企業會計檔案管理中的錯誤做法及整改對策

楊梅英

（新疆有色金屬工業(集團)有限責任公司 烏魯木齊 830000）

企業會計檔案管理中的錯誤做法及整改對策

楊梅英

（新疆有色金屬工業(集團)有限責任公司 烏魯木齊 830000）

企業會計檔案是企業檔案的重要組成部分，是企業經濟活動中原始憑證、重要史料和法律依據。在企業會計檔案中的一些錯誤做法，會給會計檔案的完整和安全造成損失，進而給企業造成不可估量的損失，因此，必須對這些錯誤做法提早加以指出和糾正。本文論述了企業會計檔案管理中一些常見的錯誤做法，并根據《會計檔案管理辦法》和《企業檔案工作規范》等檔案管理規范性文件，對這些錯誤提出了整改意見。

會計檔案 原始憑證 法律依據 整改對策

企業會計檔案是企業在經濟業務活動中形成的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等會計資料，是企業重要的經濟活動史料和證據。做好企業會計檔案管理工作，即可提高企業財務管理水平，又可以使會計檔案管理工作更好地為企業經濟建設和發展服務。

在現行會計檔案管理工作中，管理辦法執行1998年財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》。同時會計檔案管理工作也是企業檔案管理工作的一部分，所以，企業會計檔案管理工作也必須遵守《企業檔案工作規范》。

筆者所在的企業是一家大型國有企業集團，已有60多年的發展歷史，其下屬單位中，既有成立于上世紀50年代的老企業，也有新建成三五年的新企業；既有經濟效益良好，運轉正常的績優企業，也有因各種原因關閉破產停產的企業；既有全資企業，也有控股參股企業。這些企業的檔案人員業務能力各不相同，會計檔案數量各不相同，管理方法各不相同，管理水平參差不齊，但是在會計檔案管理中有一些常見的錯誤做法，必須提早加以指出和糾正，避免因檔案管理上的疏漏給企業造成不良的社會影響和不必要的經濟損失。

1 存在的錯誤做法

1.1 會計檔案沒有移交檔案部門管理

由于沒有設立檔案管理機構，或是配備的檔案人員不足，或是沒有足夠的檔案庫房，會計檔案資料一直都在賬務部門存放，賬務人員兼管會計檔案。辦公條件好一點的單位可能還會有一間房間單獨放置會計檔案；辦公條件不好的單位，會計檔案就存放在辦公室。有的單位會計憑證、會計賬簿放在檔案室保管，年度會計報表放在財務部門管理；有的單位對還沒有到保管期限、但又沒有柜子存放的會計檔案清理出柜，在庫房找個空置的地方堆著。

1.2 沒有認真執行會計檔案借閱利用制度

下屬各企業基本上都定有《會計檔案借閱制度》，對會計檔案的借閱手續和借閱方式都有相應的規定，但在實際執行過程中卻沒有嚴格執行制度。或是因為檔案人員工作繁忙，或是因為財務人員查閱檔案量比較大，耗費時間較長，檔案人員把庫房門打開后，由賬務人員自行調卷查閱，缺乏必要的監管。在財務部門管理的會計檔案資料，單位雖然指定了某個財務人員專門管理會計檔案，但財務人員人人都可隨時查閱，也不用辦理什么借閱手續。

1.3 忽略會計檔案鑒定銷毀工作

會計檔案鑒定銷毀工作是個政策性、專業性、責任性都很強的工作，工作量又很大，在實際工作中，各個環節的人員都承擔相應的責任，而不做這項工作即減少了風險，又減少了工作量，因此無論是主管領導，還是財務人員，還是檔案人員，都對這項工作不夠重視，對已經到保管期限的會計檔案不予銷毀，造成了檔案庫房、裝具、人力的浪費。就筆者了解，有的單位從來沒有銷毀過會計檔案，有的單位60年代的會計憑證還在庫房堆著，有的單位的會計檔案從來沒有歸過檔，也就不存在到期銷毀的工作。

1.4 在企業破產、撤銷等過程中，不知如何處理會計檔案

筆者所屬企業老企業老礦山較多，近年來由于礦山資源枯竭面臨關閉、或企業污染嚴重需要搬遷、或是經濟效益不好面臨破產等原因，先后有五六家企業破產、關閉、重組。在關閉破產等過程中，企業對檔案處置政策不了解，有企業將會計檔案全部拉到上級單位上繳的情況，有企業將會計檔案放在庫房一鎖了事的情況，也有個別企業因管理不善，造成檔案丟失毀壞的情況。

2 整改方案

2.1 建立企業綜合檔案管理機構，全面管理企業各類檔案

《企業檔案工作規范》指出企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。《會計檔案管理辦法》第六條規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管1年，期滿之后，就當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。

因此，各企業必須建立會計檔案歸檔制度，將會計檔案歸檔工作納入主管領導、財務部門、檔案部門工作內容和業績考核中，對沒有按時按質完成歸檔任務的部門和人員給予批評。

2.2 嚴格執行會計檔案查閱制度

《會計檔案管理辦法》第四條規定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。《會計檔案管理辦法》第七條規定：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫，拆封和抽換。

各單位可根據本單位的具體情況，建立健全會計檔案的保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案管理工作在制度約束下運行，財務人員按規章制度辦理借閱手續，檔案人員按職責要求做好管理監管工作，保證會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

2.3 加強會計檔案鑒定銷毀工作

《會計檔案管理辦法》對各門類會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期2類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。對會計憑證類、會計賬簿類、賬務報告類等會計檔案保管期限都有詳盡劃分，對過期會計檔案的鑒定銷毀工作也做了明確規定。到保管期限的會計檔案，由檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，清點核對所要銷毀的會計檔案，由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案部門、財務部門、審計部門共同監銷，并在銷毀目錄上簽名蓋章，最后將銷毀情況上報單位負責人。

各單位應把會計檔案鑒定銷毀工作落到實處，會計檔案管理人員應會同財會部門積極做好會計檔案的鑒定工作，對有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，注意對保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，單獨抽出重新立卷，并由相關人員在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

2.4 加強對破產企業各項政策的學習和理解

《會計檔案管理辦法》第十三條對因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的單位的會計檔案的管理作做了詳細的規定；第十四條對單位分立后原單位存續的情況，其會計檔案保管和借閱作了規定；第十五條對單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的情況，其會計檔案的去向作了規定。《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》對企業兼并、破產、重組后會計檔案的歸屬和流向也作了明確規定。

上述單位在處理會計檔案時，應認真清點庫存會計檔案，做好檔案目錄，按規定做好檔案鑒定和銷毀工作，與各方商議留存檔案的歸屬和去向，并編制移交目錄和寄存檔案目錄，確保會計檔案安全完整的移交。

會計檔案是企業經濟活動中的原始記錄，重要的法律依據，是企業預測決策的重要信息資源。全面做好企業會計檔案管理工作，既可提升財務管理水平，又可推動企業檔案管理的發展，因此杜絕會計檔案管理工作中的錯誤做法，嚴格規范會計檔案管理工作非常必要。

收稿：2014-02-14