ERP與OA系統合同和財會業務的數據整合探究

楊亞靜

（陜西財經職業技術學院,陜西咸陽,712000）

ERP與OA系統合同和財會業務的數據整合探究

楊亞靜

（陜西財經職業技術學院,陜西咸陽,712000）

文章將ERP與OA系統合同和財會業務的數據進行整合，實現OA系統對ERP中的合同信息進行提取并進入OA系統，按照設定好的工作流程進行相關財務的管理和審批，并最終將結果回傳到ERP系統當中去。通過該系統，可實現基于業務流的企業采購到自動財務的審批，傳閱以及流轉，實現了對企業級的從每筆業務的財務監控和審批，具有很強的實用性。

OA系統；ERP；數據整合；SAPR/3

隨著近年來國家對信息化的大力發展，越來越多的大型企業開始使用辦公自動化系統（OA系統）與企業資源計劃系統（ERP系統）。但是兩種不同的系統來自不同的軟件商，導致在實際使用的過程中不能形成整合的效應，以此幫助企業更好的提高工作的效率，基于此，本文對此進行探討和研究設計，使其能充分的融合，從而給企業帶來最大的效益。

1 OA系統與ERP的特點

ERP即為企業資源計劃，是對企業的物流、資金流以及信息流的全面集成的一個系統。主要包括財務、人力、后勤、業務工作流以及網絡連接的功能。這些功能不僅可以單獨的進行使用，同時可以和其他的方案進行結合，實現對企業財務、物流以及人員信息的統一管理。但其最大的不足之處在于其審批的架構比較簡單，審批的層次淺。

Domino的數據庫為數據和設計元素的集合。其中的數據存儲在文檔中，而文檔的界面體現為表單和設計元素。Notes是可反應主文檔和子文檔關系的視圖。Domino的開發部件主要的設計元素包括數據庫、表單、代理、JavaScript等元素。而從使用特點來看，OA辦公自動化系統有效的彌補了上述ERP的不足，OA系統具有很強的靈活性，如在工作流方面可實行靈活的定制，并簡單易用，可將多層次的、復雜的審批功能放到該系統中，從而實現與ERP系統的交互。

2 OA系統與ERP系統交互可能帶來的關系影響

（1）軟件的應用存在不協調 由于OA系統軟件一般屬于行政部門使用，ERP系統多屬于財務和采購部門使用，因此，在使用的時候，因此行政和財務方面的審批程序等的不同，導致在使用上無法達到協同的作用，從而在應用上存在不協調。

（2）管理方式不同帶來的影響 OA系統是基于網絡開放式的管理系統，而ERP系統則采用封閉式的管理方式。因此，其管理的方式截然不同給整合中的 數據安全帶來很大的隱患，甚至造成混亂。

（3）信息孤島帶來的影響 OA與ERP系統的使用分別屬于不同的部門，從而形成信息的孤島，數據的共享性很差，而對系統的整合中很多復雜的問題是由很多的 工作細節來進行支撐的。隨著企業的不斷發展和業務的擴大，對業務的處理也體現出個性化的傾向。而企業在適應這些業務需要的時候，往往有很多的特

殊的業務需要處理，而針對這些業務，就必須建立一套業務部門和財務部門之間的，都認可的正規程序，以此形成系統效應，處理這些業務。

3 ERP與OA系統合同和財務業務的數據整合的實現

我們以生產銷售企業為例，通過制定計劃的生產，在企業產生訂單后，將通過OA系統將貨物進行發送，并產生相關的會計費用，同時系統再將相關的數據回傳到ERP系統中。因此，按照商貿公司的應用分類，我們將其為ERP系統中的會計管理、生產管理模塊、庫存模塊、質量管理模塊與OA系統中的合同管理系統、審計管理系統整合，從而實現在線的財務管理、審批以及分類。

3.1 系統設計的原則

①安全性原則 根據上述對系統整合的關系的描述，在對系統進行設計時，必須注重系統的安全性。如通過進行身份的驗證，登陸合同管理系統，以此保證登陸服務器的用戶為合法用戶。同時系統的管理員對不同的角色進行授權，從而對不同的角色進行條件約束。

②穩定性 在進行數據的整合過程中，由于OA系統和ERP系統分別屬于不同的業務部門，在整合中可能因為各方面的不同導致系統不穩定，因此，必須根據不同的細節，進行處理，從而保持系統的穩定運行。

3.2 業務流程設計

圖1 合同管理系統與會計管理業務流程圖

通過上述的流程圖設計，我們可以看出該系統的流程主要包含以下主要的步驟:

①企業經過銷售計劃進行，進行生產。系統產生銷售，因此，在ERP系統中，業務員將合同錄入；

②ERP系統中，通過接口設計程序將合同的信息傳遞給OA系統，并在OA系統中生成合同會簽單；

③在OA系統中，經部門主管以及生產質量檢驗部門和庫管的簽字，進行發運；

④在OA系統中，通過發運，產生應收賬款；

⑤在OA系統中，通過應收賬款，可能產生銷售的費用；

⑥通過相關的會計科目的登記，將相關的數據回傳到ERP系統中。

3.3 方案的設計和選擇

方案一：對原有的ERP系統進行更換，同時選擇能夠同時提供OA與ERP的供應商。而針對這種解決方案的供應商，在其設計的初期，就已經考慮到了兩個系統的集成。但在進行該方案選擇的設計的時候，很多的供應商往往是處于市場的份額進行考慮的，如微軟公司和SAP公司共同推出的Duet。而同時，由于該系統開發周期短。在市場中造成了其個性化不強，不能滿足企業的個性化的發展，并且在對其進行更換的時候，對數據的要求比較大。因此，該系統只適合剛使用ERP-OA系統合同和財務業務一體化的少部分使用企業。

方案二：采用集成方案進行設計和整合。如采用Lotus Notes 為 SAP、Oracle、JDE 等公司的 ERP 產品提供的集成方案。其主要的方法是在OA和ERP之間同數據庫進行連接，其連接的工具采用DECS。同時在ERP的系統的DB當中，建立大量的視圖，以此可供OA進行訪問，并在OA上建立關系數據庫，并定期按照字段映射過來的靜態數據，以此作為OA系統的資源和依據。在OA系統中的表單經過ERP中的Interface table，將表單寫入到ERP系統當中。

同時，我們在對數據的接入方式進行比較，主要存在五種不同的方式，如表1所示。

表1 接入方式的設計比較

4 系統測試及方案最終選擇

通過將上述中的五個方案進行測試，我們發現，方案一和方案二在理論上雖好，但是采取的是一種推的方式，出現了經過層層的推之后，不能確定合同信息是否準確的提交到OA系統中；

方案三存在著操作比較繁瑣；

方案四必須人工進行操作。

方案五，采用拉的方式，并且由圖2我們可以得知，大部分的操作在OA中完成，而該系統中存在的不足可通過增大定時代理的執行時間來規避，因此，選擇方案五。

5 結束語

ERP和OA系統合同與財務業務的數據整合，實現了兩個不同系統之間的數據的流轉。該論題以簡單的企業業務作為案列分析，設計的簡單的整合系統，通過將ERP中的數據引入到OA中的工作流中，及保證企業的獲取信息的能力，有提供工作的效率，具有很強的實用性。

張華,曹旭光,賈嘉.基于OA系統的企業流程優化探索與實踐[J].中國物流與采購,2013,12:74-75.

Research on data integration of ERP and OA system and the accounting business contract

Yang Yajing
(Shaanxi Vocational College of Finance and Economics,Shaanxi Xianyang,712000)

The ERP and OA system contracts and accounting business data integration,implementation of OA system for extraction of the ERP contract information into OA system,related to financial management and approvalaccording to the set of work flow,and ultimately the results back to the ERP system.Through this system,can realize the automatic financial flows to the approval of purchasing based on circulated,and transfer,realize the enterprisefrom financial and monitoring of each business approval,has a strong practical.

OA system;ERP;data integration;SAPR/3