高校畢業(yè)生檔案管理問題研究

錢泓霏

（襄陽汽車職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 襄陽 441021）

近年來，隨著高校的擴(kuò)張和大學(xué)生的數(shù)量激增，高校畢業(yè)生的數(shù)量也在逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理問題也凸顯得越來越明顯，已經(jīng)嚴(yán)重影響到了高校的正常教學(xué)秩序和畢業(yè)生的就業(yè)安置。高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄材料，也是學(xué)校對(duì)學(xué)生管理的重要工具。高校畢業(yè)生檔案包含了高校畢業(yè)生登記表，各學(xué)期成績表，總結(jié)鑒定表，獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)生就業(yè)通知書，入團(tuán)、黨材料和高考材料等重要內(nèi)容，目前高校實(shí)行改革，高校普遍鼓勵(lì)大學(xué)生自主創(chuàng)業(yè)，在這種情況下，一些高校為了節(jié)約教學(xué)資金，違反規(guī)定讓學(xué)生自己攜帶檔案離校，而大學(xué)生為了輕松離校，大部分選擇將檔案留在學(xué)校但高校畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)檔案并不了解，認(rèn)為畢業(yè)檔案對(duì)自己無用，出現(xiàn)棄檔、檔案丟失等一系列問題的產(chǎn)生。在高校畢業(yè)生就業(yè)或報(bào)考公務(wù)員時(shí)，需要用到畢業(yè)檔案，便不知所措，這不僅給畢業(yè)生的發(fā)展帶來嚴(yán)重困擾，也加重了高校檔案管理的任務(wù)量，不利于高校教學(xué)秩序的維持。目前隨著高等教育的快速發(fā)展，政府對(duì)人才就業(yè)多元化的期望，畢業(yè)檔案的管理成為高校管理中尤為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。畢業(yè)生檔案是記錄學(xué)生信息的最可信的材料，也是用人單位選擇畢業(yè)生的重要依據(jù)。近年來，雖然高校畢業(yè)生檔案管理已經(jīng)受到重視，但仍有一些高校在畢業(yè)生檔案管理上存在很多問題，在畢業(yè)生檔案管理人員、畢業(yè)生檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案材料收集、檔案查詢服務(wù)、檔案?jìng)鬟f等很多方面都有待加強(qiáng)。筆者在下文簡(jiǎn)要分析了畢業(yè)檔案的特點(diǎn)和作用，對(duì)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題提出自己的見解，并給出加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的幾點(diǎn)建議。

一、高校畢業(yè)生檔案的特點(diǎn)和作用

高校畢業(yè)生檔案不同于人事檔案，也不同于普通的學(xué)生學(xué)籍檔案，它具有以下幾個(gè)特征：第一，畢業(yè)生檔案是針對(duì)畢業(yè)生本人的，同樣的材料不能證明其他的同學(xué)。第二，高校畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生步入社會(huì)的敲門磚，涵蓋了畢業(yè)生在校期間的所有信息。第三，高校畢業(yè)生檔案含有畢業(yè)生的個(gè)人隱私，不能讓其他人隨意翻閱。另外，檔案在傳遞過程中必須保證專遞性，負(fù)責(zé)人員、運(yùn)輸方式和接受方式都要有專遞性。第四，高校畢業(yè)檔案來源廣泛，部分材料如體檢表、綜合素質(zhì)評(píng)定表等材料僅有一份，一旦發(fā)生丟失，只能在一定程度上進(jìn)行補(bǔ)充說明。

目前高校畢業(yè)生甚至是檔案管理人員仍不了解畢業(yè)生檔案的作用，對(duì)此，筆者做簡(jiǎn)單介紹：畢業(yè)生檔案的作用主要體現(xiàn)在為用人單位或人力資源部門提供真實(shí)的依據(jù)。畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生在校期間的真實(shí)的記錄，通過檔案可以了解畢業(yè)生在校期間的各方面經(jīng)歷，以及畢業(yè)生的特長、社會(huì)實(shí)踐能力、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)。高校畢業(yè)生檔案在畢業(yè)生走入社會(huì)后，將會(huì)轉(zhuǎn)成個(gè)人的人事檔案，在畢業(yè)生進(jìn)入企業(yè)或單位后，企業(yè)將以個(gè)人檔案為依據(jù)，對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行嚴(yán)格的審查，以確定職位。另外，畢業(yè)生有了檔案才能享受到相關(guān)人事、勞動(dòng)保障和各種社會(huì)保障服務(wù)。

二、畢業(yè)生檔案管理中存在的問題分析

當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理中主要存在以下幾個(gè)問題：

1.檔案材料混淆、不完整，當(dāng)前高校檔案材料混淆問題，主要表現(xiàn)在部分檔案的記錄與本人不符，畢業(yè)生檔案具有不可再生性，一旦發(fā)生混淆，會(huì)給畢業(yè)生就業(yè)帶來嚴(yán)重困擾，給高校檔案管理工作帶來諸多不便。另外，目前高校檔案材料不完整現(xiàn)象比較嚴(yán)重，多數(shù)畢業(yè)生檔案對(duì)直接反應(yīng)畢業(yè)生在校情況的材料如體檢表、學(xué)籍管理表等關(guān)鍵性材料不夠齊全，關(guān)鍵材料的丟失帶來諸多不便。

2.檔案材料自身手續(xù)不完整，高校畢業(yè)生登記表中的個(gè)別材料缺少必須的有學(xué)校統(tǒng)一的畢業(yè)印章和畢業(yè)意見，從而導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)歷無法認(rèn)定，檔案用紙、檔案字跡等都有嚴(yán)格的要求，在高校進(jìn)行畢業(yè)檔案整理、登記時(shí)有很多不合格的。

3.檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)或不準(zhǔn)確問題。在學(xué)校檔案管理中，檔案的轉(zhuǎn)遞占據(jù)了十分重要的作用，但目前有些高校學(xué)生離校多年，但個(gè)人檔案仍保留在學(xué)校，未及時(shí)地轉(zhuǎn)遞，還有部分學(xué)生的檔案被誤轉(zhuǎn)到其他地區(qū)。

對(duì)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題的原因分析。高校畢業(yè)生檔案存在問題的原因有兩方面，其一為高校方面。具體而言：1.畢業(yè)生檔案管理人員和管理經(jīng)費(fèi)缺乏。高校對(duì)畢業(yè)生檔案不夠重視，導(dǎo)致校內(nèi)沒有專門的畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)，畢業(yè)生檔案的管理部門也沒有明確的規(guī)定，大部分高校中的畢業(yè)生檔案管理部門是其他部門的附屬。高校畢業(yè)生檔案管理人員大多數(shù)是由其他部門管理人員兼職的，檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，加之管理人員大多身兼數(shù)職，處理負(fù)責(zé)檔案管理外，還要處理就業(yè)指導(dǎo)、學(xué)生咨詢等工作，使得管理人員很難投入十分的精力到畢業(yè)檔案管理上去。畢業(yè)生檔案要求嚴(yán)格，投遞等流程更需要管理人員有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，兼職人員很難將檔案管理工作完成。學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入不夠?qū)е碌霓k公場(chǎng)地窄小，辦公設(shè)備落后。有的甚至檔案存放都成問題，檔案隨意堆積，這些硬件條件的缺失導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理顯得捉襟見肘。2.畢業(yè)生檔案收集范圍和力度欠缺。畢業(yè)生檔案需要該學(xué)生的全部資料文件，中學(xué)時(shí)代的學(xué)習(xí)材料、大學(xué)成績表、入團(tuán)（黨）材料以及學(xué)位授予證明和大學(xué)期間的獎(jiǎng)懲記錄，這些材料的收集往往涉及到了很多管理部門，由于高校畢業(yè)生檔案管理的力度不夠，在檔案資料的收集上往往顯得力度不足。在檔案的傳遞過程中，各個(gè)部門之間各行其是，往往導(dǎo)致檔案的投遞上出現(xiàn)滯后、材料缺失等情況。另外，學(xué)校的畢業(yè)生檔案沒有科學(xué)、規(guī)范的規(guī)章制度，對(duì)材料收集范圍、材料保管、學(xué)籍檔案整理上并沒有明顯的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理不規(guī)范問題嚴(yán)重。3.檔案?jìng)鬟f工作不規(guī)范。檔案管理工作主要是檔案的收集和傳遞，目前高校畢業(yè)生檔案的投遞工作中，由于大學(xué)生檔案意識(shí)弱化和高校檔案管理不規(guī)范，往往出現(xiàn)“棄檔”“死檔”現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了學(xué)生就業(yè)和社會(huì)企業(yè)的招聘工作。4.檔案查詢服務(wù)功能不夠齊全。檔案的查詢服務(wù)屬于檔案的利用，畢業(yè)生檔案的重要作用也集中體現(xiàn)在查詢服務(wù)上，當(dāng)前高校出現(xiàn)的檔案信息化程度低、信息共享手段落后等情況都給大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)帶來了諸多不便，導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案的查詢服務(wù)效率大大降低。

三、關(guān)于高校畢業(yè)生檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.增加畢業(yè)生檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，加快建設(shè)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍

高校畢業(yè)檔案管理的硬件條件差是制約高校畢業(yè)生檔案管理的主要條件，加大高校畢業(yè)檔案管理的資金投入，保障檔案管理的條件達(dá)到管理?xiàng)l例的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，社會(huì)也要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理設(shè)施的檢查力度，監(jiān)督并督促高校完善檔案管理的硬件條件的建設(shè)。另外，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理業(yè)至關(guān)重要，畢業(yè)生檔案管理需要有專職的人員負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理，學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的吸收。其他部門的兼職人員的工作只涉及檔案材料的收集，畢業(yè)生檔案管理人員要定期開展檔案管理的培訓(xùn)，有關(guān)畢業(yè)生檔案管理的流程、檔案投遞、檔案材料的整理、檔案歸置等各方面業(yè)務(wù)要熟練地掌握，必要的時(shí)候可以通過專家講座等形式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

2.從思想上認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的重要性

檔案管理出現(xiàn)以上幾點(diǎn)問題，很大程度上源于學(xué)校、畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)檔案的不重視，此外，社會(huì)層面的不重視也是造成畢業(yè)生檔案管理問題重重的原因之一。所以，提高我們認(rèn)識(shí)畢業(yè)檔案的重要性要在三個(gè)方面展開，即高校、學(xué)生和社會(huì)。對(duì)于高校而言，高校要重視畢業(yè)生檔案的價(jià)值，規(guī)范檔案投遞，高校要杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理部門涉及多個(gè)部門，所以檔案管理首先應(yīng)該使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理的重要性，而后，層層遞推，加深各個(gè)部門對(duì)畢業(yè)生檔案管理的認(rèn)識(shí)。對(duì)學(xué)生而言，首先要加強(qiáng)宣傳。提高畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，高校要做好畢業(yè)生檔案咨詢服務(wù)，通過授課、多媒體等多種渠道講述有關(guān)畢業(yè)生檔案的管理知識(shí)，讓廣大的畢業(yè)生認(rèn)識(shí)到畢業(yè)檔案關(guān)系到今后就業(yè)、生活的各個(gè)方面，并不是可有可無的。宣傳工作要從兩方面展開，一方面加強(qiáng)微觀教育，讓學(xué)生了解國家有關(guān)畢業(yè)生檔案管理的一些規(guī)范性文件，讓畢業(yè)生知道檔案形成的規(guī)律和作用，及畢業(yè)檔案在傳遞、存放、管理上的過程，對(duì)自己的檔案有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。對(duì)于社會(huì)而言，加強(qiáng)畢業(yè)檔案的社會(huì)宣傳。畢業(yè)檔案涉及到了社會(huì)、國家發(fā)展，關(guān)系到畢業(yè)生是否能夠真正融入到社會(huì)生活中去，因此我們應(yīng)該利用電視、媒體等加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案的社會(huì)宣傳，讓全社會(huì)重視畢業(yè)生檔案。

3.加強(qiáng)高校檔案規(guī)范性管理

畢業(yè)生檔案管理是高校畢業(yè)生步入社會(huì)的唯一證明材料。檔案材料的內(nèi)容是否齊全關(guān)系到了高校畢業(yè)生能否順利就業(yè)等多重問題，高校在畢業(yè)生檔案的管理中，一定要按照相關(guān)規(guī)定，做好檔案材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞等工作。值得強(qiáng)調(diào)的是，檔案管理和收集等規(guī)章制度存在很多模糊不清的地方，各校應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定符合高校實(shí)際的統(tǒng)一的檔案類型和檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案材料是否完整，檔案材料的內(nèi)容是否與學(xué)生符合，一些具有輔助作用的材料收集，例如受到的批評(píng)處分、獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)稱號(hào)的材料的整理要有明確的界定，以方便檔案材料的歸檔。在學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞過程中，高校及時(shí)按照規(guī)定將畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f到相關(guān)的企業(yè)單位或者人才市場(chǎng)。

4.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)，保障畢業(yè)生檔案的后期利用

高校畢業(yè)生檔案管理的專職人員較少，要想實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的充分利用，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，增強(qiáng)檔案管理的信息化服務(wù)的建設(shè)。另外，學(xué)校加強(qiáng)檔案材料收集的建設(shè)和檔案查詢手段的建設(shè)，為畢業(yè)生能隨時(shí)查詢自己的檔案提供方便。畢業(yè)生檔案要實(shí)行統(tǒng)一管理，按照畢業(yè)生的班級(jí)、學(xué)號(hào)、專業(yè)等進(jìn)行統(tǒng)一整理，設(shè)立多種檢索途徑，方便學(xué)生進(jìn)行檔案查詢。同時(shí)，檔案管理人員要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，學(xué)生查檔時(shí)，在合理的手段下，管理人員要給予學(xué)生幫助。另外，對(duì)于學(xué)生檔案中的政治審查、學(xué)生成績查詢和身體狀況登記表等，關(guān)系到學(xué)生個(gè)人事跡情況的材料，服務(wù)人員要積極協(xié)助，保障檔案物盡其用，增強(qiáng)畢業(yè)生檔案的后期利用。

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