淺談電子檔案管理在大學檔案管理中的應用

楊偉

>摘要：

在網絡信息化盛行的時代，電子檔案被廣泛應用于各個大學的檔案管理工作之中，不僅如此，電子檔案在社會各個單位發展之中的應用也十分頻繁，其具有快捷，便利的優勢。由此可見，電子檔案在社會各個領域的發展過程中具有十分重要的作用和不容忽視的地位。

一、大學檔案管理工作的基本狀況 及過程中出現的部分問題

（一）檔案管理工作內容過多

根據部分大學院校內部檔案管理工作現狀進行調查、分析顯示：大學院校內的檔案數據每年都會發生一定的變化，例如，遷出或者錄入等類似的現象。由于檔案變動的數量較多，加上檔案本身特有的區域性質，想要對其進行更好的保護、保存必須投入更多的人力，同時還要加大物力的投入。

（二）信息技術亟需發展

基于大學內部電子檔案管理工作而言，其信息化程度有待進一步提高。電子檔案信息化技術管理本身具有快捷，便利，效率高等優勢，可以理解為是電子檔案管理中最重要的一種有利方法。但目前大部分院校內仍舊采用傳統的紙張檔案，一定程度上阻礙了電子檔案進步的腳步。

（三）管理工作操作不合理

據對大部分院校檔案管理工作狀況調查發現，其檔案管理工作的實際操作程度不夠合理。加上不同大學內部的不同狀況，導致其在內部制度上具有很大的差別，從而造成不同大學之間的檔案管理工作無法達到一致的狀況，或者相互抵觸的情況等，不管出現怎樣的負面狀況，都將嚴重影響本校內的檔案管理工作。

（四）傳輸不方便

眾所周知，大學院校內部每年都會出現入學、退學、轉學等現象，顯而易見，大學院校內部的流動性較大。從而無論是以上那種狀況出現，均會造成檔案傳輸困難的嚴重狀況出現，不利于進行檔案管理工作的有效進行。

二、大學電子檔案管理的基本狀況

大學電子檔案管理工作于網絡信息化技術是緊密相連、不可分割的。也就是說，電子檔案管理的最高點就是將傳統的管理方法逐漸向電子化轉變，或者是將其管理程度降低到一定程度等，與此同時，還能夠較好的進行檔案歸檔的工作（資料、文獻收集和保存等），一定程度上，確保人們在降低勞動力和物力的前提下，把檔案管理工作最大最優，使得人力資源得到更好的運用。電子檔案管理工作不僅能夠充分運用網絡科學技術，同時還能夠保證傳統檔案管理的精髓和本質。舉個簡單的例子，電子檔案可以利用硬盤和U盤等進行傳入，不僅快捷、方便，還能夠增強檔案管理的壽命與穩定性等。

大學電子檔案管理的不足大體上可以歸結為以下幾個方面：①電子檔案數據的完整性。傳統的紙張檔案管理缺乏完整性，在管理過程中容易出現筆誤現象，不過其造成的影響并不是很大，能夠對于過程中出現的問題進行及時補救。另一方面，電子檔案本身與傳統的檔案管理比較之下就表現的十分復雜，因此，在傳輸過程中一旦出現錯誤將會致使其保存的信息全部丟失，甚至被損壞等。②電子檔案安全性偏弱。電子檔案一旦被丟失，后果的嚴重性不可想象。傳輸時具有被修改和損害的狀況，由此可見，其安全性十分重要，不容我們忽視。

三、大學檔案管理中電子檔案管理的應用

進一步加強電子檔案網絡安全。有上述內容所知，大學電子檔案在網絡上進行傳輸時具有一定的危險性，這也是當前人們十分重視及有待解決的一個問題。電子檔案存儲設備必須進一步加強，例如，對其儲存設備進行及時檢查和定期清理，并設立特定的網絡去安全性監督人員，設置特定的身份驗證（驗證碼、身份證以及數字簽名等的多種方法）。

逐漸完善管理制度和規范操作的流程。大學電子檔案管理過程中，必須高度重視檔案管理工作人員自身的綜合素質、職業道德以及網絡安全性操作相關知識等眾多問題，并定期對其進行專業化培訓，以此增強工作人員的綜合管理技能和防范能力等。除此之外，還必須加強電子檔案管理工作人員的實際操作能力，督促他們加強鍛煉，并掌握操作技巧，從而在進行管理工作進行時能夠熟練進行，不僅能夠有效地節約時間，同時還有效地提高了工作的效率等。此外，還必須基于根據實際狀況的出發點進一步完善內部管理制度。

積極優化檔案管理工作人員的服務方法。大學院校檔案管理工作人員應該全面了解內部信息，及時發現和挖掘內部信息資源，并對其進行相應的加工、處理，使得其與多媒體、電子化以及光盤的制作等多種技術等相融合。此外，及時儲存電子信息，為大家實際操作奠定基礎條件。除此之外，檔案管理工作人員還必須堅持“為人民服務”的基本觀念為廣大學者提供“微笑式”服務。更重要的一點是設置先進的網絡服務體系，為電子檔案提供在線咨詢等服務。

結束語：綜上所述，在網絡不斷發展的環境下，加強電子檔案管理是各個大學內部不容忽視的一個重要問題。因此，必須電子檔案信息化進行不斷調查、研究、分析和總結，并在現有基礎之上進行創新，適當地優化電子檔案、完善制度、規范操作流程等一系列工作，以此確保大學電子檔案管理的完整性、安全性等。

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【作者單位：河南化工職業學院】