加強檔案管理的安全意識淺析

陸蓉

摘要：檔案管理工作作為辦公室工作的主要內(nèi)容之一，其主要內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理與鑒定、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計與利用服務(wù)等。本文簡要闡述了檔案信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的便捷的同時隱患同時產(chǎn)生的利害關(guān)系，提出了檔案安全保護的幾點意見，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全因素；檔案安全

中圖分類號： G271文獻標(biāo)識碼： A

檔案作為人類社會活動的真實紀(jì)錄，是人類文明進步的接替，也是世界文化遺產(chǎn)的重要組成部分。當(dāng)前檔案管理工作中存在收集不完整、管理不規(guī)范、整理不科學(xué)、信息資源開發(fā)不及時等問題，積極利用領(lǐng)導(dǎo)重視，提高人員素質(zhì)、改進管理手段，才能使檔案信息資源得到充分利用。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準(zhǔn)確。

檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。

二、正確認(rèn)識檔案管理工作中可能存在的不安全因素

1.檔案實體存放的不安全因素

檔案室是單位資料管理的中心，易燃的紙質(zhì)檔案在保存檔案資料中占有比例較大，所以，檔案室是單位消防工作的重點。也是檔案管理人員工作的重點。此外，在技術(shù)防范上如檔案室內(nèi)溫度、濕度的控制，防火、防蟲、防霉、防盜等工作，如何把這些不安全因素全部控制在安全范圍之內(nèi)，需要做出大量的工作。

2.檔案信息的不安全因素

當(dāng)前，辦公室里電腦的應(yīng)用已經(jīng)普及，網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢已經(jīng)成為辦公首選，信息系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生潛在的病毒和黑客的入侵危機，給信息安全帶來嚴(yán)重的威脅。我們在日常工作當(dāng)中，必須注重防范這些電腦病毒侵蝕和黑客的破壞，采取必要的安全防范措施，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息安全暢通和正常運行。除去網(wǎng)絡(luò)信息外，傳統(tǒng)意義上的檔案信息內(nèi)容外泄也隨時存在。

3.檔案設(shè)施的不安全因素

現(xiàn)如今，一般單位的檔案室配備有計算機、打印機、復(fù)印件、掃描儀等設(shè)備，并且在檔案庫房安裝了相應(yīng)的防火、防盜系統(tǒng)、溫、濕度控制系統(tǒng)等技術(shù)防護設(shè)施。這些設(shè)施在日常的工作當(dāng)中，不確定會發(fā)生這樣和那樣的故障，為了保障檔案室工作的正常穩(wěn)定的運行，必須對這些設(shè)施做到認(rèn)真的維護和必要的保養(yǎng)。

4.借閱過程中的不安全因素

個別檔案利用者利用檔案借閱環(huán)節(jié)的監(jiān)管不嚴(yán)、檔案管理人員的疏忽大意，擅自在檔案資料中勾劃、撕毀、丟失、不按期還，甚至盜取檔案中的相關(guān)內(nèi)容。

三、單位檔案管理人員應(yīng)該具備的安全意識

檔案管理員在檔案管理過程中，既有保證檔案實體、檔案信息和檔案設(shè)備安全的責(zé)任，又要有保護自己的人身安全和檔案利用者人身安全的責(zé)任。因此，檔案管理員應(yīng)該具備以下素質(zhì)和安全意識。

1.檔案管理人員要增強檔案信息安全意識，樹立全面的、科學(xué)的、發(fā)展的檔案信息安全觀，是檔案信息安全的思想基礎(chǔ)，要通過專業(yè)知識的培訓(xùn)、宣傳教育等學(xué)習(xí)手段，提高檔案管理人員的相關(guān)知識，逐步培養(yǎng)和強化檔案信息安全意識。

2.牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的安全保護意識，在日常工作當(dāng)中，重視安全。經(jīng)常觀察安全保護設(shè)備的運行狀況，能夠及早發(fā)現(xiàn)隱患，并且及時消除隱患，以預(yù)防為主，把專門針對檔案工作制定的規(guī)章制度，落實到位。把檔案室營造成一個檔案管理員和檔案利用者正常活動的安全場所。

3.保持高度的責(zé)任感，嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料的借閱歸還制度，做到人人履行借閱登記程序。杜絕因人為因素造成檔案材料的丟失和損壞。

4.從檔案庫房安全制度執(zhí)行情況看檔案實體的安全。加強對檔案保管、利用、保護、保密等制度的貫徹落實，建立檔案庫房相應(yīng)的管理制度。這樣，可以有效的防止檔案信息不安全問題的發(fā)生。

四、采取正確的預(yù)防措施確保庫存檔案的安全

1.落實責(zé)任制提高防范知識確保檔案實體的安全

在日常的檔案管理過程中，防蟲、防塵、防盜、防光等“八防”工作外，重點是防火。除配備完善的消防設(shè)備外，還應(yīng)該根據(jù)本部門的情況，制定火災(zāi)事故、水災(zāi)事故的應(yīng)急預(yù)案，劃定相關(guān)區(qū)域的責(zé)任人，簽訂安全管理責(zé)任狀，實行層層責(zé)任負(fù)責(zé)制。選擇適當(dāng)?shù)臅r機，進行必要的防災(zāi)演習(xí)。通過防災(zāi)基礎(chǔ)知識教育，讓每個檔案管理員明確自己的安全職責(zé)。例如：對消防基礎(chǔ)知識做到以下的應(yīng)知應(yīng)會，知道檔案室火災(zāi)的危險性及其后果，知道防火措施，知道火災(zāi)時怎樣報警，會使用滅火器材及時撲滅初起火災(zāi)，會自救逃生。面對突發(fā)火情，能保持鎮(zhèn)靜，組織疏散被困者逃生等。

2、樹立信息安全意識保證檔案信息安全

檔案管理員應(yīng)加強信息安全教育，工作中具體做到以下幾點：一是自覺學(xué)習(xí)了解計算機病毒常識和危害，知道造成信息安全事故當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)的行政法律責(zé)任等等，養(yǎng)成良好的計算機操作習(xí)慣，定期檢查和消除病毒；嚴(yán)守用戶口令和密碼，防止他人盜用、非法進入本崗位的管理系統(tǒng)；二是檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時更換口令和密碼；三是檔案室的計算機專人專用，要求每位使用者對自己所用的計算機負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自安裝計算機軟件和游戲；四是保證計算機使用的合理合法性，不要擅自更改IP 地址和其他設(shè)置；不瀏覽非法網(wǎng)站，不隨意點擊陌生鏈接，不隨意下載和運行不明真相的程序；每天做好數(shù)據(jù)備份。

3、重視落實設(shè)施檢查制度確保檔案設(shè)施的安全

檔案室內(nèi)電源線、網(wǎng)絡(luò)通訊線、防盜系統(tǒng)等管線密布，各類電器設(shè)備多，使用時間集中，用電負(fù)荷重。因此，應(yīng)定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統(tǒng)、電子防盜報警系統(tǒng)等。防止線路老化、短路引起的火災(zāi)。嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，嚴(yán)禁違章用電。設(shè)專人維護、檢修電線電路、規(guī)范布線，各種設(shè)備應(yīng)按章操作，由專業(yè)人員進行維護和修理。盡早發(fā)現(xiàn)并及時消除暖氣、消防水管道滲漏浸濕檔案等意外傷害與損失。經(jīng)常檢查檔案室內(nèi)高處的附屬配件及懸掛物，以免松動脫落，造成檔案的損壞。

另外，要定期為檔案庫、閱覽室消毒，合理使用館內(nèi)采暖通風(fēng)設(shè)備，保證空氣質(zhì)量，確保檔案管理員和檔案利用者的身心健康。

4.加強對電子檔案的保存提供復(fù)制件代替原件

電子文件的異質(zhì)備份。電子檔案是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，對電子文件的管理不同于其它載體文件的管理。鑒于此，應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成其它載體文件保存。實行異質(zhì)備份，以防止若干年后電子文件因閱讀設(shè)備不配套而無法讀取。目前異質(zhì)備份的做法有：將網(wǎng)上收到的文件下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件；將原來保存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成電子檔案；將照片、錄像帶通過翻拍、翻錄方式制作成光盤存檔等等。

為保護電子檔案原件，在實際檔案管理工作過程中，通過對電子檔案的原件進行復(fù)制，以復(fù)制件替代原件，對其進行封存妥善保管。可以減少原件的日常磨損，延長其保存時間。

五、結(jié)束語

總而言之，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會生產(chǎn)力的迅猛提高，信息化的容量越來越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來愈為重要。因此，檔案管理工作者要樹立責(zé)任重于泰山的思想意識，把檔案安全放在管理工作的首位。檔案管理者的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案管理過程中的基本任務(wù)，也是目的。在日常工作中做到檔案資料不損壞、不丟失，不出現(xiàn)任何問題，是我們每個檔案管理者的責(zé)任。通過采取有效防范措施，在構(gòu)筑檔案實體安全與檔案信息安全防范體系的同時，做好檔案在利用過程中的安全工作，確保檔案安全工作有條不紊的安全運行，使檔案資料在實際工作中，發(fā)揮其不可替代的重要作用。

參考文獻

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