公共圖書館灰色文獻收集實踐與思考——以貴州省圖書館為例

梅 玲

（貴州省圖書館，貴州 貴陽 550004）

1 灰色文獻的界定

文獻是記錄有知識的一切載體，根據(jù)出版形式和內容公開程度劃分，可劃分為白色文獻、灰色文獻、黑色文獻三種類型。灰色文獻是介于白色文獻和黑色文獻之間的半公開的、非正式出版物。2010年在布拉格舉行的第12次國際灰色文獻會議上，將灰色文獻定義為：“指由各級政府、學術單位、工商業(yè)界所生產的多種類型的印刷與電子形式的資料，這些資料受知識產權的保護，并具有被圖書館或知識庫收藏并保存的充足的價值，但它們不受商業(yè)出版社（比如，在那里出版不是生產者的主要活動）的控制”。從這一定義可知，灰色文獻是由政府機關、學術機構、企業(yè)或產業(yè)界自行印刷出版或電子發(fā)行的出版物，多為非賣品，一般讀者難以獲取。

灰色文獻類型多樣，主要包括：研究報告（含預印本）、會議預印資料與報告、技術報告等；學位論文，一般是指碩士、博士研究生完成學位的論文；會議文獻，如會刊、特刊、獨立專著、定期發(fā)行的論文集等；非商業(yè)性翻譯文稿、工作文件；非商業(yè)出版的官方文獻（含政府報告與文件）；技術與商業(yè)文獻 （不對外發(fā)行的企業(yè)文件、企業(yè)產品資料）、貿易文件（包括產品說明書、相關機構印發(fā)的動態(tài)信息資料等）；未公開刊登的稿件、交換資料、贈閱資料；未公開出版的期刊（大學學報、學會年報等）及企業(yè)內刊；專刊；技術規(guī)范與標準等。

雖然灰色文獻種類繁多，但有其明顯的特征：第一，流通渠道特殊。有的按不同密級要求流通；有的受文獻生產方式所限，流通范圍不廣；有的由政府或非營利機構出版，流通目的是為了贈閱或交換相關的出版物，發(fā)行量少，不借助任何廣告形式，也不加入正式出版的行列。第二，出版形式多樣，沒有固定的形態(tài)、固定的名稱和固定的篇幅，制作份數(shù)少。第三，有特殊的參考價值。盡管是非正式出版物，但在研究和情報價值上并不亞于正式出版物。雖然有的研究成果并不成熟，但見解獨到，材料新穎，信息量大。

2 我國公共圖書館灰色文獻資源建設概況

灰色文獻具有重要的情報價值，收集、保存、整理灰色文獻是公共圖書館文獻資源建設的一項基本內容。由于灰色文獻分布廣泛，收集難度較大，基層公共圖書館收藏的灰色文獻數(shù)量有限，國家圖書館及省級公共圖書館是我國公共圖書館系統(tǒng)灰色文獻收集的主要承擔著。國家圖書館學位論文收藏中心是國務院學位委員會指定的全國唯一負責全面收藏和整理我國人文社科和自然科學學位論文的專門機構，全國各大學都要向該中心呈交碩士、博士畢業(yè)論文。目前，該中心已收藏碩士、博士學位論文及博士后研究報告和海外學位論文近200萬種，并建設了數(shù)字化資源庫，提供分類導航（按學科、高校），設置了閱讀排行榜，提供前24頁預覽。除收藏學位論文外，國家圖書館還收集包括會議文獻、研究報告、譯文集、國際組織和外國政府出版物和方志、家譜、地方志、年鑒及臺港澳灰色文獻等灰色文獻資料。其中，收藏國際組織與外國政府出版物達73.5萬冊 （件）（截至2011年底），入藏地方文獻(含地方志、地方文史及家譜等資料）共計57070種，年鑒220000種（截止2011年12月）。

省級公共圖書館作為地方文獻資源保障中心，積極收集灰色文獻，但主要以政府出版物、會議文獻、地方灰色文獻為主。截止2011年，山西省圖書館共接受政府信息公開文件（原件）2455件，其中行政許可類文件1470件，區(qū)縣政府文件633件，職能機構文件384件。河北省圖書館目前已經(jīng)收藏省內數(shù)十個廳局的政府公開信息 （含電子版）。陜西省圖書館收藏地方政策法規(guī)1800件，國家政策法規(guī)476件，地方政府文件405件，國務院文件1774件，西部信息33件。地方志、地方人物手稿、家（族）譜、年鑒、地方史料、地方文藝戲曲資料以及未公開發(fā)行的內部刊物等地方灰色文獻，是許多公共圖書館灰色文獻建設的重點，已形成具有地域性質或專題性的館藏資源。如陜西省圖書館建立的西安事變專題數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫中有電文953件、信函17件、電話記錄19件、演講宣言20件、決議指示11件、訓令16件、審判筆錄判決2件。廣東省立中山圖書館建有孫中山文獻全文數(shù)據(jù)庫，浙江省圖書館建有越劇資料庫，上海圖書館建有家譜數(shù)據(jù)庫等。

雖然公共圖書館都有一定程度的灰色文獻收集，但還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：(1)缺乏系統(tǒng)性。由于灰色文獻沒有固定的出版時間，其編輯出版隨意性較大，這影響了公共圖書館對灰色文獻的系統(tǒng)收集。同時，文獻采訪人員對灰色文獻的分布狀態(tài)不了解，難以獲取系統(tǒng)性的灰色文獻。（2）開發(fā)力度不夠。在收集灰色文獻后，公共圖書館一般建立了書目數(shù)據(jù)庫，為讀者提供書目檢索服務，從而利于讀者借閱灰色文獻。筆者通過調查可知，目前對灰色文獻進行深加工的公共圖書館較少，專題數(shù)據(jù)庫建設相對滯后。灰色文獻的描述、組織、存儲、檢索和服務不規(guī)范。（3）網(wǎng)絡灰色文獻收集較少。浩如煙海的網(wǎng)絡信息資源中包含著豐富的灰色信息資源，網(wǎng)絡灰色文獻的發(fā)布沒有統(tǒng)一的標準，既有以文本為主要內容的Word文件、HTML文件、pdf文件、Powerpoint文件，也有各種類型的圖像文件、音頻文件及視頻文件等。大量網(wǎng)絡灰色文獻分布在機構或個人主頁的BBS、專業(yè)論壇、電子郵件、聊天室、Blog等中，公共圖書館很少對網(wǎng)絡灰色文獻進行挖掘，沒有將有價值、新穎的、潛在有用的灰色文獻收集起來。

3 貴州省圖書館灰色文獻收集途徑及辦法

貴州是一個多民族的省份，具有悠久的歷史和多姿多彩的民族文化。貴州省圖書館（以下簡稱我館）作為該省最大的綜合性、研究型公共圖書館，是貴州地方文獻收藏中心。近年來，我館十分重視灰色文獻收集，制定灰色文獻采訪的原則，以政府出版物和民間史料作為重點灰色文獻采訪對象，形成了我館的特色館藏。

3.1 采取呈繳、征集的辦法，收集政府出版物

政府出版物內容廣泛，但其核心部分是官方發(fā)布的法律和行政性文獻，如會議文件、司法資料、國家的方針政策、規(guī)章制度、有關國情的報告、國家權威機構發(fā)布的統(tǒng)計資料等。在我國出版法規(guī)和公共圖書館法規(guī)中都有呈繳本制度的內容。從公共圖書館的功能看，省級圖書館具有收藏和保存出版物呈繳本的功能。如《公共圖書館建設標準》明確規(guī)定：“省圖書館應成為本區(qū)域的文獻收藏中心，建有保存本庫；地、縣級公共圖書館(中小型圖書館)應以圖書流通為主，除特殊館藏資源(如地方文獻)外，一般不設基本書庫。”我館作為省級館，理所應當收集各級政府的灰色文獻。我館采取呈繳、征集的辦法，收集政府出版物，主要有：（1）貴州省各級政府的文件和決策性會議材料；（2）全國性質的地方普查材料（人口普查資料、農業(yè)普查資料、組織史、黨史資料、地方志等）；（3）政策研究和咨詢機構的調研報告；（4）地方發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展成果匯編；（5）承接的國家重大活動和項目的材料；（6）具有全國影響力的重大事件。在調查重點灰色文獻采集單位的基礎上，我館采訪人員主動與相關單位聯(lián)系，征集政府出版物。如我館與中共貴州省委政策研究室取得聯(lián)系，2013年征集到包括 《同步小康在行動》《現(xiàn)代旅游經(jīng)濟概論》《中共貴州省委政策研究室重要成果匯編》《政策研究謀發(fā)展 決策服務促跨越》《旅游經(jīng)濟理論與實踐》《創(chuàng)新求是 服務決策》《邁向旅游強省的科學發(fā)展之路》等1866冊灰色文獻，極大地豐富了我館館藏。我館還于2010年9月成立了政府公開信息查閱中心，主要為讀者免費提供國家和貴州省的各類政府信息，讀者也可通過貴州數(shù)字圖書館網(wǎng)站的中國政府公開信息整合服務平臺查閱。

3.2 采取贈送、采購的辦法，收集民間史料

我館將具有民族特色、時代特色和地方特色的民間史料作為灰色文獻收集范圍，文獻類型涵蓋民俗文化、民間詩詞、戰(zhàn)爭回憶史料、生活歷程。民俗文化主要包括歌謠、故事、傳說、俗語和笑話等民文類，民間說唱、民間舞蹈、民間戲曲和民間工藝等民藝類，地方傳統(tǒng)節(jié)慶、傳統(tǒng)廟會等民節(jié)類，服飾、民居、器用、車乘等民物類。民間詩詞主要以舊體詩詞、楹聯(lián)、謎語和民間俗語等中國傳統(tǒng)文學為主要內容的非正式出版物，采選來源為具有鮮明地域文化特色的民間詩詞組織和團體內部出版物。以對戰(zhàn)爭史拾遺補缺為目的，主要采選經(jīng)歷過抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭、抗美援朝戰(zhàn)爭歷史的革命團體和個人的回憶文獻和相關史料匯編等戰(zhàn)爭回憶史料。生活歷程主要采選與新中國共同成長的人們親身經(jīng)歷與民族、國家和政黨發(fā)展命運相關的重要歷史事件的回憶錄，也包括以普通人的視角，描述過去親歷的婚姻家庭、生活方式、風俗習慣、價值觀念、精神狀態(tài)、社會心理以至于整個社會的結構及運作方式等傳統(tǒng)文獻不曾涉及的回憶史料。

我館通過網(wǎng)站發(fā)布地方文獻征集函，重點闡明地方文獻征集內容和范圍及征集方式，鼓勵社會各界捐贈地方文獻資源。2013年我館通過購買、個人和單位贈送的方式，獲取灰色文獻共計1300多種，包括貴州史志史料、貴州少數(shù)民族歌冊、貴州籍名人著述和手稿及反映貴州經(jīng)濟社會發(fā)展、風土人情等方面內容的書籍，如《鎮(zhèn)山布依風情》《黔軍風云》《水書文化研究》《貴州生態(tài)旅游集萃》《蹇先艾文學作品集》《花溪區(qū)文史資料選集》等。我館還對社會捐贈的地方文獻進行登記造冊，通過網(wǎng)站公布，以便于捐贈者及時了解捐贈文獻收藏情況。

4 建議

4.1 建立灰色文獻收集保障機制

灰色文獻收集是一個系統(tǒng)工程，需要圖書館各個部門的通力協(xié)作。公共圖書館購書經(jīng)費主要是政府撥款，因圖書館購書經(jīng)費長期不足，為了保障本地區(qū)灰色文獻系統(tǒng)性和完整性收藏，必須建立經(jīng)費保障機制。灰色文獻收集是專業(yè)性強的文獻采訪工作，應建立人員保障機制，保證采訪人員能聯(lián)系社會各界，及時收集灰色文獻。省級館是一個省的地方文獻收藏中心，建立以省級館為中心館的全省統(tǒng)一協(xié)作的灰色文獻協(xié)作采訪機制，通過分工協(xié)調，建立灰色文獻共享系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡實現(xiàn)共享，尤為必要。

4.2 加大網(wǎng)絡灰色文獻資源收集力度

在網(wǎng)絡日益發(fā)展的情況下，網(wǎng)絡灰色文獻大量產生，已成為圖書館灰色文獻收集的重要來源。鑒于公共圖書館對網(wǎng)絡灰色文獻收集的弱勢，筆者建議，公共圖書館應加強網(wǎng)絡灰色文獻收集，利用搜索引擎或專門的搜索軟件搜集網(wǎng)絡灰色文獻，采用元數(shù)據(jù)對網(wǎng)絡灰色文獻進行規(guī)范化處理，使灰色文獻從無序變得有序，揭示灰色文獻所含的有價值的信息，為發(fā)揮灰色文獻的利用價值創(chuàng)造條件。建立學會、研究機構、高校、政府等部門的網(wǎng)站的鏈接，方便讀者了解所需灰色文獻。

[1] 王磊.現(xiàn)實采訪環(huán)境下對灰色文獻館藏角色的主動選擇——以國家圖書館為例[J].圖書情報知識,2013(1):74-79.

[2] 楊國華.灰色文獻的探索與研究[J].河南圖書館學刊,2002(4):6-8.