檔案數字化、媒體化建設探析

●張占武，史慧（寧夏醫科大學檔案館，銀川750011）

檔案數字化、媒體化建設探析

●張占武，史慧（寧夏醫科大學檔案館，銀川750011）

檔案管理；新媒體；互聯網

檔案工作如何適應新媒體時代的發展，是檔案工作中的一個新課題。隨著信息時代的到來，檔案工作面臨著新挑戰，新媒體、大數據在檔案管理工作中顯得越來越重要，促進檔案數字化建設，提升檔案管理工作的品質，以新媒體技術為工具，積極宣傳，為檔案工作注入活力及動力，促進檔案工作在新媒體時代發揮更重要的作用。

檔案作為歷史的原始記錄和憑證，具有廣泛的社會作用，是工作實踐的真實記載，也是機構組織與部門今后工作順利開展和延續，以及發展、決策的重要依據。

檔案數字化，是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等的發展而產生的一種新型檔案信息形態。數字化檔案就是把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，實現對檔案和檔案資料收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，以數字化的形式存儲，利用計算機集成系統進行管理的有序檔案信息庫，并通過網絡實現檔案資源的共享，以及網上檔案信息的瀏覽和遠程查借。檔案工作如何適應新媒體時代的發展，是檔案工作中的一個新課題，檔案數字化、媒體化也是大勢所趨。

1 新媒體時代下國內外檔案工作的現狀

1.1 國外檔案工作的現狀

1998年5月，聯合國新聞委員會把互聯網列為第四媒體，是繼報紙、廣播以及電視這三種傳播媒體之后所出現的新型媒體。互聯網不僅能夠進行信息與咨訊的即時傳播和通信，成為了一種公開并且寬泛的傳播媒介，更為人類社會的各項活動與發展提供了廣闊的平臺。

美國在上個世紀的60年代頒布了聯邦信息自由法令，允許個人從聯邦政府的檔案管理機構獲取允許公開的信息。目前，美國對于各種相關信息都建立了以電子計算機技術為依托的分類信息庫，相關的聯邦工作人員以及美國公民都可以通過互聯網來獲取所需要的信息。最近美國等西方國家也因為美國中情局職員斯諾登的爆料，顯示出美國在檔案管理方面已經進入了大數據時代，通過網絡將信息獲取的觸角伸向全球，并對國內國民以及外國公民私人信息有意識、有組織地搜集和整理，建立了秘密檔案信息庫。這一方面表明，美國等西方國家在檔案的管理以及對于檔案的利用程度上，最大程度地保障了公民使用檔案信息的權利。另一方面也表明，數字化和新媒體的發展為美國的檔案管理提供了強大的技術支撐，使得美國囿于國家利益的追求，出現恣意運用檔案信息的行為。［1］這說明大數據環境下，檔案的開發與管理越來越受到各國的重視。

1.2 國內檔案工作開展的現狀

從先秦時代諸多典籍的流傳狀況上看，中國人很早就重視對于有價值文字檔案的保存。時空跨越至1987年，我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，《檔案法》成為我國檔案管理方面的綱領性法規，對我國檔案事業和檔案工作的發展起到了決定性作用。此后，我國在檔案理論和實踐等方面取得了較多的成就。進入數字化時代，我國檔案管理工作也隨著計算機、網絡的普及逐漸步入系統化和規范化管理，但自動化的進程相對比較緩慢，與新媒體技術的結合仍然不是十分緊密。很多檔案資料以及一些珍貴典籍檔案的保存、整理還停留在僅依靠計算機技術進行綱目性編排的階段，或對珍貴檔案典籍的掃描，或對檔案信息的電子錄入等，新媒體技術在檔案管理方面僅僅是發揮著索引的作用，使得檔案信息不能得到有效的利用。

2 新媒體時代下數字化檔案工作的意義

2.1 拓展檔案管理工作以及宣傳的方式

傳統以人力進行整理的方式是一種粗放型模式，費時費力，管理效率低下，檔案利用率也低，同時檔案利用的宣傳途徑也相對有限、單一。數字化及新媒體技術的發展與應用，拓展了檔案管理的工作方式，能夠改善檔案管理和宣傳工作方式單一、呆板的狀況，豐富檔案工作的內容與形式，打破傳統媒體時代下檔案工作的局限性，使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，讓更多的讀者可以方便快捷地獲取自己需要的檔案信息。［2］

2.2 提高檔案工作的效率

傳統的檔案工作其時效性差。比如，紙質檔案的收集整理，依賴于工作人員對檔案卷宗收錄、登記、建檔、標注，揭示途徑有限而單一；其利用依賴于工作人員提供的檢索途徑，工作人員需要從實體檔案庫中尋找讀者需要的卷宗，過程緩慢，費時費力。而數字化管理檔案不僅能夠縮短檔案收集整理的時間，從多個途徑揭示卷宗內容，多形式展示卷宗，提高檔案管理工作的效率，同時數字化檔案，具有交互性特點，能夠結合運用新媒體技術擴大檔案利用宣傳力度和宣傳形式，擴大社會影響力，讓讀者可以更為開放地索取相關的公開檔案信息。數字化檔案實際上就是讓檔案成為“無圍墻檔案”，使讀者足不出戶便可獲得所需檔案信息，并通過檔案網站以及相關在線的體驗等，調動起讀者在獲取相關檔案信息方面的主動性以及參與性。數字化檔案通過檔案無紙化管理，減緩檔案管理工作人員的工作壓力，提高工作效率。

2.3 增強檔案原件的保護

將紙質檔案數字化建立電子檔案，能夠更好地保護檔案原件的安全，包括物理損壞和內容損害，特別是對歷史久遠的、珍貴的檔案資料。

2.4 擴大檔案宣傳的影響區域

在過去檔案宣傳管理工作上，主要的宣傳交流途徑仍然是檔案管理部門自身所辦的相關內部刊物為主，雖然檔案管理部門在系統內部集思廣益，但是對于讀者的影響力也僅限于本地區、本機構。數字化檔案，結合新媒體能夠擴大對檔案宣傳的影響區域，跳出原有的小圈子，充分展示檔案信息的開放性和公眾性，擴大社會影響力，提升檔案的社會價值。

3 新媒體時代下檔案工作存在的問題及不足

3.1 數字化程度較低

在當前整個社會信息化的大趨勢中，我國各級檔案管理機構都開始推行檔案的數字化，并且構建了一些在線的數字檔案場館和一些網站等，為檔案信息的充分利用提供了良好的技術基礎，［3］用戶可以更好地對檔案信息進行查詢。但是實際上還存在著許多不足之處。一是當前檔案管理機構的網站相對比較落后，存在著一些網站的頁面設計不夠合理，層次不夠分明，其內容比較空洞，更新不及時，數字化檔案的優勢不能充分發揮。二是檔案信息集成管理系統沒有成熟的檢索系統，其檢索邏輯相對單一，不能夠更為人性化地進行檢索，從而影響電子檔案的利用。三是宣傳力度不夠，公眾不知曉，網站的訪問量低。四是各級相關的領導重視程度不足，把檔案信息化媒介平臺作為一個可有可無的點綴品，使得檔案數字化以及網站建設的資金投入不足。

3.2 檔案管理工作者的新媒體知識缺乏

近年來，我國檔案管理工作者的科學文化素質相對于之前有所提高，但是相較于其他行業人員還有一些差距，特別是數字化技術與新媒體技術的應用能力相對比較薄弱，不能夠完全適應新媒體時代背景下的檔案管理工作。數字化技術與新媒體知識的缺乏，讓不少檔案管理工作者感到在新階段里的工作較為艱難，一部分人產生了一定的畏難情緒。這也是檔案數字化建設發展緩慢的原因之一。

4 新媒體時代下檔案工作發展對策

4.1 注重自身的建設，優化檔案管理的品質

檔案管理工作的好壞，從本質上講主要是由自身的建設狀況所決定的。無論是過去，還是當今的新媒體環境下，檔案資源的豐富性以及檔案管理工作的高效率都決定了檔案管理工作自身的品質。因此，在新媒體時代，檔案管理工作更應該注重自身的建設，搜集更多具備價值的檔案資料，不斷豐富自身的檔案館藏，實現檔案數字化，成為資料完備的檢索信息庫，特別是對于所收藏的珍貴史料，應該更多地有步驟地進行開放，并利用新媒體技術，強化編輯研究工作，對館藏進行管理和宣傳。

4.2 充分利用新媒體，擴大宣傳力度

要打破傳統的檔案管理工作理念的束縛，轉變傳統的檔案信息獲取方式。目前，我國很大一個層面的讀者仍然是通過傳統方式索取相關的檔案信息，比如到實體檔案館索取紙質文件，或是從諸如廣播電臺、電視臺獲取信息等。因此，在新媒體時代，檔案管理工作者應該更多地關注當前媒體技術的發展，充分利用各種新媒體及時宣傳報道館藏檔案以及檔案工作的進展、動態，讓公眾及時了解，促進與提升檔案信息的利用率。

4.3 提高人員素質

新媒體時代下，檔案管理工作未來勢必會和新媒體技術緊密結合。因此，檔案管理工作者應該更多地注重自身在網絡信息時代的發展趨勢，加強知識的更新，適應新媒體時代檔案管理工作的發展。新媒體時代，其中的機遇和挑戰需要更多的檔案管理工作人員付出更多的努力。［4］

［1］李鷹．試論新世紀的檔案利用工作［J］．山西廣播電視大學學報，2005（5）：87－88.

［2］于新萍．試論新世紀的檔案利用工作［J］．網友世界，2013（20）：66.

［3］宋國蘭．檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題［J］．網友世界，2013（23）：91.

［4］吳文婧．高校檔案管理工作的信息化建設趨勢［J］．人力資源管理，2012（9）：156.

2014中國圖書館年會在京召開

10月10日至12日，2014年中國圖書館年會在北京召開。本屆年會由文化部主辦，北京市文化局、北京市東城區人民政府、中國圖書館學會、國家圖書館、文化部全國公共文化發展中心共同承辦。年會以“館員的力量：改革·發展·進步”為主題，圍繞工作會議、學術會議、展覽會三大板塊展開，旨在集中展示圖書館事業發展成就，促進業界交流合作，實現文化產業與文化事業互促共贏。

本屆年會最突出的亮點是將弘揚中華優秀傳統文化貫穿各個板塊，突出圖書館的公共服務職能、力求惠及讀者。年會期間，文化部召開了全國古籍保護工作會議，總結近年來古籍保護工作取得的成績并交流經驗。年會展覽會上，參觀者通過二維碼掃描“中華古籍保護計劃”展示體驗區內的“冊府大方”方形發光體，暢快了解200多種相關珍貴典籍介紹和古籍保護知識。

由中國文化報社、《大眾攝影》雜志社、上海浦東新區文化廣播影視管理局聯合主辦的“美麗中國”文化新地標全國攝影大展10月10日在年會展覽會上開幕。據悉，9月28日、10月6日，該展覽上海站和日本東京站巡展已分別揭幕。

——摘自2014年10月13日《中國文化報》

G270.7

A

1005－8214（2014）11－0029－03

張占武（1976－），男，陜西洛南人，碩士，寧夏醫科大學檔案館館員，研究方向：檔案信息工作；史慧，(1987－)，女，河南周口人，碩士，就職于寧夏醫科大學。

2013－12－15［責任編輯］王崗

本文系國家檔案局科技項目（項目編號：2014-R-21）研究成果。