淺淡如何做好會議記錄 確保歸檔質量

文·李青

黨政機關、企事業單位的會議記錄是文書檔案的重要來源，也是永久保存的檔案資料，其規范程度決定了所形成檔案的質量和利用效果。所以，做好會議記錄，是做好會議記錄歸檔的前提，是一項重要的工作。筆者就如何做好會議記錄做以下探討。

開會是管理者最重要的管理工具之一，高質量的會議能夠集中集體智慧、快速解決問題、迅速推動工作，是黨政機關、企事業單位管理工作中最常用的方式或手段。會議記錄是會議活動情況、會議成果的原始記錄和真實反映，對會后分析研究問題，傳遞會議精神，檢查貫徹落實情況，提供可靠的依據，起著備查和憑證作用。會議記錄，是開會當場把會議的情況如發言人姓名、會上的報告內容、討論的問題、與會者的發言、通過的決議等如實地記錄下來的書面材料，屬于事務文書，非法定行政公文。因為不是法定行政公文，在國務院發布的《黨政機關公文處理工作條例》中，不涉及有關會議記錄的內容，所以我們查找不到權威的、統一的有關會議記錄的格式規范。因此，不可避免的造成了會議記錄比紅頭文件存在的問題更多一些。筆者了解到，普遍存在的問題主要有以下幾個方面。

一是會議情況的基本要素、會議內容不夠齊全完整。有的記錄缺少相關環節（議題、票決、黨委成員表態發言、決議、領導末位發言），有的沒有黨政領導簽字背書。二是會議時間的記錄順序不規范。三是書寫紙張、記錄本規格標準不統一。四是字跡潦草、模糊、書寫不認真，不便于長期保存，不便于查詢利用。五是會議內容記錄混亂，比如黨委會、黨政聯席會議、行政領導班子辦公會、民主生活會記錄等混記，合用一個記錄本等。

針對以上存在的問題，圍繞會議記錄必須具備真實性、原始性和完整性的特點以及有關會議記錄檔案管理的要求，應從以下幾方面做好會議記錄。

一、會議準備

（一） 擬定會議議題。一般由單位辦公室征集并拿出擬上會研究的議事內容，填寫上會議題呈報表，提請黨政主要領導審批通過后，確定會期。

（二）會前溝通。會前將上會議題發至與會人員，或由主管領導先征求與會人員的意見。重要議題，特別是研究干部工作，黨政主要領導要做好會前協商溝通，主要觀點達成一致，避免會上臨時動議。

二、規范會議流程和會議紀律

本著誰主持誰負責的原則，分別按議事的主要議題確定主持人，以研究黨委工作為主的由黨委書記主持；以研究行政工作為主的由分管領導主持。應一事一議，堅持少數服從多數，任何決定的做出都須經出席會議的成員過半數通過方為有效。對未能出席會議的人員，召集人或主持人會后應向其轉告本次會議的情況及決定。黨政領導班子議事時，凡涉及到本人及與本人有夫妻關系、直系血親關系及近姻關系人員的職務聘任、獎懲等問題時，本人應回避。

三、指定專門記錄人

要指定政治思想過硬，才思敏捷、認真負責，具有一定的文字功底，尤其要字跡工整的同志擔任會議記錄人。記錄人要會前熟悉掌握議題內容，會議過程中要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄。記錄人要保持會議記錄的真實性、原始性，不能隨意提煉、增添、刪減，更不能移花接木、張冠李戴。要做到時間順序準確，層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。為確保會議記錄達到上述要求，會上可先記草稿（必要時可錄音、錄像），會后再整理定稿，最后請會議主持人審核無異議后簽名背書。

四、統一、規范記錄用品

關于會議記錄組件歸檔的要求，在國家檔案局發布的檔案行業標準《歸檔文件整理規則》中規定，會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件。顯而易見，會議記錄用本子記錄或是紙張記錄（符合對紙張要求的前提下），都是符合檔案管理要求的。但是，機關、企事業單位會議記錄所使用的記錄本規格不統一，大小記錄本隨意混用，其中使用幅面B5型（210mmX276mm和176mmX250mm）的較多。不僅大小本子混用，而且與法定公文用紙（采用國際標準，幅面A4型297mm×210mm）不統一。這種情況，不便于后期整理歸檔，再者使用本子記錄，查詢利用時，總是不如“一次會議為一件”更方便、更安全。還有一點提醒我們，中國共產黨機關公文B5型紙沿用幾十年，于2012年7月1日 起廢止，啟用A4型?？梢钥闯觯幏?、統一 用紙是發展趨勢，因此，筆者個人意見更傾向推薦會議記錄使用紙張，幅面統一采用國際標準A4型。

五、統一會議記錄格式

會議記錄基本要素要齊全、完整，記錄格式要統一。為防止記錄的隨意性造成記錄項目缺失，可預先制作會議記錄模板。

主要要素包括:

（一）會議名稱和屆次。

（二）會議召開的日期（起止時間），地點。

（三）編頁（凡有文字的頁面以次標注頁碼），注明該次會議記錄總頁數。

（四）召集人 （主持人）姓名，出席和列席會議人員的姓名及出席、列席和缺席情況。

（五）會議記錄人。

（六）會議議題（多項議題以次列出）。

1. 主持人。

2. 匯報人。

3. 與會成員分別發表意見。

4. 重大事項票決。

5. 決議（多個會議議題分別進行決議）。

（七）黨政一把手或主持人簽字背書。

綜上所述，要想把會開好，會議組織是關鍵，會前準備是前提。規范高效的會議，用好記錄人，是做好會議記錄的基礎。做到會議記錄要素和內容的齊全、完整、真實、客觀，層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號正確、字跡清晰，不出錯別字，達到以上程度，就是好的會議記錄。整理歸檔后，會議記錄將以檔案的身份，獲得永生，向人們隨時準確、完整的再現她的前世。