhangzhou Fujian 363001,China)

With the increase of fiscal funds and the expansion of supplies purchasing business in scientific research institution, problems and risks during the purchasing process have arisen. According to January 1, 2014 implementation of the administrative institutions internal control standard (trial), accompanying the analysis of problems and reasons which are existing in supplies purchasing activities control of scientific research institution, suggestions are put forward to regulate the execution of supplies purchasing work in the scientific research institution which include strengthening the construction of internal control system and the government purchasing budget, improving capabilities of the purchasing staff, establishing and perfecting the supervision mechanism of supplies purchasing management, etc.

Scientific research institution；Supplies purchasing；Internal control

F276.1

A

1673-1417（2014）03-0044-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2014.03.0010

2014－07－17

林瑞琴（1972—），女，福建漳州人，會計師，研究方向：財務會計。

（責任編輯：馬圳煒）