高校辦公室工作創新探析

羅巧花

?

高校辦公室工作創新探析

羅巧花

（閩西職業技術學院，福建 龍巖 364021）

高校辦公室是學校的綜合管理部門和工作樞紐，是學校的形象窗口。針對高校辦公室存在的主要問題，結合深化教育領域改革提出的新要求，從“四強化”、“四提高”對高校辦公室工作創新與路徑進行探討，促進高校辦公室工作適時求變，改革創新，更好地發揮職能作用。

高校辦公室；創新；路徑；實踐

高校辦公室是學校的綜合管理部門和工作樞紐，承擔著管理服務、溝通協調、督查督辦等重要職能，其管理水平、服務質量、執行能力、工作效率的高低，直接反映出整個學校的管理水平、辦學能力和形象聲譽。在全面深化改革環境下，特別是教育領域改革的深化，對高校辦公室工作提出了新的要求與任務。目前，高校辦公室工作中存在著一些問題和不足。比如職能作用發揮不夠、管理觀念落后、服務意識不強、執行能力偏弱、制度不夠完善、工作效率較低等等，直接削弱了高校辦公室的重要作用。為此，高校辦公室要適時求變，改革創新，進一步強化職能作用、宗旨意識、人員素質和工作機制，不斷提高管理水平、服務質量、執行能力和工作效率，充分發揮職能作用，提升學校辦學水平，推動事業持續健康發展。

一、強化職能作用，提高管理水平

一是提高科學管理能力。2010年國家出臺了《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》，該綱要明確指出，要把改革創新作為教育發展的強大動力，以機制體制改革為重點，鼓勵學校大膽探索和試驗，創新教育管理體制，建設現代學校制度。現代大學制度的核心是在國家的宏觀調控政策指導下，大學面向社會，依法自主辦學，實行科學管理。現代大學制度涉及規范和理順大學與政府、大學與社會的關系，涉及大學內部治理結構的完善和改革。現代大學制度的建設，使高校面臨內外部辦學環境的巨大變化。作為高校辦公室來講，理順管理體制要以轉變管理職能為前提，減少直接管理、增加宏觀監管，要把社會上各個方面與各高校的關系理順，達到合理的職能配置。必須在提高管理能力上下功夫，從內部管理向全面管理轉變，從事務型向參謀型轉變，從傳統經驗式管理向現代化的科學管理轉變，充分利用現代信息技術、互聯網等，創新管理手段，提高管理效率。

二是提高溝通協調能力。有效的溝通協調關系到學校各項工作的正常轉。隨著辦學規模擴大和辦學體制創新，特別是辦學主體的多元化，使高校內外部辦學環境都隨之發生變化，更多的部門、行業、企業參與辦學，學校內部也增加了相應的職能部門。這就要求高校辦公室充分發揮橋梁紐帶作用，進一步提高溝通協調能力。對于高校內部來說，要正確處理好領導與部門、部門與部門之間的關系，防止職責不明確、工作推諉扯皮現象發生。對于高校外部來說，要加強與上級主管部門的聯系，爭取更多更好的政策資金環境；要正確協調學校與相關行業企業之間的關系，促進互通有無，取長補短。總的來說，就是要以充分溝通為前提，以全面協調為目的，正確處理好學校內外部的關系，科學解決好學校內外部的矛盾，創造良性運轉、可持續發展的環境，實現各部門密切配合、團結協作、和諧發展的良好局面。

三是提高政策法律水平。2014年召開的全國教育工作會議提出，深化教育領域改革，加快推進教育治理體系和治理能力現代化。隨著高校辦學自主權的擴大和對外交往的增多，學校面臨越來越多的事務和糾紛，師生員工的利益訴求也不斷增加。另外，因學生群體差異擴大、教學實習場地環境變化，校內外的突發事件也相應增加。高校辦公室要認真學習、全面掌握有關法律法規，增強法律意識，提高用法水平。要科學制定、認真執行相關制度措施，健全完善應急預案，盡可能把事故和損失控制在最低限度。必須長期聘任法律顧問，有關管理制度的出臺、校企合作協議的簽訂等等，都讓律師全過程參與。堅持依法辦學、依法治校，不斷提高辦學治校能力。

二、強化宗旨意識，提高服務質量

一要強化服務意識[1]。高校辦公室必須堅持以服務為宗旨，堅持為領導服務、為師生服務、為社會服務。實行繳費上學，學生及學生家長就是花錢向學校購買良好的公共服務。辦學體制機制創新，使辦學主體由一元（政府）向多元（行業、企業、園區參與）轉變。辦學主體的多元化，而且政行企校的不同利益需求，勢必要求高校提供更好的服務。辦公室的每一位工作人員都要有強烈的事業心和責任感，愛崗敬業，樂于奉獻，把搞好服務作為一切工作的出發點和落腳點。

二要轉變服務職能。高校辦公室要弄清新形勢新條件下在學校工作中處于什么樣的位置、應發揮什么作用，并進一步細化明確辦公室的具體業務范圍,各項工作要達到什么樣的目標。不能以落實上級決策部署和完成領導布置任務為目標，要主動開展調查研究，全面了解掌握信息，當好參謀和助力，變被動服務為主動服務。不能以為辦完某件事或者完成某一階段任務就是做好了服務，要時時事事處處都樹立服務理念，要變階段服務為全程服務。

三要樹立窗口形象。都不論事件大小、任務輕重，不論是老師還是學生，不論是領導還是員工，都必須做到積極主動，熱情服務。要求每一位工作人員都要有足夠的耐心、細心、虛心，做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。進行換位思考，站在來校辦事人員的角度進行思考，想別人所想，急別人所急，轉變服務方式，轉變服務態度，提高服務質量，努力提高學校對內對外的窗口形象地位。

三、強化人員素質，提高執行能力

一是提高思想政治素質。高校具有引領先進文化的社會功能，高校辦公室的工作具有較高的政策性。辦公室工作人員參與政務、管理事務、搞好服務的具體執行者，其直接面向學校領導層，承擔著學校決策傳達和具體措施的擬定工作，其政治覺悟的高低直接影響到政策有效貫徹執行的力度，直接影響到學校戰略意圖的實現和學校權威的樹立。辦公室工作人員應加強政治思想修養，要在思想上、行動上與黨的路線方針政策保持一致，要自覺維護學校權威[2]。要不斷增強辦公室工作人員的使命感和責任心，樹立愛崗敬業、樂于奉獻、不求名利的精神，形成顧全大局、敢于負責和團結協作、開拓進取的作風，建設一個“能干事、干成事”的優秀團隊。

二是提高理論業務水平。構建學習型辦公室[3]，樹立終身學習思想。辦公室所有人員都能夠樹立終身學習意識，將學習和工作有機地結合在一起,在持續不斷的學習過程中去體驗工作的樂趣，實現組織的目標和自己人生的價值。一方面要加強科學文化和管理理論的學習，只有提高文化科學知識，提高管理理論水平，才能更好地為領導決策提供服務。另一方面在加強業務知識的學習，如公文寫作、檔案管理、會議組織等方面知識，不斷提高業務水平。只有不斷提高現代管理知識和業務素質，才能適應新的形勢下高校辦公室不斷變化的工作。

三是提高勤儉節約意識。勤儉節約是中華民族的傳統美德，必須繼承和發揚。中央八項規定出臺和黨的群從路線教育實踐活動開展，對高校辦公室工作提出了新的更高要求。高校辦公室不僅管人、管事，而且還管物，如公務接待、公車使用，甚至日常辦公用耗材等等。高校辦公室每一位工作人員必須樹立勤儉節約的意識，從身邊小事做起，比如盡量使用網絡傳輸文件、正反面打印文件等，減少紙張浪費。要嚴格執行中央八項規定，控制接待規模和標準，嚴格公車管理，減少“三公”經費支出。

四是提高服務水平和質量。提高服務水平和質量是辦公室工作的核心和靈魂。辦公室人員在處理大量文件、內外聯系、來訪接待的各項事情過程中，均體現著服務能力，因此，新時期對加強辦公室人員的服務質量提出更高要求，不僅要提倡熱情服務、微笑服務，首問責任制，更要求“以人為本”為根本行為準則來嚴格要求自己，在追求工作效率的同時，更要講究服務的質量，讓每一位來辦公室辦事的人員都高高興興地進來、滿滿意意地回去，不落下一句怨言，滿懷感激。

四、強化工作機制，提高辦公效率

一要健全規章制度。規章制度不健全，造成高校辦公室忙亂差現象凸顯。因此首先要規范辦事程序，建章立制，明確辦公室工作的操作流程和規范要求，根據各個部分的工作內容，制定相應的工作計劃，對以前存在的不足和缺點進行修改和完善，形成辦公室管理的體系。其次制定規章制度，辦公室要制度的規章制度主要包括兩個層面，一是學校層面，二是辦公室內部。學校層面主要是有關學校決策和部署的落實、學校管理活動的協調、規則的制定、工作過程的監控等管理規范。辦公室內部主要是修訂各種制度，如會議制度、公文處理制度、接待制度、安全保密制度、完善檔案管理制度、信件收發制度等[4]。

二要加強監督反饋。監督反饋是高校辦公室的一項重要職責，主要包括監督、核查上級指示、會議通知、領導決議、年度工作計劃和階段性重點工作，然后及時了解和總結實施情況，并向領導反饋，為工作的落實和領導的再次決策提供依據，確保各項工作得到更好的實現。為此，高校辦公室應探索監督反饋的工作新辦法，建立辦公室工作網絡督辦和健全監督反饋機制，可以設置專門的監督反饋專職崗位，確保各項工作落到實處，不延期不落后，為學校事業的發展做出更大貢獻。同時，在監督反饋中，力求做到及時、全程、高效。

三要嚴格考核評價。辦公室人員一個崗位做久了，極易造成工作散漫，消極怠工的現象。因此，高校辦公室要制定嚴格的考核評價制度，對辦公室人員的思想品質，管理能力，工作積極性和工作業績等方面進行全方位的考察[5]，把考核評價結果作為職稱評聘、評先評優、干部選拔等主要指標。以“公平、公開、公正”為原則，依制度辦事，一視同仁，使辦公室人員從思想上認識到考核評價的重要性，不搞特殊化和人情政策，使其堅守崗位，踏實工作，增強責任感、發揮積極性，為學校的各項事業做出更大的貢獻。

四要運用現代技術。在當今信息化技術不斷發展，高校辦公室工作也遇到前所未有的挑戰，新理念、新事物、新技術的出現，需要其快速做出反應。辦公室人員要運用現代化技術，掌握辦公自動化技術，全面快速地獲取信息，要培養對信息資源的跟蹤和分析能力，把信息化與高校內部管理體制改革有機結合，建立高效運行的辦公管理系統，提高管理隊伍素質，促進管理理念的轉變，實行網絡化辦公辦文，提高工作效率和質量。

創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。高校辦公室工作只有創新發展，才能更加適應新形勢要求，圍繞新問題新任務新要求，與時俱進，開拓創新，充分發揮其職能作用，不斷提高管理水平，不斷提高服務質量，不斷提高執行能力，不斷提高辦公效率，推進學校各項事業的持續健康發展。

[1] 鄭文堂,高建偉,華玉武. 高校辦公室要增強“五種意識”做好“八個服務”[J]. 辦公室業務, 2013(4):236-237.

[2] 俞海平. 高職院校加強和改進高校辦公室管理工作的思考[J]. 廣東技術師范學院學報, 2010(2):97-99.

[3] 陳華. 知識管理視角下的我國高等院校辦公室管理研究[D]. 南昌:南昌大學碩士論文, 2011.

[4] 呼永進, 虞劍英. 新時期高校辦公室自身建設與發展探析[J]. 四川職業技術學院學報, 2012(1):65-68.

[5] 戴海光. 高校辦公室管理運行現狀及創新初探[J]. 江蘇教育學院學報:社會科學, 2011(4):66-68.

Study on the Innovation and the Path of College Office Work in the New Situation

LUO Qiao-hua

（Minxi Vocational and Technical College, Fujian Longyan, 364021,China）

The office is a comprehensive administration department, the key position, and the image of a window in college. On the main problems existing in college office, this paper combined with the new requirements which were put forward in the deepening of reform in the field of education, discussed on the innovation and the path of college office work from the "four-enhanced", "four-up", and then in order to promote the college office work to change according to the new times, reform and innovate, perform their functions better.

college office; challenge; path; practice

G647

A

1673-1417（2014）03-0081-04

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2014.03.0017

2014－05－04

羅巧花（1985—），女，福建龍巖人，研究實習員，主要從事高校教育管理工作。

（責任編輯：馬圳煒）